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コラム 2020.08.31

できる限りコストを抑えたい! オフィス移転の節約ポイント

オフィスを移転する時は、新オフィスの契約費用や引っ越し費用など、さまざまな費用がかかります。移転によって業務の拡大や効率化が期待できるとはいえ、なるべく費用は節約したいところです。どのような費用であれば、抑えることが可能なのでしょうか。
ここでは、オフィスの移転コストを節約するためのポイントを紹介します。

【目次】
1.繁忙期を避ければ引っ越し費用が安くなる
2.見積もりの比較検討でリーズナブルな業者を探そう
3.居抜き物件なら、新オフィスにかかる費用を節約可能
4.今回のまとめ

繁忙期を避ければ引っ越し費用が安くなる

移転コストを節約するための基本中の基本は、引っ越しの繁忙期を避けることです。住宅の引っ越しと同様に、オフィスの引っ越しにも繁忙期があります。一般的に繁忙期とされているのは、以下の2つの時期です。

1月~3月

多くの企業は3月が決算なので、決算終了後に1年かけた移転スケジュールを立て、翌年の3月までに移転を実行するケースが多い。決算前に移転を終わらせることで、費用を経費として計上したいという事情もある。

9月~12月

年末の忙しい時期を迎える前に移転を終わらせるケースが多い。10月ごろに決算を迎える企業もあるため、それに合わせる場合もある。

これらの時期は引っ越し業者も忙しくなるため、費用の相場も高くなります。そこへ無理に引っ越しスケジュールをねじ込んだりすれば、さらに見積り金額が高くなってしまうでしょう。したがって、これらの時期を避けた4月~11月ごろに移転するのが最もお得だといえます。これに合わせて移転スケジュールを立てるのがおすすめです。

見積もりの比較検討でリーズナブルな業者を探そう

移転費用を節約するためには、業者選びも重要です。一連の作業では、主に以下のような業者に依頼することになります。

・引っ越し業者
・新オフィスを作る内装業者、配線業者など
・旧オフィスの原状回復をする業者

どの業者を選ぶにしても、ぜひやっておきたいのが見積もりの比較検討です。各業者はさまざまなプランを用意しており、料金体系も異なります。複数の業者から見積もりを取って比較すれば、最も条件のいいプランと料金の業者を見つけ出せるでしょう。明らかに料金が高かったり安かったりする、怪しい業者を見抜くことも可能です。
また、新オフィスの工事をワンストップ対応可能な業者に任せるという方法もあります。内装工事・電気工事・空調工事・配線工事などを別々の業者に依頼すれば、手続きが煩雑になるのに加えて費用も高くなりがちです。すべてをまとめて手がけられる業者に依頼すれば、手間が減って費用も安くできるでしょう。
問題は、旧オフィスの原状回復をする業者の選び方です。原状回復を任せる業者は、貸主が指定する取り決めになっていることが少なくありません。この場合は自分に選択権はありませんが、明らかに料金が高すぎる時に指摘できるよう、他の業者からも見積もりを取っておくといいでしょう。

居抜き物件なら、新オフィスにかかる費用を節約可能

新オフィスの内装工事や電気工事にかかる費用は、決して安くありません。そこで、ぜひ検討していただきたいのが、居抜き物件を使うという方法です。居抜き物件とは、前の入居者が退去する際、原状回復をしていない物件をいいます。そのため、什器や設備の多くが残ったままになっているのです。当然、それらはそのまま使えるため、新たな什器や設備の購入費用を節約できます。内装工事の工数も削減できますから、工事費用の節約にもなるでしょう。プランニングや打ち合わせに時間を割かなくていい分、社内の人件費も削減できます。
ただし、自分たちで自由にレイアウトを決めるわけではない以上、理想通りの物件を探すのが難しい点に注意が必要です。使いにくい物件に無理に入居すれば業務効率が落ちるかもしれませんし、什器や設備が古くて使い物にならず、かえって廃棄費用や購入費用がかかるかもしれません。
そのため、居抜き物件を使うなら、不動産会社にできるだけ細かく条件を伝えましょう。そうすれば、居抜きでも理想に近いオフィスを見つけやすくなります。居抜き物件はあくまでも選択肢のひとつと考え、スケルトン物件と並行して探すのがおすすめです。

今回のまとめ

オフィスの移転費用は、工夫次第で大幅に節約することができます。そのためにも、移転計画はなるべく余裕を持って立てることが大切です。じっくりと検討すれば、各フェーズにおける無駄を発見し、それらを取り除いて費用を安くできるでしょう。移転をリーズナブルに完了させて、新オフィスでの業務をスタートさせてください。