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コラム 2022.01.26
賃貸事務所・オフィスの契約時に必要な書類と手続きの流れ
賃貸事務所・オフィスの契約には様々な手続きが伴います。同時に、多岐に及ぶ添付書類も必要となり、それらを把握していなければスムーズに手続きを進めることはできません。また、特に重要な場面では、必要書類を準備できないことで不利な状況に陥る可能性もあります。では、具体的に、賃貸事務所の契約時にはどのような書類が必要になるのでしょうか？今回は、この点について手続きの流れとともにご紹介いたします。ぜひ最後までご覧ください。
【目次】
1.賃貸事務所・オフィスの契約とはどういうもの？
2.賃貸事務所の契約前に必要な書類と手続きの流れ
3.賃貸事務所の契約時に必要な書類と手続きの流れ
4.賃貸事務所の契約後に必要な書類と手続きの流れ
5.賃貸事務所・オフィスの契約時の注意点
6.今回のまとめ
賃貸事務所・オフィスの契約とはどういうもの？
そもそも、賃貸事務所の契約とはどういったものなのでしょうか？賃貸事務所の契約では、マンション等の住宅の貸し借りと同様に賃貸借契約を結びます。賃貸借契約は、借主が貸主に対して賃料を支払い、使用および収益の目的で物件等を利用することを許可するための契約です。契約の終了時に、借主が適切に物件等を返還するためのものでもあります。
なお、賃貸借契約は民法や借地借家法に関連しており、借主に様々な義務が課されるとともに立場的な不利の解消・保護がなされています。例えば、借地借家法の第28条にて、貸主による建物の賃貸借の解約申し入れは、正当事由があると認められる場合でなければ行えないと規定されているのです。正当事由については、貸主と借主の双方の事情によって決められるため、単に借主に立ち退いてもらいたいだけでは解約申し入れは認められません。
ただ、契約には自動更新がなされる普通借家契約と、契約期間満了とともに契約終了となる定期借家契約といった種類が存在します。普通借家契約では1年未満の契約期間を定めた場合には無効となるのに対して、定期借家契約では1年未満の契約期間でも有効となるのが特徴です。このため、定期借家契約ならば借主の法的な保護を排除することができます。
賃貸事務所の契約前に必要な書類と手続きの流れ
賃貸事務所を借りる際には、契約時だけでなく契約前にも多くの手続きが発生します。もちろん、それに伴って必要になる書類も存在します。まずは、契約前に必要になる書類と手続きの流れについて見ていきましょう。
移転前の物件の解約予告
事務所の移転を行う場合ならば、まず初めに移転前の事務所の解約予告をしなければいけません。解約予告は、物件の解約をする旨を貸主に申告する行いを指します。事務所の場合は3〜6ヶ月前までに申告するのが一般的ですが、期間は物件によって異なるため予め確認しておく必要があります。
なお、解約通知は、貸主・管理会社から通知書をもらい、それに必要事項を記載して提出することで完了します。契約期間中の解約となる場合には違約金が発生するため、この点には注意が必要です。
賃貸事務所の物件探し
当然ながら、契約前には希望に沿った物件を見つけておく必要があります。なお、物件探しでは、予め希望条件をまとめておくことが大切です。条件が明確でない場合、物件を絞ることができず選定に多くの時間を要してしまいます。そうならないためにも、企業のイメージに合う物件・交通の利便性が高い物件・管理が行き届いている物件など、特定の条件を決めておくことが大切です。無論、物件探しはインターネット等で気軽に行えるため、これといった必要書類の提出はありません。
入居申込み・入居審査
気になる物件を見つけ、実際に内見もして問題がなければ入居の申し込みを行います。なお、入居申し込みにあたっては、申込書とともに会社登記簿謄本・決算報告書・会社案内・連帯保証人の身分証明書や収入証明書などの提示が必要です。
また、個人事業主の場合には、事業計画書の提出が求められます。これらの添付書類は貸主・管理会社にも渡り、それをもとに入居審査が行われる形になります。ちなみに、入居審査では主に企業の信用性が問われます。
賃貸事務所の契約時に必要な書類と手続きの流れ
契約前にも様々な手続きがありましたが、肝心の契約時に必要な書類と手続きの流れはどのようになっているのでしょうか？気になる点についてご紹介します。
重要事項の確認
入居審査に通過した場合、契約における重要事項の確認に移ります。重要事項説明書をもとに、不動産会社の宅地建物取引主任者が建物・設備・契約期間などの項目を説明してくれます。賃料に含まれる費用や契約の解除の要件といった物件独自の項目の説明もなされるため、しっかり確認しておくことが大切です。
