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コラム 2021.12.15

個人事業主様必読! マイナンバーの管理方法

マイナンバー制度の導入以降、確定申告の際にマイナンバーが必要になるなど、個人事業主とマイナンバーとの関わりも増えてきています。しかしながら、万が一マイナンバーが漏洩すると悪用されるリスクがあるため、慎重に管理しなければなりません。ここでは、個人事業主がマイナンバーを管理する際のポイントについて解説します。

【目次】
1.マイナンバーの管理に不備があるとどうなる?
2.自分がマイナンバーを提供する場合のポイント
3.マイナンバーの提供を受け管理する場合のポイント
4.今回のまとめ

マイナンバーの管理に不備があるとどうなる?

そもそも、マイナンバーの管理が不十分だとどのような問題が発生するのでしょうか?まず、マイナンバー自体は12桁の番号に過ぎないため、それ単体ではほとんど使い道がありません。しかし、住所氏名をはじめとする他の個人情報と一緒に漏洩すると、さまざまな悪用が可能になります。特に注意が必要なのは、マイナンバーをもとにした「不正な名寄せ」です。マイナンバーとその他の個人情報を駆使して各種ウェブサイトなどにアクセスすると、電話番号・メールアドレス・SNSのアカウント・銀行口座・勤務先といった多くの情報を入手できる可能性があります。これらがセットで名簿屋などに売買されれば、本人への不正アクセスにつながるでしょう。
また、本人になりすまして不正な行政手続きを行うこともできます。給付金の不正受給などに使われる可能性も否定できません。さらに、マイナンバーカードを誰かに盗まれると、政府のオンラインサービスである「マイナポータル」にアクセスされ、より多くの個人情報を盗難されるおそれがあります。
今のところ、マイナンバーと紐付けされている情報はまだまだ少なく、利用可能な分野も社会保障・税・災害対策に限定されているため、もし漏洩しても被害はそれほど拡大しないかもしれません。しかし、今後マイナンバーの用途が増えていけば、漏洩時の被害はより大きなものになります。信用問題にも関わるため、マイナンバーは厳重に管理しなければならないのです。

自分がマイナンバーを提供する場合のポイント

個人事業主とマイナンバーの関わりが深いのは、主に納税に関わる分野です。まず、確定申告の際には書類へのマイナンバーの記載+カードか通知書のコピーの添付が必要になります。これは自分の責任で行うことですから、確定申告書の控えは厳重に保管し、書き損じた書類はシュレッダーにかけるなどの対策を取りましょう。
そして、より注意しなければならないのが源泉徴収です。源泉徴収とは、報酬からあらかじめ税金分の金額を差し引く制度で、個人事業主は特定の仕事を受けた場合に必要になります。また、報酬の金額が一定額を超えると、支払者は「支払調書」を作成しなければなりません。これらの手続きにマイナンバーが必要なのです。そのため、報酬の支払者からマイナンバーの提供を求められた場合は、原則として応じなければならないのですが、利用目的は必ず確認しておきましょう。支払者に悪意があれば、マイナンバーを本来の目的以外に使おうとするかもしれません。マイナンバーを含む個人情報の取り扱いに関する内容が、契約書に盛り込まれているかどうかチェックするのがおすすめです。

マイナンバーの提供を受け管理する場合のポイント

個人事業主でも、仕事の内容によっては従業員を雇用することがあります。また、源泉徴収が必要な仕事を他人に発注することもあるでしょう。こういった場合は、当然ながら支払調書を作成したり、源泉徴収を行ったりする必要があります。つまり、従業員や仕事を発注した相手から、マイナンバーの提供を受けなければならないのです。
基本的な注意点は自分がマイナンバーを提供する場合と同じで、本来の用途以外には利用してはならず、その旨を契約書などに盛り込んでおかなければなりません。これらの点は、従業員や取引相手にもしっかりと説明しましょう。それに加え、提供してもらったマイナンバーや個人情報が絶対に漏洩しないよう、厳重に管理する責任が生じます。
まず、マイナンバーが記載された書類は、鍵付きのキャビネットなどで保管するのが原則です。パソコンにデータを保存しておく場合は、セキュリティを万全にして権限者以外がタッチできないようにしなければなりません。そして、書類を廃棄する時はシュレッダーにかけ、電子データを削除する場合は専用のソフトを用いるといった対策が必要です。万が一マイナンバーを漏洩させてしまい、それによって何らかの被害が生じた場合は、損害賠償を求められるおそれもあります。責任を持って管理しておきましょう。

今回のまとめ

マイナンバーを含む個人情報が悪意ある人の手に渡ってしまうと、大きな被害をもたらす可能性があります。今後マイナンバーの用途が拡大されれば、管理する責任もさらに大きくなるでしょう。自分自身のマイナンバーはもちろんのこと、取引先などから提供を受けたマイナンバーも、適切な環境を整えて厳重に管理してください。