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政府が主導して進めている働き方改革のひとつに、ペーパーレス化があります。ペーパーレスを導入することで、長時間労働の見直しや、業務の効率化などに繋げられます。日本は、ペーパーレス後進国と言われ、諸外国に比べてまだまだ紙に頼る部分が大きいのですが、今後ペーパーレス化が進んでいくことが期待されているのです。
どのようにペーパーレス化を進めていったらいいのか、方法を探ってみたいと思います。

【目次】
1.ペーパーレスを導入するメリットは？
2.ペーパーレスは日本でなぜ進まない？
3.ペーパーレス化を促進させるには
4.今回のまとめ

ペーパーレスを導入するメリットは？

オフィスでペーパーレスを導入すると、たくさんのメリットがありますので、まずは内容を確認してみましょう。

コスト削減に役立てられる

大きなメリットとしてあげられるのは、コスト面に関するものです。ペーパーレスにすることで、紙代・印刷代・紙の保管スペース・切手代・封筒代などがかからなくなります。相手に資料を送りたいときは、PDFファイルなどで保存したうえでメールに添付すれば、すぐに送ることが可能です。

ファイリングや廃棄などの作業が不要で、検索効率が上がる

紙の書類を作成すると、ファイルに閉じる、ラックや段ボールへ入れるなどの作業が不要となります。また紙の書類を探す手間は大変なものですが、データとして保存しておけば、すぐに探し出すことができます。

セキュリティ面での安心感

紙の書類を紛失すると、情報漏洩が起こるリスクが高まりますが、データであれば閲覧制限がかけられますので、漏洩のリスクを極限まで減らせます。紙を破棄するときも、シュレッダーなどが必要となり、コストや手間がかかります。

ペーパーレスは日本でなぜ進まない？

日本でも、ペーパーレスのメリットを理解している人たちは多いのですが、浸透しているとはとても言えない状況です。これには、日本人の気質が大きく影響していると考えられています。日本の紙文化は根強く、これまで多種多様な紙文化が生まれてきました。そのため、紙に対して大きな安心感や信頼感があり、特に年配者の方はなかなかペーパーレスに踏み切れないのです。
また、自分だけが違う行動をとることを恐れる性格もあって、他社の様子見を続けているところも多いのでしょう。他社に差をつけられる場面であるにも関わらず、その一歩が踏み出せないのは、日本人の国民性あっての行動と言えるのかも知れません。
導入時にかかるコストの問題や、電子保存が認められていない文書があることも、ペーパーレスに移行する際の壁となっています。

ペーパーレス化を促進させるには

ペーパーレス化を促進させるためには、まず導入の目的を社内で共有しましょう。コストの削減なのか、業務の効率化なのか、ペーパーレス化するデータをどれにするかなど、具体的に決めていくことが重要です。次に、研修を行うなどして、知識を取得します。パソコンに不慣れな人がいれば、研修に時間をかけてじっくり進めていきましょう。
その後、導入準備、導入、定着の流れで進めていくと良いでしょう。定期的に取引先にも確認し、ペーパーレスを進めていることを報告しておくと安心です。ペーパーレスに関連する規制緩和は、次々と行われているうえ、制度の改正も追い風になってきていますので、ペーパーレス化の波にぜひ乗っておきたいものです。

今回のまとめ

テレワークの導入が進む中で、今後ペーパーレスの必要性はますます高まっていくことでしょう。ぜひ、前向きに導入を検討されてみてはいかがでしょうか。