各種費用の支払い
契約時には、各種費用の支払いも求められます。支払う費用には、主に敷金または保証金・前家賃・共益費が挙げられます。なお、具体的な費用としては、敷金または保証金が賃料の6〜12ヶ月分・前家賃が賃料の1〜2ヶ月分・共益費が賃料の5〜10%ほどが目安です。ただし、いずれも求められる費用は物件によって異なります。ほかにも、不動産会社に対する仲介手数料も支払う必要があります。
賃貸借契約の締結
必要な手続きが済んだら、貸主と借主との間で賃貸借契約の締結が行われます。契約に際しては、契約内容の同意を示すための捺印が求められ、それに伴って会社の実印・印鑑証明や会社登記簿謄本が必要になります。そのほかにも、連帯保証人の実印・印鑑証明・住民票などの提示も求められます。
賃貸事務所の契約後に必要な書類と手続きの流れ
賃貸事務所の入居における手続きは、契約時よりも契約後のほうがより煩雑なものになります。以下では、契約後に必要になる書類や手続きの流れについて見ていきましょう。
内装プランニング
契約を終えたあと、まず行うことになるのは内装プランニングです。事務所の内装のイメージやレイアウトを固めるところから、内装業者の選定・依頼・見積もりまでを済ませ、最終的に内装設計が法的・機能的に問題ないかを確認します。なお、内装業者の中には、電気工事やインターネット回線工事などのインフラ工事も一括で行ってくれるところもあります。こういった業者ならば、比較的費用を抑えつつ効率的に内装工事を進められるため、選定の基準にするのもおすすめです。
内装工事
内装のイメージや依頼する内装業者が決まり次第、内装工事に取り掛かります。なお、内装工事には、一般的に1〜2ヶ月ほどの期間を要するため、移転日に間に合わせられるよう調整が必要です。また、内装工事の着工前には、消防署へ防火対象物工事等計画届出書・防火対象物使用開始届出書といった書類の提出が求められます。これらは基本的に内装業者が把握している部分なので、分からない場合は相談してみるのが良いでしょう。
ほかにも、事務所に必要な備品のリストアップ、移転ならば以前の事務所の原状回復を行う必要もあります。
準備・入居
一式を担ってくれる内装業者であれば、搬入作業を行ってくれることもあります。ただ、入居に際しては、備品の発注・取引銀行等の登録内容変更・取引先への移転案内の送付など、会社独自で済ませなければいけない手続きもあります。入居における手続きも多岐にわたるため、予め綿密な計画を立てておくことが重要です。
各種行政手続き
入居が完了した際にも、様々な手続きが必要になります。大まかには、法務局・税務署・都道府県税事務所・社会保険事務所・労働基準監督署・公共職業安定所・消防署・警察署・郵便局への必要書類の提出が求められます。手続きが多岐に及ぶ上にそれぞれに期限が設けられているため、予め段取りを確認しておくことが大切です。
なお、移転全般の業務を担ってくれる移転代行サービスならば、これらの手続きを代行してもらうこともできます。
賃貸事務所・オフィスの契約時の注意点
賃貸事務所の契約の際には、留意しておくべきポイントもいくつか存在します。それらを押さえておくことで、物件選びや審査などでの失敗を減らせます。ここでは、契約時の注意点について見ていきましょう。
物件をしっかり見定める
物件選びで失敗しないためには、内見の際に細かな部分までしっかりチェックして見定めることが重要です。中でも、見定めるべきポイントとして、共用部分と他テナントの業種や雰囲気が挙げられます。共用部分に関しては、主にトイレの数・清掃等の管理・セキュリティなどに問題がないかチェックすれば良いでしょう。他テナントにおいては、騒音や臭いが発生しない業種で雰囲気が悪くないかという点が主なチェックポイントです。仮に、騒音や臭いが発生する業種で雰囲気も良くない場合、後々のトラブルの種になり得るため注意する必要があります。
会社の信用性を意識する
お気に入りの物件が見つかっても、入居審査に通過できなければ意味がありません。入居審査では、会社の信用性が特に重要視されます。そのため、審査の通過率を上げるためには、会社の信用性を崩さないように努めることが大切なのです。特に、事務所に初めて入居する個人事業主の場合は事業計画書を提出することになり、事業のビジョンが堅実的であるかどうかが信用性に大きく影響してきます。
今回のまとめ
賃貸事務所・オフィスの賃借の際には、契約時のみならずその前後にも数多くの書類・手続きが必要になります。そのため、事前に綿密な計画を立てなければ、スムーズに進展させることはできません。また、契約を行うにあたっては、注意すべきポイントも存在します。こういったところも契約の確実性に繋がる重要な部分ですので、しっかり押さえておくようにしましょう。
