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コラム 2021.05.10
テナントを移転した時に必要な手続きの流れを解説
オフィスの移転には、大変な手続きが必要です。やるべきことを洗い出し、半年ほどかけて順番に計画的にこなしていくのがいいでしょう。まずオフィスの移転が決まったら、一番最初にすることは契約解除の通知を出すことです。通常、テナントの解約は6ヶ月前に管理会社やオーナーに通知します。通知が遅れると、新しいオフィスと旧オフィスとで家賃を重複して支払わなければいけない可能性が出てくるので、契約内容をよく確認し、適切な時期に通知を出しましょう。
今回は、テナント移転の際に必要な手続きの流れを解説していきます。
【目次】
オフィス移転時の手続きの流れ
オフィスの移転は煩雑な手続きがたくさんあるため、６ヶ月ほどかけて順序良く効率的にこなしていくのがおすすめです。契約解除の通知を出した後、テナント移転までの６ヶ月の理想的な流れを解説します。
６ヶ月前
移転を決めて契約解除の通知をした後、社内で移転について担当するメンバーを決めると良いでしょう。そのメンバーを中心に、現オフィスの問題点を洗い出し、新オフィスではそれが解消されるよう考えていきます。せっかく新しいオフィスになるので、働き方や社内のコミュニケーションが良くなるように進めていくといいでしょう。
４〜５ヶ月前
立地や賃料を考えつつ、新しいオフィスを探します。利便性をあげ、社員のモチベーションが上がるような物件を探していくといいでしょう。物件が決まったら、新しいオフィスのレイアウトやデザインを考えていきます。
それと同時に、家具やOA機器、セキュリティーなどもより良いものにできないか、検討していきましょう。内装工事をする場合は、業者の選定なども始めなくてはいけません。
１〜２ヶ月前
取引先や業務委託をしている会社などに、移転することを伝え始めます。挨拶状は少なくとも移転日の一ヶ月前には出しておきたいので、それまでに送り先をリストアップしてから連絡をするといいでしょう。また、会社のホームページ、社判、印章、名刺、封筒、伝票など旧住所の入っているものを新しい住所に変えていく手続きをしていきます。
各機関への届け出＜移転前＞
忘れてはいけないのが、各機関への届け出です。移転日より前に、郵便物届出変更届を郵便局に提出します。オフィス移転後も郵便物が新オフィスに届くようにしておきましょう。
各機関への届け出＜移転後＞
移転後は1ヶ月以内にしなくてはいけない手続きがたくさんあります。一つずつ解説していきます。
法務局
移転した際には、２週間以内に法務局にて「登記簿謄本」「定款」「印鑑証明書」を提出します。
税務局
移転日より1ヶ月以内に、「給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書」と、移転手続きが完了した「登記簿謄本」を添えて「移動届書」を提出します。
都道府県税事務所
「移動届書」は都道府県税事務所にも提出しなければいけません。その際、税務局と同様、移転手続きが完了した「登記簿謄本」を添えます。移転直後に移転前の管轄都道府県税事務所に提出しましょう。
社会保険事務所
移転が完了した後５日以内に、「健康保険厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更（訂正）届」を移転前の管轄都道府県税事務所に提出します。
労働基準監督署
移転後10日以内に、新住所の労働基準監督署に「労働保険名称、所在地変更届」を提出します。もし移転先が別の都道府県の場合、「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書」と「労働保険関係成立届」を提出する必要があるでしょう。
公共職業安定所
移転後10日以内に、移転後の管轄職業安定所に「雇用保険事業所変更届」を提出します。
今回のまとめ
今回はオフィス移転に伴う、様々な手続きと流れを解説しました。オフィスの移転は会社にとって大きな転機になりうる、一大イベントです。せっかくなら準備を万端にして、より良い機会にしていきましょう。
