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コラム 2021.07.06

オフィスを移転したことをメールの署名に入れるべきか?


事業者がオフィスを移転した際には、取引先や関係者への連絡が欠かせません。ただ、頻繁に使用するメールの署名欄にも、移転した事実を短文で入れておくべきかどうかは迷うポイントです。今回は、オフィスを移転した事業者が、移転したことをどのように周知するべきかについて解説します。オフィス移転の予定がある方などは、ぜひ参考にしてください。

【目次】
1.取引先へのオフィス移転報告は「確実・丁寧に」が鉄則
2.オフィス移転をメールの署名欄に入れるのはあくまで念押し
3.取引先の立場に立った移転報告を心がけよう!
4.今回のまとめ

取引先へのオフィス移転報告は「確実・丁寧に」が鉄則

オフィスの移転先が決まったら、届出の準備や引っ越し作業と並行して、取引先・関係者に対して移転を知らせる通知を作成しましょう。葉書や封書に、移転する旨と新しい住所・電話番号を記載して送付するのが一般的です。ただ、近ごろはメールだけでオフィス移転の報告をするケースも珍しくはありません。
移転をお知らせする手段を適切に判断するためには、日頃から先方との距離感を把握しておくことが不可欠です。それを踏まえて、相手が違和感を覚えない方法で確実に連絡することが重要です。できれば郵便によるお知らせとメールの両方で移転をお伝えしておけば、確実に通知できて丁寧さも十分です。通知先リストを作成し、絶対に連絡漏れがないように気をつけましょう。

オフィス移転をメールの署名欄に入れるのはあくまで念押し

事前にオフィス移転を通知しておいても、すべての取引先・関係者が移転を覚えていてくれるとは限りません。こうした事態に備えて、オフィス移転が予定どおり無事完了したことも、移転後にメール文書で報告しておけば親切です。このときに、メール本文でしっかりと事後報告をするとともに、メールの署名欄にも移転したことをさり気なくメッセージしておくといいでしょう。本文で移転のお知らせを済ませてあれば、署名欄の最上部に「このたびオフィスを移転しました」の一文を前置きする程度で伝わります。
ただし、署名欄でのメッセージはあくまで確認のような意味合いを持ちます。署名欄に載せた短文だけで報告を済ませるのは礼を欠いた行為なので、避けるのが無難です。

取引先の立場に立った移転報告を心がけよう!

オフィスを移転するときに、関係各所へ移転の日程や新住所を連絡する場合は、相手の立場に立って、どうするのがベストなのかを考えましょう。新住所が定着していない時期には、相手方が誤って旧住所へ郵便物などを送付してしまうという失敗は大いに考えられます。そのため、移転の報告は、お互いの繁忙期や連休前などは避けるのがベターといえます。
移転後にはメールの署名欄にも必ず移転したことをひと言添えれば、先方も忘れにくくなり、余計な失敗を予防することができます。仮に取引先が事務所移転する場合に、どんなタイミングでどんなお知らせの仕方をしてもらいたいのかを考慮しながら、お互いに気持ちよく了解し合える報告を心がけましょう。

今回のまとめ

オフィスを移転する際は、いろいろとしなければならないことがあって大変ですが、取引先への報告は絶対に必要です。To do リストを作成して移転のお知らせを送付するスケジュールや、移転後にメール本文と署名欄でのメッセージで確認することなども、日程に組み込んでおくことをおすすめします。ビジネスでは信頼関係が何よりも重要です。オフィス移転をメールの署名欄の一文だけで済ませるのは失礼にあたるので、避けておくのが無難でしょう。