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事業を維持するために毎月かかる費用のことを「ランニングコスト」と言います。賃貸オフィスや事務所で事業を展開する際に、ランニングコストの目安を知っておくと無駄な出費を抑えることができます。この記事では、賃貸オフィスや事務所におけるランニングコストの目安や、ランニングコストの抑え方・注意点を解説します。

【目次】
1.イニシャルコストとランニングコストの違い
2.賃貸オフィス・事務所のランニングコストの目安
3.賃貸オフィス・事務所のランニングコストを抑える方法
4.賃貸オフィス・事務所のランニングコストを抑える時の注意点
5.レンタルオフィスやシェアオフィスのランニングコスト
6.今回のまとめ

イニシャルコストとランニングコストの違い

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起業し、オフィスや事務所を借りて事業を展開・維持するには、さまざまな費用がかかります。それらの費用はイニシャルコストとランニングコストの2種類に分けられます。
イニシャルコストとは、日本語でいう初期費用のことです。つまり、事業を始める際にかかる費用のことを指します。具体的には賃貸オフィスや事務所の保証金や礼金・賃料・火災保険料・マーケテイング費用・オフィス家具やOA器具などが挙げられます。その他、事業に自社の車やトラックが必要な場合は、それらも初期費用に含まれます。イニシャルコストは、事業を開業するためにかかる全ての費用と考えていいでしょう。
一方で、ランニングコストは日本語では固定費や維持費のことです。賃貸オフィスや事務所の具体的なランニングコストは賃料・光熱費・通信費・人件費・広告費・備品費・交通費・メンテナンス費用などです。車やトラックを使用する事業であれば、月々のガソリン代や駐車場代もランニングコストになります。つまり、ランニングコストは事業を行うために毎月かかる全ての費用です。
事業の内容や規模によりランニングコストが高い事業もありますが、ランニングコストをいかに抑えるかで出費を大きく節約することができます。

賃貸オフィス・事務所のランニングコストの目安

将来的に起業したいと考えている方は、ランニングコストの目安がどのくらいかを把握しておきたいですね。賃貸オフィスや事務所の月々のランニングコストは、企業の規模により非常に幅が広いため一概には言えませんが、大体の目安を説明します。
例えば、面積が約30㎡程度のオフィスなら、電気代は月に20,000円程度が目安と言われています。面積が250㎡程度あれば電気代は80,000円程度まで上がります。電気代はオフィスや事務所の面積に比例して上がると考えていいでしょう。
また、オフィスや事務所の賃料については、売上総利益の10％を目安にするといいと言われています。つまり、月々の売上総利益が1,000,000円なら家賃は100,000円前後に抑えるべきです。通信費も毎月かかるランニングコストですが、通信費は売上総利益の1％前後が目安です。つまり、1,000,000円の売上総利益なら、通信費に月々10,000円程度ということです。
その他、最もランニングコストのかかる人件費についてですが、人件費は業種により異なりますが全体の30～50％程度が目安だと言われています。メンテナンス費や備品代も企業により異なりますが、ランニングコストの中では、それほど大きな割合を占めていません。

賃貸オフィス・事務所のランニングコストを抑える方法

毎月かかってしまうランニングコストは、上手に抑えることも可能です。電気代と賃料の具体的な抑え方や見直し方を見ていきましょう。

オフィスや事務所の電気代の節約方法

資源エネルギー庁の調査によると、オフィスや事務所の電気代は空調が全体の48％を占めていることがわかっています。また、照明は全体の24％でオフィス機器は16％、残りの12パーセントはその他です。この結果から、エアコンや照明の電気代をいかに節約するかで、ランニングコストを大きく抑えることができるとわかります。
エアコンの電気代を抑える最も簡単な方法は、設定温度を変えることです。たった1℃温度を上げたり下げたりするだけでも、電気代は抑えられます。また、夏場にカーテンを閉めれば室内の温度を多少下げられ、冬には日中に日光を入れるだけで、室内の温度を多少上げられます。2番目にコストの高い照明は、LED電球を使用するだけで蛍光灯よりも約50％も電気代を節約できます。
さらに、こまめに電気を消す、全ての照明を使用しないなど、無駄に照明を使用しないことも大切です。オフィス機器は、省エネタイプのパソコンを導入したり、スリープ機能を利用したり、スクリーンの明るさを下げたりすることで電気代を抑えられます。電気代を抑えるには、このように細かいところまで徹底することが大切です。

オフィスや事務所の賃料を見直す

オフィスや事務所の賃料は売上総利益の10％前後が理想的です。まずは、現在賃貸しているオフィスや事務所の賃料が、売上総利益のどのくらいの割合なのかを確認しましょう。賃料は多くても全体の20％程度に抑えられているでしょうか。賃料がそれ以上の場合は、賃料のより安いオフィスへ移転することも一つの選択肢です。
オフィスや事務所の面積は、一人当たり13㎡程度必要だと言われています。そのため、事務所の面積が必要以上に広すぎないかも再度確認してください。もし業績が立地にあまり関係ないにも関わらず、良い立地のために賃料が高い場合は賃料の安い場所への移転も検討するといいでしょう。

