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コラム 2020.08.31

繁忙期はあるの? オフィス移転に最適な時期を知っておこう

オフィスの移転をスムーズに進めるためには、さまざまな点に配慮する必要があります。中でも、特に重要なポイントの1つがオフィスの移転時期です。社内の状況から移転のタイミングを見極めるのはもちろん、スムーズに引っ越しができるかどうかも考慮しなければなりません。
今回は、オフィスの最適な移転時期について解説します。

【目次】
1.従業員の増減やオフィスへの不満があれば、移転を検討すべき
2.オフィスの移転に最適な時期は6月~8月
3.移転時期を決定したら、逆算して計画を立てよう
4.今回のまとめ

従業員の増減やオフィスへの不満があれば、移転を検討すべき

最初に、オフィスの移転を検討するタイミングについて考えてみましょう。オフィスの移転には時間も費用もかかり、引っ越し中は通常業務も停止することになります。そのため、移転は明確な目的を持って行われなければなりません。移転を検討するタイミングの例を挙げてみましょう。

従業員が増えた・減った

業務拡大などのために新たな従業員を雇用すれば、オフィスが手狭になります。そのままだと業務に支障をきたす可能性があるので、より広いオフィスに移転した方がいいでしょう。逆に、規模の縮小や人員削減によって従業員が減少すれば、大きなオフィスを抱えていても家賃がかかるだけですから、コンパクトなオフィスに移転した方がいいといえます。
重要なのは、今後数年の見通しも含めて判断することです。業績に不安があるなら、今のオフィスが少し狭いからといって、迂闊に大型オフィスへ引っ越さない方がいいかもしれません。現在のオフィスでどこまで対応できるかも考えてみましょう。

現在のオフィスに不満がある

設備の老朽化や交通の便の悪さ、管理体制の不備、そして家賃の高さなど、現在のオフィスへの不満が出てきているなら移転を検討すべきでしょう。

周辺環境が悪化した

オフィスの周辺に工場や大型施設などができると、騒音や悪臭などによって、環境が急激に悪化することがあります。オフィスのリフォームで対応できなければ、移転した方がいいかもしれません。

会社のイメージアップを図りたい

周辺環境の問題とも関係しますが、オフィスの立地は会社のイメージに大きく影響します。イメージのいい場所に移転すれば、会社の業績アップや人材獲得にもつながるでしょう。

更新の時期が近づいている

一般的に、オフィスの賃貸契約は2~3年に1回更新する必要があります。移転するなら契約期間満了に合わせた方がいいので、更新まで残り1年ほどになったら、移転すべき理由がないか検討してみてください。

オフィスの移転に最適な時期は6月~8月

オフィスの移転時期を決める上でもう1つ重要になるのが、引っ越し業者の繁忙期です。春先は進学や就職で引っ越す人が多いので、引っ越し業者も忙しくなります。それと同様に、オフィスの引っ越しにも繁忙期があり、その時期は料金が高くスケジュールも押さえづらいのです。オフィスを移転するなら、なるべく繁忙期を避けた方がいいといえます。
一般的にオフィス移転の繁忙期とされているのは、1月~3月と9月~12月です。3月や12月は決算月であることが多く、それに合わせて経費を使って節税するため、この時期に移転する企業も増えます。また、10月決算の企業も少なくないほか、12月はオフィスの管理会社や不動産会社も年末休みになるので、その前に移転を終わらせようという事情もあるのです。
さらに、実は5月も繁忙期に該当します。このころになると、新入社員が研修を終えて現場に合流するため、それに合わせてオフィスを拡大する企業が多いのです。これらの点を考慮すると、オフィスの移転に最適な時期は6月~8月だといえます。なるべくこの時期を狙って移転計画を立てるのが望ましいでしょう。

移転時期を決定したら、逆算して計画を立てよう

オフィスの移転時期を決定しても、「じゃあすぐに」というわけにはいきません。オフィスを移転するには、新オフィスの契約や旧オフィスの原状回復、引っ越し業者の手配など、さまざまな準備が必要だからです。そのため、たとえば6月移転と決定したのであれば、そこから逆算して移転計画を立てなければなりません。
一般的に、オフィスの解約予告期間は、6ヶ月程度に設定されていることが多いと思われます。6月に旧オフィスを退去するなら、遅くとも12月までには貸主に退去の意思を伝えなければならないわけです。そこから移転先の物件探しとレイアウトプランニング、内装業者や引っ越し業者の選定と打ち合わせ、関係各所への連絡や荷造りと、やることはたくさんあります。
さらに、旧オフィスの原状回復には2週間~1ヶ月ほどかかり、しかも退去日までに終わらせなければなりません。こういった作業が実際にできるのかどうかも、移転時期の決定に関わります。繁忙期を避けることだけにとらわれず、総合的に移転時期を判断するといいでしょう。

今回のまとめ

適切な時期にオフィスを移転すると、費用を節約できるのに加えて、現場の負担も小さくなります。そのためにも、移転計画はなるべく早めに立て始めるのがおすすめです。
スムーズにオフィスを移転し、心機一転して業務を開始できるようにしましょう。