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規模の大きいオフィスビルならば、総合受付が設けられるのが一般的です。ビルのエントランスに設置され、入居する企業の様々なサポートを行ってくれます。企業が独自に受付を設ける必要がなく、その分の人件費等を削減することも可能となるのです。総合受付付きオフィスビルを選ぶ場合、ほかにどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか？今回は、この疑問に焦点を当てて解説いたします。ぜひ最後までご覧ください。

【目次】
1.オフィスビルの総合受付の役割
2.オフィスビルの総合受付には無人タイプもある
3.総合受付付きのオフィスビルに入居するメリット・デメリット
4.今回のまとめ

オフィスビルの総合受付の役割

総合受付は規模の大きいオフィスビルに設けられ、賃貸オフィスのみならずレンタルオフィスやバーチャルオフィスなどのサービスの一つとしても利用できるものです。そんな総合受付では、具体的にどのような役割を担ってくれるのでしょうか？まずは、オフィスビルの総合受付の役割についてご紹介します。

来客の案内・情報登録

総合受付では入居企業への来客があった場合に、アポイント・名前・企業名などを確認して目的の場所への案内を行います。また、来訪者が顧客の場合には名前や企業名を登録し、集計・管理も行います。ほかにも、来客者へのお茶出し業務などを担うこともあるようです。

会議室・応接室の管理

会議室・応接室等の共用スペースの利用が重ならないよう管理するのも、総合受付の役割です。企業ごとの利用スケジュールを明確に記録し、各企業がスムーズに使用できるように調整します。施設の掃除や備品の管理を担当することもあるようです。

電話・メール対応

電話やメールがあった場合には代表して連絡対応にあたり、適切な企業の担当者への取り次ぎを行います。迅速かつ状況に応じた柔軟な対応がなされ、取り次ぎの際には必要な情報も伝達してくれます。

オフィスビルの総合受付には無人タイプもある

総合受付は有人が一般的ですが、中にはタブレットやロボットを駆使した無人タイプも存在します。機器に受付システムを導入し、来訪者自身が操作して必要な情報を得る仕組みとなります。人による応対がないため、機器の操作の簡便さが重要です。
なお、無人タイプでも、有人受付と同様に会議室等の管理や電話・メールの取り次ぎが行えます。これらに関しては人の手が介入しない分、返ってスムーズな進行が可能です。機器を扱い慣れている人であれば、利便性が高く感じるでしょう。ほかにも、人件費がかからないことから賃料やレンタル料が低くなる点や、最先端のスタイルで企業の印象アップにも期待できます。

総合受付付きのオフィスビルに入居するメリット・デメリット

総合受付には様々な役割が存在しました。そんな総合受付が設けられたオフィスビルに入居する際には、どんなメリット・デメリットが生じるのでしょうか。

企業の信頼性が上がる

総合受付が設置されることにより、入居企業の信頼性を上げられるメリットがあります。受付は企業の顔ともなり得る存在です。接客のプロフェッショナルが担うことで対応力をアピールすることができ、企業への評価を向上させられるでしょう。また、無人の受付でも、先進的な印象を与え企業の信頼に繋げられます。

業務の負担を減らせる

総合受付では、来客や電話・メールの対応とともに相手の情報を聞き出して伝達をしてくれます。つまり、それらの業務を企業が担う必要がなく、負担を減らすことができるのです。その分自社の仕事に専念できるほか、人件費の削減が可能になります。

トラブルの可能性がある

総合受付にもトラブルの懸念が付き纏います。有人受付ならば記録間違いや伝達漏れ、無人受付ならばシステムトラブルが発生する可能性があります。特に、無人受付のシステムトラブルが発生すれば、諸々の受付業務が行えなくなるため注意しなければいけません。

今回のまとめ

総合受付は企業の負担を大きく削減してくれます。同時に、企業の信頼性の向上に繋げることも可能です。このように、総合受付は様々なメリットをもたらしてくれるものですので、オフィス選びの一つの指標にしてみてはいかがでしょうか。