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コラム 2022.03.28
スタッフがリラックスできるスペースに！フリースペースの作り方
ひと昔前までは、作業ができる機能のみが揃っていればいい、と考えられていたオフィス。近年では働き方改革により、ワークライフバランスの取れた働き方や、オフィス環境の改善が注目されています。オフィスのフリースペースには、カフェスペースやラウンジ、リフレッシュルームなどがありますが、スタッフが気分転換できるフリースペースは、どのように作ればいいのでしょうか。
フリースペースのメリットや作り方を事例と共に紹介します。
【目次】
1.オフィスにフリースペースを設けるメリット
2.フリースペースの利用はハードルが高い？
3.フリースペースのコンセプトと設置場所を決める
4.スタッフがリラックスできる要素を取り入れる
5.誰でも気軽に利用できるフリースペースにするには？
6.真似したいフリースペースの事例
7.今回のまとめ
オフィスにフリースペースを設けるメリット
ラウンジやカフェスペース、リフレッシュルームといったフリースペースは、企業によりさまざまな目的で利用されています。スタッフが自由に利用できるフリースペースの設置には、どのようなメリットがあるのでしょうか。
スタッフ同士のコミュニケーションの円滑化
デスクで作業をしていると、なかなか他のスタッフとコミュニケーションを取る機会が得られないこともあります。また、執務室では気軽にさまざまな事を話すことはできません。
リフレッシュルームやラウンジなどでは、スタッフ同士で気兼ねなくさまざまなテーマの話をすることができます。普段は話さない別の部のスタッフと交流できるチャンスも作れるでしょう。スタッフ同士の人間関係が向上すればチームワークもよくなり、結果、生産性の向上にもつながります。
スタッフがリラックス・リフレッシュできる
ストレスが溜まるばかりのオフィス環境では、仕事の効率は上がりません。職場は特に問題が起こらなくてもストレスが溜まりやすい環境ですので、スタッフは作業の効率化のためにも気分転換ができるスペースが必要です。デスクを離れて少しの時間リラックスできるフリースペースがあれば、スタッフは一時疲れを取ることができ、オンとオフを切り替えて作業に戻れます。
特に、コーヒースペースがあれば、カフェにいるようなリラックスしたような雰囲気を味わえ、気持ちも和らぎます。
企業のイメージアップ
フリースペースの設置は、企業のイメージアップにもつながります。例えばおしゃれなラウンジやコーヒースペースがあれば、来客時によい印象を与えられます。また、既存スタッフの満足度が上がるだけでなく、採用活動にも役立ちます。カフェスペースは福利厚生となり、魅力的な福利厚生で優秀な人材確保の可能性も上がるでしょう。既存スタッフの満足度が上がればおのずと離職率も低減できます。
フリースペースの利用はハードルが高い？
フリースペースを設置したのに、思ったようにスタッフがスペースを利用していない。そんなことはありませんか？スタッフがフリースペースを利用しない理由には、いくつかの原因が考えられます。
一つ目は上司の目です。フリースペースを利用したくても、フリースペースに行くと仕事をさぼっていると思われそうで行けないスタッフは、意外と多いようです。これは、まさに日本人特有の考え方ですね。この場合、スタッフが気兼ねなく利用できるように、上の人間が積極的に利用したり、部下に利用をすすめたりすると、スタッフもより気軽に利用できるはずです。
フリースペースを利用してもらえない理由の二つ目は、スペースが快適でなかったり、狭かったりといったことです。リラックスできる雰囲気がなかったり、狭くて周りに話が聞こえてしまうようだと、特に利用したいとは思わないでしょう。フリースペースの雰囲気は観葉植物を設置したり、おしゃれな家具や照明を導入したりすることである程度改善できます。
フリースペースのコンセプトと設置場所を決める
オフィスにフリースペースを設置することを決めたら、まずはフリースペースのコンセプトを明確にしましょう。フリースペースは何の目的で設置したいのでしょうか。気軽にミーティングができるフリースペースと、単にリラックスすることが目的のフリースペース、また飲食やゲームができるフリースペースでは、作り方が異なります。さらに、スタッフ向けのフリースペースなのか、来客向けのフリースペースなのかも明確にする必要があります。フリースペースのコンセプトが明確でないと、誰がどのように利用していいのかわからない無駄なスペースになってしまいます。
フリースペースの設置場所についてはいくつかのポイントがあります。まずは、執務室からそこまで遠くない場所に設置することです。フリースペースが執務室から遠すぎるとスタッフは気軽に行けません。しかし、あまりに近すぎても会話が聞かれる不安もあり、気分転換もしにくいので注意が必要です。人が行き来する場所や集まる場所なら、多くのスタッフが利用できます。
