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コラム 2022.09.12

オフィス・事務所のBYODとは?持ち込みにより得られるコスト削減などのメリット


オフィスや事務所などでよく耳にするBYODですが、まだまだ聞き慣れない方もいるかもしれません。
実は、コスト削減や情報の一本化を図れるだけでなく、柔軟な働き方としても非常に注目を集めています。また、スムーズな業務進行や社内の効率化として、導入する企業は年を追うごとに増加中です。BYODが可能になることによって仕事の進め方が変わるだけではなく、業務を遂行する人にとっても、もちろん会社にとっても大きなメリットを得られます。
今回は、そもそもBYODとは何か、コスト削減や効率化などのメリットについて見ていきましょう。

BYODとは?デバイスの持ち込みをさせることでコスト削減が可能に

BYODは、「Bring Your Own Device」を省略した言葉で、自分のデバイスを持ち込むことです。会社などへ出社して仕事するだけでなく、ノートパソコンやタブレット、スマートフォンなどを持ち出すことで仕事場を選ばずに作業が可能になります。
デバイスは携帯しやすいように薄型や軽量のノートパソコンや、タブレットとキーボードを組み合わせることもあります。1人1台必要になることからコストがかかりそうなイメージがあるかもしれません。しかし、実際は会社にいても1人1台のパソコンが必要だったり、オフィスの家賃支払いなどの出費があったりするため、BYODを取り入れることでコスト削減につながります。
デバイスを持ち込むことで仕事する場所を選べるようになるため、その日の気分や仕事内容によって場所を変えられます。気分転換になることはもちろん、仕事を効率的に進められるようになるでしょう。
ただし、デバイスの持ち込み、持ち出しと聞くと、情報漏洩や端末紛失リスクなど、セキュリティや個人情報保護法に関するコンプライアンス抵触といった不安要素もあります。業務内容によっては取引先との情報や個人情報などを扱う場合もあるでしょう。情報漏洩や端末紛失リスクをなくすための対策として、無線LANコントローラーを併用したシステムの普及が挙げられます。管理サーバーと無線LANコントローラーを併用する無線LANシステムを導入すれば、アクセス制限やリモート操作など、万が一の事態が起こってしまったときに情報削除やロックを即座にかけることが可能です。
情報削除やロックが行えれば、万が一デバイスを紛失したとしても情報漏洩されないように集中的に管理できます。情報漏洩は会社にとって大きな損害になるだけでなく、クライアントや取引先からの信用を失ったり、最悪の場合は損害賠償を請求される可能性があります。円滑な業務進行や会社の信用を考えると、BYODを導入しつつ万全なセキュリティやサポート体制を整えることが大切と言えるでしょう。
デバイスを外部に持ち出すからこそ増えるリスクを極限まで減らし、安心して業務として利用できる工夫が何より必要になってきます。

業務の効率化にも役立つオフィス・事務所のBYOD

BYODのメリットとして大きく取り上げられるのは、業務の効率化です。自分専用のノートパソコンやタブレット、スマートフォンなどを常に利用することで、自分の使いやすいように業務環境の工夫ができます。どこに何を保存しているか、業務上使うファイルなど、よく利用するものは自分が覚えやすいように操作環境のカスタマイズが可能です。使い慣れた端末で仕事することで、日常的な業務効率や突発的な業務に対しての作業時間短縮にも繋がるでしょう。
また、自分のデバイスが定まっていることで、その端末に対する操作についても熟知できます。業務中に操作方法が分からない場合は、サポートやヘルプデスクへ相談、周りの社員へ質問することもあるかもしれません。サポートやヘルプデスクを社内で対応している場合は、ヘルプデスクの問い合わせが多ければ多いほど業務はひっ迫し、サポート業務に負担がかかり、使用している社員側も業務を進めるまでに時間的なロスを起こしてしまいます。
操作方法などが分からないことで業務が進まなくなってしまうことは、作業効率の低下だけでなく、予定通りに業務を進めることが難しくなってしまう可能性さえもあります。もちろんサポートによってすぐに解決できる場合もありますが、作業をいったん中断してから再開させる必要がどうしても出てしまうので、効率的に業務を進めているとは言えないでしょう。
そのため、できるだけ自分が利用しているデバイスについて不明点や疑問がない状態にすることで、業務の効率化やスピードアップに繋がっていきます。
また、BYODを導入している企業の場合、遠隔操作やリモート状態でのより具体的で直接的なサポート体制を用意し、そもそものサポート内容を充実させている場合が多い傾向にあります。そこでよく検討されているのが遠隔操作やリモート状態での直接的なサポート体制を構築することです。遠隔で端末や業務システムを熟知しているサポーターが直接操作し、社員に代わってトラブルシューティングを行えば、トラブル時のタイムロスを非常に抑えることができ、社員は業務に集中できます。
ただし、こういった遠隔操作でのサポート体制には、セキュリティ面をどのように整えるかも重要です。BYODを導入しているがサポート面が不足していると、もし操作方法が分からない場合にどこに問い合わせればよいのか分からず、解決までに時間がかかってしまう可能性が増えるため、作業効率が悪くなってしまいかねません。万全なサポート体制によって、社員が安心して効率よく利用できるようにしてください。
BYODを導入することによって作業効率が上がることは自分だけでなく、社内のヘルプデスクやほかの社員などの作業効率も向上します。問い合わせ数が減少することでヘルプデスクの人員削減も見込め、他の業務を進められるようになるなど、社内の作業効率化としても効果的です。ヘルプデスクだけでなく同僚や先輩など、質問されることで作業を中断しなければならない状態も減少されるため、個人はもちろん社内全体としてもメリットを受けられます。

