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多様化が求められている現代において、ユニバーサルレイアウトという言葉を良く耳にするようになりました。しかし、まだまだ認知度は高くないため、ユニバーサルレイアウトとはどのようなものなのか、どんなメリットがあるのか、またフリーアドレスとの違いなど、様々な疑問が浮かんでくるのではないでしょうか。
ここでは、ユニバーサルレイアウトを導入するメリットを3つご紹介します。導入するコツも解説しますので、これから導入するか検討している方は、ぜひ参考にしてください。

ユニバーサルレイアウトなら狭い賃貸オフィスでも人員の増減に対応できる

ユニバーサルレイアウトとは、組織の事情に影響を受けずに、デスクやOA機器などを均一に配置するレイアウトです。役職者などを考慮した席を設けず、基本的に横一線にデスクを並べます。横一線にデスクを並べるため、フリーアドレス制とは異なります。
並べ方は経営者の方針や面積によっても異なりますが、島型レイアウトの要素をある程度取り入れているケースがほとんどです。レイアウトの根本にあるのは、部門ではなく人を企業の中心的な構成要素という点です。席を固定しないで、柔軟性を求めていく目的があります。
ユニバーサルレイアウトは下記の2つの理由から必要とされています。
1つ目は、少子高齢化による人材不足を解消するためです。少子高齢化が進んでいる日本では、業種や業界に関わらず、慢性的な人不足が課題となっています。この傾向は今後さらに進んでいくでしょう。
そうした中で、企業は人手不足を解消するための施策として、優秀な人材であれば、国籍や性別、年齢、障害の有無を問わず採用するようになってきました。そこで、組織の事情の影響を受けないユニバーサルレイアウトが求められています。
2つ目は、国内外の競争が激しいグローバル社会の中で生き残っていくためです。世界中の競争が激しい現在のグローバル社会の中で、企業が生き残っていくためには、これまでにない柔軟な発想を生み出すことが重要なポイントになるでしょう。そこで多くの企業では、人材の多様性を求めてこれまでにない人材の採用が急務になります。
このような理由もあり、優秀な人材を採用するため人材の多様性を求めた採用活動を行う企業が増えてきています。そして多様な人材を採用するための施策の1つとして、誰もが快適に働けるユニバーサルデザインのオフィスが求められるようになっているのです。
導入するメリットとして、役職や部署、業務の特性に縛られないため、従業員の働き方が変わっても柔軟に対応できる点が挙げられます。組織変更や従業員の増減による影響を受けないため、狭い賃貸オフィスだったとしても人員の増減に対応できるでしょう。
組織変更の場合、社員が身の回りの必要な道具だけを持って、デスク移動するだけで完了します。社員が増える場合は同じタイプのデスクを導入するだけで完了し、組織の事情に柔軟に対応できるため、手間がほとんどかかりません。
また、ユニバーサルレイアウトは、座席ごとの間隔を均一にしたレイアウトなため、工夫次第ではソーシャルディスタンスを確保し、感染症対策もできます。対面での着座を避けたり、横並びの座席は一つ空けて着席したりするなどです。座席数の関係で対面の着座を避けられない場合は、卓上パーテーションなどの利用をすると良いでしょう。
ユニバーサルレイアウトであれば、ソーシャルディスタンスを確保でき、人の密集を避けて仕事ができます。感染症対策が施されているオフィスであれば、社員も安心して働けます。

座席変更やレイアウト変更の手間がかからない

従来のオフィスの場合、レイアウトや座席を変更する場合は下記のような手順で進んでいきます。
・オフィスレイアウトを変更する計画を立てる
・コンセプトやデザイン、内装工事などを依頼する業者を選ぶ
・見積もりを依頼する。
・業者と契約する
・スケジュールを立てる
・レイアウト変更を実施する
また、手間だけでなく以下のような費用が発生します。

1坪10万円〜30万円ほどかかる内装工事費用

家具移動や電気工事などの内装工事費用は、坪数によって大きく変化します。一般的には「1坪10万円〜30万円程度」が目安になっていますが、細かなデザインにこだわったり、高価な材質を素材に使用したりすると費用はさらに高額になる可能性があるでしょう。
内装工事には、レイアウト変更やケーブル移動、電話工事、電気設備、ネットワーク工事、パーテーションの購入費用などがかかり、これらを合計するとおおよそ1坪あたり10万円〜30万円程度必要になるケースが多いです。