また、できれば窓があり外を眺められる場所が理想的です。外の景色を眺められれば気分転換もしやすくなります。大きなスペースを設けられない企業はデッドスペースを利用して、通路の脇におしゃれなテーブルや椅子をカフェ風に設置してもいいでしょう。
スタッフがリラックスできる要素を取り入れる
フリースペースを作る時は、雰囲気もとても大切です。殺風景でリラックスできる要素のないスペースは、スタッフも利用しようとは思わないでしょう。リラックスできる要素として、自然や自然素材を取り入れることをおすすめします。木製の家具を使用したり、観葉植物を設置するだけでも、大きく雰囲気が変わります。
また、おしゃれな間接照明を取り入れて、執務室の照明とは全く別の光にするだけで、オンとオフの切り替えがしやすくなります。リラックスできる色を取り入れるのも効果的です。青や緑は自然を連想させる色ですので、リラックスしやすい色と言われています。また、ベージュやパステルカラーといったあまり主張しない色も、落ち着いた雰囲気で心が和らげそうです。温かみのあるオレンジも悪くありません。
その他、フリースペースには、心地よいソファやカウチの設置がおすすめです。ソファやカウチは、椅子よりもよりゆったりとくつろぐことができます。ソファやカウチが設置できなければ、カフェをイメージさせるようなおしゃれなテーブル・チェアを使用することもできます。中には、畳のフリースペースを設置している企業もあります。フリーアドレスの雰囲気作りにはさまざまなアイデアがあるので、ぜひアイデアを出し合い、スタッフが気分転換しやすいスペースを作ってください。
誰でも気軽に利用できるフリースペースにするには？
フリースペースは家具や照明・雰囲気も大切ですが、人が集まるようなアピールポイントを加えることも大切です。ちょっとした工夫で、スタッフの誰もが利用したくなるような魅力的なフリースペースを作ることができます。
例えば、飲食もできるスペースにする。コーヒーマシーンを置いたり、ごみ箱を設置したりするだけで、ランチ時間に利用できるスペースになります。職場ではランチの時くらいリラックスしたいもの。雰囲気のいいフリースペースでランチを取れたら、カフェで食事を取っているかのように気分転換できますね。
インターネット接続環境を整え、仕事やちょっとしたミーティングもできるスペースにすることも、一つのアイデアです。企業のコンセプトにもよりますが、仕事も休憩もできるというコンセプトなら、より多くのスタッフが使用できます。
また、本棚を設置して、本を読めるようにする方法もあります。一人では利用しにくいというスタッフでも、小さな図書館があれば気軽に本を読めて、一人でも気軽に利用できるでしょう。テーブルや椅子の数を十分に設けたり、外を眺められるカウンターを窓際に設置したりすることもできます。カウンター席は、一人でも座りやすいのでより多くのスタッフが来やすくなります。
真似したいフリースペースの事例
魅力的なフリースペースの事例を紹介します。今回紹介する2社以外にも、魅力的なフリースペースを持つ企業は多く存在します。卓球やビリヤードができるフリースペースを設置したり、仮眠できるリフレッシュルームを設置したり。フリースペース設置を検討しているなら、これらの企業のアイデアをぜひ参考にしてください。
株式会社ドワンゴ
株式会社ドワンゴは東京都に本社を置く、KADOKAWAの完全子会社で、2013年に設立した比較的新しい会社です。ドワンゴのリフレッシュルームはまるで外にいるかのような開放的な雰囲気を持っています。「路地裏」と呼ばれるこのリフレッシュルームの床は、緑とベージュで芝生のある公園や路地を連想させます。大型テレビやゲーム機の他、ギターもあり、家にいるような感覚も味わえるのが魅力です。ソファでは仮眠を取ることもでき、大きな窓があるので外の景色を楽しめる点も嬉しいです。
ドワンゴはリフレッシュルームだけでなく、社員食堂もユニークで、畳ではありませんが靴を脱いで上がる一段高くなったスペースを設けています。インテリアはローテーブルにクッションだけとシンプルですが、靴を脱ぐだけで何となく家にいるような感覚になり、気持ちもリラックスできそうです。
イー・フォース株式会社
イー・フォース株式会社は東京に本社を置くソフトウェアを開発している会社です。イー・フォースには、定期的に勉強会が開催されるフリースペースがあります。フリースペースは60年代や70年代を思わせるレトロな雰囲気でとてもおしゃれ。
家具はテーブルとチェアだけの非常にシンプルなインテリアですが、コーヒーを楽しめるカフェスペースにはソファや個性的なローテーブルが設置してあり、モダンな雰囲気を演出しています。このカフェスペースには何とバリスタもいるというから驚きです。本格的なコーヒーでリラックスできるのは、コーヒー好きのスタッフにとっては最高ですね。
今回のまとめ
オフィスにフリースペースを設けるメリットや、フリースペースの作り方を紹介しました。フリースペースを設置する前は、スタッフにアンケートを取ったり、会議を重ねてアイデアを出し合ったりと、じっくりと時間をかけて決定してください。
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