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コラム 2022.03.30

会議をスムーズに進めるための会議室の空間づくり

打ち合わせやクライアントとの商談、そして勉強会にも使われるオフィスの会議室。会議室はスタッフが議論さえできればよく、空間づくりにこだわる必要はないと思っている事業者もいるかもしれません。しかし、会議室のレイアウトやインテリアを変更することで、生産性や効率化のアップを図れます。
この記事では、会議室のレイアウトの種類や用途に合わせた会議室の空間づくりについて紹介します。真似したくなるおしゃれな会議室の事例も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

【目次】
1.スタンダードな会議室のレイアウト
2.近年注目されている会議室のレイアウト
3.人数に合わせた会議室のサイズ
4.作業がはかどる会議室の空間づくり
5.来客をもてなす会議室の空間づくり
6.おしゃれな会議室の事例
7.今回のまとめ

スタンダードな会議室のレイアウト

打ち合わせや商談がスムーズにいく会議室をつくるには、まず会議室におけるレイアウトの種類を知る必要があります。スタンダードなレイアウトの種類は6つあります。それぞれのレイアウトの特徴や、どのような用途に適しているかを紹介します。

対面形式

対面形式は長いテーブルを挟み、スタッフが対面して座るレイアウトのことで、会議室で最も多く導入されているレイアウトの一つです。対面形式は会議中に参加者の顔を見ながら、話ができることがメリットです。2つのグループに分かれての商談や、全員が活発的に発言することが求められる小規模の会議に向いています。
会議参加者が多くなりすぎると、端から端までの距離が生まれ、会話がしにくくなるデメリットがあるので、その点は気を付けてください。

スクール形式

スクール式は名前の通り、学校の教室のようなレイアウトです。テーブルとデスクが横に並び、正面の演台を向いて配置されます。
スクール式は、ディスカッションをするような会議には向いておらず、演台で一人のスタッフが、大勢に向けて説明するセミナーや講演会・新人研修に適しているレイアウトです。

島型形式

島型形式は3〜6人分のデスクを対面式でまとめて一つの島とし、それを複数配置するレイアウトです。対面式でテーブルを囲んで座ることが多く、コミュニケーションがとりやすいことがメリットです。小さい会議室に一つの島を配置するだけでなく、大きい会議室で複数の島を配置する場合もあります。
参加者の意見の交換がしやすいので、チームのディスカッションや新人研修のグループワークなどには最適です。

ロの字形式

ロの字形式はテーブルがカタカナのロの字のように配置されています。テーブルの外側にチェアが配置され、ロの字に配置されたテーブルの内側に、空間が生まれます。対面形式と同じで、参加者の顔を見ながら会議ができることがメリットです。このレイアウトは一般的に重役会議といった重要な会議の目的で使用されることが多いです。参加者全員が顔を合わせ、多少の緊張感が必要とされる会議に向いています。
ただし、ロの字の内側に空間をつくるため、ある程度の広いスペースが必要です。

コの字形式

コの字形式はテーブルをカタカナのコの字のように配置するレイアウトです。ロの字形式と同じようにテーブルを配置しますが、一面はテーブルがなくそのスペースにはプロジェクターやホワイトボードが設置されることが多いです。
コの字形式は、参加者がどの席にいても資料や映像を見やすく、企画会議や業務報告会議に向いています。参加者が論議するためではなく、同じ資料や情報を共有する用途には最適です。

シアター形式

シアター形式はスクール形式と似ていて全員が同じ方向を見て配置されますが、デスクがない点でスクール形式とは異なります。チェアを配置するだけなので、大人数が会議に参加できるのが特徴です。
このレイアウトは入社式や講演会には最適ですが、あくまで参加者が発言をする機会のない場面でしか活用できません。

近年注目されている会議室のレイアウト

近年は働き方改善法で、オフィス環境の改善が進んでいます。そこで、会議室も従来のレイアウトではなく新しいスタイルのレイアウトが生まれてきました。近年注目されているレイアウトを見ていきましょう。

個室型の会議室

個室型の会議室は、スタッフが1対1で話し合える小規模の会議室です。一般的には上司と部下が密で作業をしたり、上司が部下を指導するといった目的で使用されます。部下の業務上の疑問や悩みを上司が聞く機会としても使用され、上司と部下の関係性を深める目的が高いです。アメリカで生まれたこのレイアウトは、実は日本でも多くの企業がすでに導入しています。
しかし、上司が会議の目的を明確にしていない場合や、部下が話し合う課題をまとめていない場合は、上手に活用できないケースもあるようです。

参加者5人までの会議室

「ハドルルーム」という名称でも知られているこの会議室は小規模な会議室で、通常は収容人数は2〜3人で、多くても5人までとされています。ハドルルームの目的は会議の参加者が気軽に意見を交わすことで、デスクやテーブルが設置されていないこともあります。特にチェアの配置も決まっておらず、普通の会議室よりも気軽な雰囲気がコンセプトにあるようです。

立ったまま行う会議室

近年では、会議は立ったまま行われることもあります。近年、日本でもこのスタンディングミーティングを導入する企業が増えています。立ったまま行う会議の会議室にはチェアが設置されていないことが多いです。
スタンディングミーティングは気軽に短時間で会議をすることが目的です。そのため、長時間の議論が必要になる会議には向きません。

