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コラム 2020.10.20

スタッフ数5〜10名に最適なオフィスを決める上で確認すべきポイント

みなさんは、自分の働くオフィスが狭すぎる、あるいは広すぎると感じたことはありませんか?オフィスの広さはスタッフの人数に見合っていなければならず、設備も人数に合わせたものを用意する必要があります。移転や新規開業の際には、人数を考慮した最適な物件を選ばなければなりません。
ここでは、スタッフ数5〜10名のオフィスを決める際に確認すべきポイントを解説します。

【目次】
1.面積は「1人3坪」が基本だが、業種によって異なる
2.少人数のオフィスでも、共用スペースは一定の広さが必要
3.レンタルオフィスやフリーアドレスの採用も検討しよう
4.今回のまとめ

面積は「1人3坪」が基本だが、業種によって異なる

オフィスの面積は、従業員1人当たり3坪(約10平方メートル、6畳)と考えるのが一般的です。ただし、あくまでも共用スペースも含めての話なので、1人がこのスペースを独占するわけではありません。また、業種やオフィスの形態によっても、必要とされる面積は変化します。
一般的にオフィスの面積が広いとされている業種は、保険業、金融業、弁護士事務所、会計事務所、学術研究業、そして製造業などです。反対に、情報通信業や労働派遣業などは面積が小さい傾向にあります。デスクワーク中心の仕事は、比較的面積が小さくても成り立つと考えていいでしょう。
では、法律上はどのように定められているのでしょうか?労働基準法では、屋内作業場の空間を「労働者一人について、十立方メートル以上としなければならない」としています。一般的なオフィスの天井高は2.5mほどですから、作業スペースの床面積は1人当たり4平方メートルです。みなさんの認識とも、概ね合致しているのではないでしょうか。

少人数のオフィスでも、共用スペースは一定の広さが必要

次は、スタッフ数5~10名の企業のオフィスの選び方を、より具体的に見ていきましょう。このような小規模なオフィスでは、1人当たりの面積を多少広めに見積もる必要があります。というのも、従業員数が増えても共用スペースの面積はそれほど変わらず、逆に従業員数が少なくても一定の共用スペースは必要だからです。総面積に対する共用スペースの比率が大きい関係上、見積もりを誤ると備品やキャビネットなどで空間が圧迫され、狭く感じる可能性があります。オフィス探しの際はシミュレーションを十分に行い、その物件が使用に耐えうるのか検証すべきでしょう。備品の採寸はしっかりと行い、適切な配置を考えてください。
また、スタッフ数が9人や10人になってくると、業務によって2~3のチームが作られることがあります。そのため、チームに分かれて作業しやすい環境を整えなければなりません。少なくとも会議室を確保し、パーテーションを使うなどして空間をうまく仕切るといいでしょう。

レンタルオフィスやフリーアドレスの採用も検討しよう

オフィス選びでは、オフィスの形態にも注目する必要があります。スタッフ数5~10名の企業の場合、賃貸オフィスを使っても構わないのですが、賃料が少しきつく感じられるかもしれません。そのような時は、レンタルオフィスの活用も検討しましょう。この人数だと費用も割安に感じることが多く、入居も比較的簡単です。
また、賃貸オフィスを選んだものの面積が狭い場合は、スタッフの席を固定しない「フリーアドレス」にするという方法もあります。この形式は、デスクを1人1台与える場合に比べてスペース効率がいいため、多少狭くても仕事がしやすいのです。常に営業に出ているスタッフがいるなどして、「在席率」が低い職場では特に採用しやすいでしょう。
その他、ロータイプのオフィス家具で「視界の抜け」を作って開放的にしたり、ペーパーレス化でラックなどの収納スペースを削減したりといった方法もあります。いろいろと工夫してみましょう。

今回のまとめ

オフィスの環境は、従業員のモチベーションや労働生産性に直結します。「何だか働きにくい……」と感じることが多いのであれば、オフィスがスタッフの人数に見合っていないのかもしれません。賃料の問題もありますから、広すぎず狭すぎず、適切な物件を選ぶことが大切です。オフィスの面積やレイアウトに改めて目を向け、改善を図ってみてはいかがでしょうか。