BYODのメリットは社員が複数のデバイスを持たなくても良い

BYODを取り入れることで、社員はプライベート用のスマートフォンと社用のスマートフォンを分ける必要がなくなり、所有するデバイス数を減らすことが可能です。プライベート用と社用に複数台のデバイスを持ち歩くことは、荷物が増えるだけでなく置忘れや紛失、管理面の負担も大きくなってきます。
社用のスマートフォンを持ってきたと思ったらプライベート用しか持っておらず、業務に支障が出てしまうことも珍しくないでしょう。社用とプライベート用の両方を持ってきたけれど、バッテリーの充電不足によって使えない場合もあります。管理や保管などに気を付けることは、業務以外の部分の負担としてストレスに感じられる場合もあるため注意が必要です。
また、デバイス数を減らすことは、管理のストレス軽減だけでなく、紛失や情報漏洩の予防にも繋がっています。特にBYODでは、勤務場所が限られないこともあり、デバイスさえ持っていればどこでも作業可能です。デバイスを持ち歩くことで紛失や忘れてしまう可能性が高まり、紛失などによって情報漏洩する可能性も否定できません。作業が終わったらデバイスの有無をチェックすることも大切ですが、プライベート用と社用のデバイスを見間違えて勘違いしてしまう場合もあるでしょう。
紛失や情報漏洩は会社にとって大きな損害になり、規模が大きな場合は損害賠償や会社としての信用問題に関わってきます。万が一のトラブルを予防するためにも、所有するデバイス数を減らして管理しやすくするのがおすすめです。セキュリティ面やサポート体制を整えてBYODを導入することで、社員の管理負担軽減はもちろん、会社としても情報漏洩や信用問題のトラブル予防に繋がっていきます。
一方、初期費用としてデバイスの準備やサポート体制の整備など、費用や手間として大変に感じるかもしれません。しかし、BYODを導入しないことで、シャドーITに発展してしまうとより大きな問題になります。
シャドーITとは、会社支給のデバイスではなく自分のデバイスで仕事をしたり、メールチェックをすることです。できるだけ仕事を円滑に進めるためにやっていても、ウイルスやセキュリティ面のサポート保証はなく、会社としても把握できないため大きなリスクになってしまうでしょう。
シャドーITはBYODを導入することで防げると言われています。BYODの場合、サポートやセキュリティ体制が整ったデバイスで仕事を進めたり、メールチェックできるため安心です。万が一トラブルになってしまっても履歴チェックや情報削除など、手元にデバイスがない状態でも管理できます。

今回のまとめ

BYODは働き方や働く場所が自由になっている今だからこそ導入が増加しています。デバイスを持ち込むことでどこにいても作業でき、社内の情報共有や情報の一本化にも役立っているのです。デバイスを持ち出すことは、情報漏洩や紛失などの心配もありますが、無線LANシステムによって情報ロックや削除が可能なので、万が一の事態に陥ったときでも安心。デバイスの使い方など熟知できることから業務がスムーズに進み、個人としても会社としても効率性が見込めるでしょう。
デバイスを複数持つ必要がなくなるため、業務外の部分でもあるチェックや管理など、毎日の細かなストレス軽減にも繋がります。忘れがちな部分として充電バッテリーが挙げられますが、管理するデバイス数が減ることで充電忘れも減らすことが可能です。
初期投資として予算や手間がかかるイメージがあるかもしれませんが、作業の効率化やシャドーITの予防としても導入がおすすめです。業務効率化や働き方改革、コスト削減などを目指している企業や会社の方は、ぜひBYODの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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