オープンスペースを利用した会議

会議室を使用せずに、オープンスペースで会議をするスタイルも、近年ではトレンドになっています。会議の内容によっては、わざわざ会議室を使用しなくてもいいわけです。オープンスペースのレイアウトは自由で、ソファが設置してあることもよくあります。リラックスした雰囲気のオープン会議スペースを設けている企業は日本でも多くあります。

人数に合わせた会議室のサイズ

それでは、人数に合った会議室の最適なサイズを見ていきましょう。
4人収容可能の会議室は約3m×3mの広さが必要です。面積は約8㎡になります。収容人数が10人以下の小規模の会議室ではスペースに限りがあるため、対面形式のレイアウトしか選べません。
10人〜30人収容可能の会議室は、対面形式の他、島型形式やロの字形式など他のレイアウトの導入も可能です。収容人数10〜12人に最適な会議室の広さは約5m×6mで、必要な面積は約25〜30㎡です。収容人数が30人以上なら、約120㎡のスペースが必要になります。
スペースが広ければ広いほど、さまざまなレイアウトが可能になりますが、テーブルやチェアを配置する際は、テーブルから壁までの距離は1m〜1.5mくらいは確保してください。

作業がはかどる会議室の空間づくり

会議室をスタッフ同士の打ち合わせや勉強会を目的として使用するなら、仕事に集中でき、作業がはかどる空間づくりが理想です。集中できる会議室は、まず必要なもののみを設置することがポイントです。しかし、ただ単にテーブル・チェア・ホワイトボードがあるだけでは、殺風景になってしまいます。そのため、オフィス家具にこだわったり、観葉植物を置くなどの工夫も必要です。
また、スペースを十分に確保していないと窮屈に感じ、快適に議論を進められません。一人分のスペースは幅と奥行きでそれぞれ70cm〜90cmはあると、快適に仕事ができると言われています。
青色は緊張をほどく色とも言われているので、落ち着いた状態で議論できるように、会議室に青色を取り入れてもいいでしょう。集中できるオフィスは、シンプルに保つことが基本ですが、家具にこだわりおしゃれにするだけで、スタッフのモチベーションも向上し、会議がスムーズに進むことも期待できます。

来客をもてなす会議室の空間づくり

会議室をクライアントへのプレゼンや商談で使用するなら、来客をもてなす会議室の空間づくりが必要です。まずはなるべく会議室をエントランスから近い位置に設置し、会議室に到着するまでの通路も、来客をもてなすような空間にすることが求められます。清潔感があることは前提として、壁に絵画を飾ったり、観葉植物を置いたりすることで、よりいい印象を与えることができます。
会議室にはできれば窓があるといいです。明るい雰囲気で緊張感をあまり感じさせない空間をつくりましょう。クライアントとの商談は緊張感を伴うので、逆にリラックスできる雰囲気を与えることが大切です。リラックスできるインテリアを取り入れることは大切ですが、あくまでも商談を進める場所として、緊張感とのバランスもよく考えましょう。
家具の一部に木製の家具を使うことも一つのアイデアです。または、モダンでスタイリッシュな家具を使い、おしゃれな会議室に仕上げてもいいでしょう。照明をペンダントライトにするだけでもがらっと雰囲気が変わります。また、クライアントが快適に商談を進められるように、防音対策を行うことも大切です。

おしゃれな会議室の事例

企業の生産性のために会議室の空間づくりを見直す企業は近年よく見られます。企業についての大切な議論が交わされる会議室の環境がよくなれば、効率化や生産性の向上につながるからです。それでは、真似したくなるおしゃれな会議室の例を見ていきましょう。

株式会社ランウェイ

株式会社ランウェイはWebサイトやスマホのアプリ受託開発やビジネスの改善をサポートしている会社です。この企業の会議室のレイアウトはファミレス席と呼ばれる、近年新しく登場したレイアウトです。
このレイアウトは名前の通り、ファミレスの席のようにテーブルの両側にソファを配置したボックス型のレイアウトのことを言います。ファミレスのように対面で相手と話せて、コミュニケーションが取りやすいことがメリットです。
株式会社ランウェイは木目調のテーブルにグレーのソファを合わせて、数個のファミレス席を設けています。プライバシーとオープンさのバランスがいいということで、スタッフにも喜ばれており、このレイアウトを導入してから全体のコミュニケーションも活性化したようです。

さくら製作所株式会社

さくら製作所株式会社は、ワインや日本酒を製造・販売している企業です。この企業はエントランスからブルックリンスタイルの空間づくりが導入されており、会議室もブルックリンスタイルで洗練された雰囲気を出しています。
レンガ調の壁紙を使用し、水色とグレーの壁の色はニューヨークの古い内装をイメージさせ、落ち着いた雰囲気を演出しています。対面式レイアウトでチェアの色は黄色。落ち着いた壁紙とのコントラストがとてもおしゃれです。このようなおしゃれな会議室なら、スタッフのモチベーションもアップしそうです。

今回のまとめ

従来からある会議室のレイアウトの種類や、近年注目を集めている会議室のレイアウトについて紹介しました。
名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業です。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。