20万円〜50万円ほどかかるデザイン費用

レイアウト変更を行うためには、新たなレイアウトを再設計するデザイン費用がかかります。20〜50万円ほどが相場だと一般的に言われていますが、希望するデザインや設計を担当する業者によって様々です。
オフィスが広い会社であれば、その分デザイン項目が増えるため、費用は高額になります。デザインと内装工事を同じ業者に依頼する方法もあれば、それぞれ別の業者に任せる方法もあります。

1坪2万円〜10万円ほどかかるオフィスの原状回復費用

将来的に今利用しているオフィスを退去する可能性を考慮し、退去時の原状回復費用を考慮しておく必要があります。
原状回復費用は、中規模程度のオフィスで１坪2〜5万円、大規模オフィスで１坪5〜10万円程度と、規模や貸主によって異なります。
一般的に大規模オフィスの方が、入居時からの変更点が増えるため、原状回復費用は高額になる場合がほとんどです。逆に、入居時からの変更点が少なければ少ないほど、原状回復費用は安くなる可能性があります。敷金を支払っている場合であれば、原状回復を行った上で差額が出れば返金されます。

廃棄物の処理費用

オフィスのレイアウトを変更する場合、様々な不用品が発生するため、廃棄物の処理費用がかかります。廃棄用トラックの手配の費用は、2トンで8万円前後、4トンで15万前後です。廃棄物が増えると、費用がかさみます。

ユニバーサルレイアウトでは、様々な費用や手間がかからない

これらの費用は、従来のオフィスでレイアウトを変更しようと思うと必ず発生する費用でした。費用や手間により、会社や社員にかかる負担は大きかったのですが、これらの負担を削減できます。
また、部署やチームごとに座席を分けたり、デスクの配置を変えたりする必要がないため、部署内の人員の増減が発生してもレイアウトを変更する手間や費用がかかりません。

他部署と連携しやすい点も大きなメリット

従来のオフィスでは、他部署との連携が取りづらいのが課題でした。しかし、ユニバーサルレイアウトであれば、部署内だけでなく、他部署との連携が取りやすくなります。
また、プロジェクトに応じた席配置にすることが可能なため、生産性の向上が期待できます。

ユニバーサルレイアウト導入のコツ

本記事で紹介したメリットの効果を最大限に実感するために、導入のコツを押さえておきましょう。導入のコツは下記の3つです。
・家具は同じデザインで統一する
・会議スペースを設ける
・コミュニケーション方法を考える

家具は同じデザインで統一する

家具は可能な限り、同じデザインで統一するのがおすすめです。誰が使っても同じ作業環境を維持できます。また、キャスター付き収納を利用すれば移動もスムーズです。
ユニバーサルレイアウトはレイアウト変更が容易でない場合があるため、可変しやすいスキャッター付きの個人席にも会議にも対応できるデスクや椅子にすると良いでしょう。

会議スペースを設ける

ユニバーサルレイアウトを導入する場合、作業スペースから近い位置に会議スペースを設けるのがおすすめです。リフレッシュスペースや会議ペースなどを設けることで、空間の雰囲気にメリハリが生まれます。
また、部署ごとに席がまとまっていれば、着席したままでも緊急の会議に対応できます。一方で、メンバー同士の席を離しすぎてしまうと、スムーズな会議が行えません。あらかじめ会議スペースを設けておけば、誰の席に集まるなどのルールを決めなくても、スムーズに始められます。
また、レイアウト変更には社員の理解が必要不可欠です。業務上使いづらくなる場合はレイアウト変更時に考慮する必要があります。オフィスレイアウトには様々な種類がありますが、導入する際はメリットを理解しておかなければなりません。明確な目的がある場合はそれに応じたレイアウトを採用してください。

コミュニケーション方法を考える

従来の島型対向式レイアウトに比べ、業務コミュニケーションが取りづらいのがデメリットです。そのため、代替できるビジネスチャットの導入などを検討しておく必要があります。
ビジネスチャットを導入するためには、パソコンの導入も欠かせません。今やリモートワークの影響を受けてパソコンが欠かせませんが、ユニバーサルレイアウトを実現するためにも、1台で仕事ができるパソコンは必要です。

今回のまとめ

ユニバーサルレイアウトを導入するメリットは、狭い賃貸オフィスでも人員の増減に対応できる、座席変更やレイアウト変更の手間がかからない、他部署と連携しやすいという3点です。ユニバーサルレイアウトは様々な方が活躍できる環境作りにも役立ちます。特に、今まで人手不足で悩まされていた企業が導入すれば、障害者や外国人など、性別や年齢を問わずに採用できるようになるでしょう。
多様化が求められている現代において、ユニバーサルレイアウトは必要な働き方と言えるため、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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