事務用品・消耗品の節約方法

オフィスではコピー用紙は欠かせない事務用品です。コピー用紙は社内で使用する目的のみなら裏紙を使用して節約できます。また、用紙を安い用紙に替えたり、リサイクルトナーを使用することでも、コストを抑えられます。また、なるべく電子で記録を残すようにし、ペーパーレス化していくことでも、かなりのコストを抑えられるでしょう。
掃除用品や文房具といった消耗品は、無駄に購入しすぎないことで節約できます。文房具はあればあっただけ従業員も使ってしまいます。そのため、普段あまり使用しない文房具は従業員で共有するといったように、無駄に購入しすぎないことに気を付けてください。

賃貸オフィス・事務所のランニングコストを抑える時の注意点

ランニングコストをどのように抑えるかについて説明してきました。しかし、ランニングコストはただ単にコストを削減することだけを考えてしまうと、生産性が落ちてしまうこともあるので、バランスには注意が必要です。
まず電気代ですが、電気代はただ単に節約することばかりに目を向けると、生産性に影響することもあります。例えば照明を落としすぎてパソコンや資料が見にくくなると、業務に支障をきたします。また、オフィス内の温度が適温でない場合も従業員は快適に作業に取り組むことができず、生産性が落ちることもあるでしょう。電気代の節約はあくまでも、業務に支障をきたさないことを前提に実行することが大切です。
賃料を抑えることを目的に移転する場合も、事業の将来的な成長をふまえて、戦略を再度明確にした上で決定する必要があります。将来的に立地条件のいい場所にいた方が有利ならば、移転せずに立地のいい場所から離れない方がいいでしょう。現状だけで判断すると、結果的には無駄になってしまうこともあります。当然ながら、いくら毎月のランニングコストが減るといっても、移転費用もかかってしまいます。移転を検討する際は、さまざまな観点から移転するメリットを明確にした上で決定することが大切です。

レンタルオフィスやシェアオフィスのランニングコスト

ランニングコストを抑える目的で、賃貸オフィスではなくレンタルオフィスやシェアオフィスを検討する事業者もいるでしょう。それでは、レンタルオフィスやシェアオフィスのメリット・デメリットを見ていきましょう。

レンタルオフィスのランニングコストやメリット・デメリット

レンタルオフィスとは、オフィス家具や業務に必要なOA機器・通信環境などが全てそろったオフィスのことです。賃貸オフィスは不動産業者を通してオフィスビルや事務所のオーナーと契約を結びます。しかし、レンタルオフィスはオフィスを運営している会社と直接契約を結びます。レンタルオフィスのメリットはイニシャルコスト・ランニングコスト共に安い点です。オフィス家具やOA機器購入の費用を抑えられ、保証金は3ヶ月程度のことが多いです。
さらに、入居してすぐに業務に取り掛かれる点もメリットと言えます。また、ランニングコストも賃貸オフィスや事務所よりも低いことが多く、光熱費が賃料に含まれているケースもあります。一方で、レンタルオフィスにはデメリットもあります。まずはオフィスの内装や設備が希望通りでない場合です。必要な設備はオプションサービスとして追加料金を払う場合もあり、追加料金を考慮したら、賃貸オフィスや事務所のランニングコストと結局は同じくらいになることもあります。
また、レンタルオフィスは基本的には少人数のためのオフィスですので、規模が大きい企業には不向きです。さらに、プライバシーが配慮されていない場合もあります。ランニングコストを見ると、レンタルオフィスの方がメリットが大きいような気もしますが、デメリットも含めて検討してください。

シェアオフィスのランニングコストやメリット・デメリット

シェアオフィスとはオフィスや設備を個人または企業が共有するオフィスのことです。レンタルオフィスのようにオフィスを他の人と共有します。しかし、シェアオフィスは、レンタルオフィスのように個室はなく、普通はフリーアドレス式です。シェアオフィスの利用は、起業したてでまだ従業員が数名しかいない場合に向いています。シェアオフィスも、業務に必要な設備やOA機器を購入する必要がないため、初期費用が安く済む点がメリットです。
また、シェアオフィスは駅から近く立地がよい、比較的おしゃれなオフィスを提供している会社も多く、モチベーションが上がりやすいと言えます。
一方で、近くにいる利用者に事業の内容を聞かれることもあり、情報の管理はしにくいです。また、他の利用者からの騒音で作業に集中できない可能性もあります。初期費用は賃貸オフィスよりも安く済みますが、立地のいいシェアオフィスは賃料も高めですので、結局は郊外に賃貸オフィスを契約する方がランニングコストが安く済む場合もあります。

今回のまとめ

賃貸オフィスや事務所のランニングコストの目安や、コストを抑える方法を紹介しました。ランニングコストは、ただ単にコストを節約すればいいわけではありません。事業の将来的な展望や戦略も考慮した上で、生産性を落とさずコストを抑えるよう注意してください。
名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。