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オフィスの引越しを検討しているなら、業種別の特徴を押さえた上で立地や広さなどを選ぶと失敗が少なくなります。商社が賃貸オフィスを選ぶ際は、どのような点に気をつけて物件を選べばよいのでしょうか。メーカーや顧客の信頼を得やすく、働きやすい空間づくりについてチェックしましょう。

【目次】
1.商社はどんな立地にオフィスを構えているのか
2.広さはオフィスレイアウトをイメージしながら選ぶ
3.セキュリティーやインフラなどの設備
4.内見時に管理状況の確認も忘れずに
5.企業のコンセプトに合う空間づくりをしよう
6.社外の来客用空間にもこだわりを
7.今回のまとめ

商社はどんな立地にオフィスを構えているのか

賃貸オフィスを探すにあたり、どのエリアにオフィスを構えるべきか悩んでいる人は多いのではないでしょうか。どんなエリアにオフィスを作るかは、メーカーや商材を求める企業の信頼を得られるかどうかに関係してきます。有名な商社の多くが、東京の丸の内や大手町のような名前が知れたオフィス街を選んでいます。名前を聞いたことがないようなエリアを選ぶよりも、グレードが高いオフィスビルが立ち並ぶ大都市の一等地であった方が、周囲からの信頼を得やすいのです。
しかし、そうしたエリアは賃料が高いですし入居したくてもなかなか空きがないという実態があるため、中心地から少々離れた場所を選ぶことも選択肢の一つとなります。いずれにしても、交通の便が良くアクセスしやすい立地を選ぶことが基本です。そのエリアのランドマークに近い場所や大通りに面している場所など、来訪が容易な方が商談に訪れる人を安心させられます。その地域で有名なオフィス街であれば、交通の便が良く多くの企業が集まっているので、大きな問題にはなりにくいでしょう。取引先との距離や周辺に営業の対象となりそうな企業が多いかも、注目して選びたい部分です。
どんな商材を扱っているかによっても、理想とする立地は変わってきます。特定の商材を扱う専門商社の場合、メーカーの工場と連携が取りやすい立地を選ぶことをおすすめします。

広さはオフィスレイアウトをイメージしながら選ぶ

賃貸オフィスを探すにあたって、広さは重要なポイントの一つです。オフィスの広さは、従業員の数×2～3坪を選ぶことが基本と言われていますが、どんなレイアウトにするかによっても変わってきます。多くの社員を抱えている企業ほど広い場所が必要になりますが、立地が良く広い場所となると賃料も高額になることが普通です。
業務の効率をアップするために、あえて固定席を作らないフリーアドレス制を採用する大手商社も存在します。フリーアドレス制とは、決まった席を設けず社員が自分の判断で自由に席を決める方式のことで、従来のオフィスのレイアウトよりもコンパクトにできるところが魅力です。オフィスの中に整然と机を並べるのではなく円形に座れるようにしたり、カフェのようなレイアウトにしたりと、よりくつろいで働けるレイアウトにしている企業もあります。
近年は通信技術の発達により、社内にいなくても仕事をすることが可能となりました。社内に社員全員分の固定席や固定電話を用意しておいても、無駄になってしまうケースが増えています。モバイルパソコンを利用し出張先や自宅などから自由に仕事ができるようにしているなら、オフィスのレイアウトを大胆に変更することも良いでしょう。新しい仕事のアイデアが生まれやすい、理想のオフィスが誕生するかもしれません。

セキュリティーやインフラなどの設備

商社では他社の重要な情報を取り扱うことが少なくありません。セキュリティー面が脆弱だと、メーカーや商材を求める企業に不信感を与えてしまいます。エントランスには受付を設け、カードキーでドアの開け閉めを管理するなど、誰もが簡単に出入りできるような構造にしないことが大事です。
オフィスビルによってセキュリティーシステムはさまざまで、ビル内に守衛を配置している場合もあれば、機械警備を導入している場合もあります。窓やドアなどにセンサーを設け24時間体制で管理していると、社内に人がいない時間帯に万一の事態が起きたときも安心です。
また、電気・ガス・水道・空調・ネットワーク環境などは、業務をする上で必ず必要になります。引越し後スムーズに業務を開始するには、インフラ面の整備も欠かせません。もし、空調機器や電気設備などに手を加えたい場合は、ビルのオーナーの許可が必要です。ネットワーク環境については無線LANの利用が増えていることもあり、これまでのように配線を重視しなくても良くなりましたが、セキュリティーの関係で有線LANを使用する場合はレイアウトに合う配線を意識しなくてはなりません。

内見時に管理状況の確認も忘れずに

賃貸オフィスを探す際、いくつかの候補をあげて内見をすることが一般的です。内見時は、最寄り駅からオフィスまでの道のりや周辺環境などを、実際に歩いて確認しましょう。優良な不動産仲介業者は周辺環境の状態も含めて情報を共有してくれますが、オフィスの引越しの担当者になったのであれば、実際に自分の目で見て判断することが好ましいといえます。
内見で積極的に確認すべき点は、広さ・窓の位置・採光などの図面だけではよく分からない部分です。失敗を防ぐには、メジャーなどで計測してチェックしておきましょう。
意外に見落としがちなのが、物件の管理状況です。専有部だけでなく、廊下やエントランスなどの共有部の状態もよく確認しましょう。トイレ・ゴミ捨て場・駐車場などの様子が雑然としている場合、管理状況に問題があるケースが少なくありません。立地・広さ・賃料などがどんなに理想的だったとしても、共用通路にものやゴミがあふれている状態では、業務に支障をきたす恐れがあります。
また、ほかのフロアにどんなテナントが入っているかも重要です。例えば、1階に風俗店などが入っているようなビルはあまり良い環境とはいえません。来客にオフィスの所在地を説明する際などに問題が生じます。テナントがよく変わる場合も、常に工事中で騒音がするなどの問題があり、おすすめできません。

企業のコンセプトに合う空間づくりをしよう

オフィスを探す際、立地や賃料などを検討する以外にも重要なことがあります。引越しに際して企業のコンセプトに合った空間にするために、叶えたい希望を明らかにしてください。
例えば、「社内コミュニケーションの活性化を図るために、共有スペースを充実させたい」「育児支援制度を重視し、キッズルームを設けたい」など、さまざまな理想が出てくるはずです。その理想のオフィス像に合わせて、オフィスの立地や内装のデザインやレイアウトなどを決めることが必要です。場合によっては新しい家具の導入が必要になる場合もあるので、計画的に進めることをおすすめします。

社外の来客用空間にもこだわりを

働きやすさを考えた空間づくりに注視するあまり、来客用のスペースに意識が向かないことがあります。総合商社は多くの企業とやりとりをする都合上、来客が多くなりがちです。来訪者にとって、安心できる応接室を用意しておくにこしたことはありません。深く考えずに配置してしまうと、重要な商談のときに「応接室の雰囲気にもっと気を配っておけばよかった」と後悔するかもしれません。
応接室は、できるだけ入り口のそばに設けることが基本です。社員が働いている空間を通らなければ応接室へ行けない配置になっていると、社内の機密情報が漏洩する心配があります。取引先や顧客にとっても「重要な情報をないがしろにされてしまうのではないか」と、不安を煽ることになってしまいます。業務をしているスペースを通らなくても、受付から応接室へとスムーズに移動しやすい動線を考えて配置しましょう。
通常は1～2人で来訪しますが、3人以上で来訪することもあるので余裕を持った広さにすることが大事です。また、部屋の雰囲気も重要な要素となります。商談の際に、くつろげる雰囲気かどうかを重視しましょう。椅子は通常のデスクワークに使うサイズよりもやや大きめのものを用意することがおすすめです。さらに自然光が入る明るい空間にしたり、観葉植物を置いて雰囲気を和ませたりすると、よりくつろげる雰囲気になります。

今回のまとめ

商社が賃貸オフィスを探す際は、立地や広さにこだわって選ぶことがおすすめです。引越しに際してかなえたい理想があるなら、オフィスのデザインやレイアウトに生かすと、より働きやすい環境づくりができます。物件をいくつかの候補に絞ったら、内見の際に管理状況を含めてしっかりと確認することが大事です。立地や賃料だけにこだわるのではなく、廊下・トイレ・ゴミ捨て場・駐車場などの状態も見逃さないようにしましょう。
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