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コラム 2022.07.20

これだけでは押さえておきたい!オフィス・事務所移転の際の見積りのチェックポイント


コロナ禍をきっかけに、オフィスや事務所の在り方を見直す企業が増えています。新たな運営スタイルに合わせて、新しい事務所への引っ越しを検討しているところも多いのではないでしょうか。事務所移転となると、専門業者に依頼しなければできない作業も多く大きなお金が動きます。その際には、見積りをしっかり活用できる力が必要です。
今回は、オフィス・事務所の移転で押さえておきたい見積りのチェックポイントをご紹介します。

オフィス・事務所を移転する際の費用相場はいくら

オフィス・事務所の移転が決まって費用総額の相場を調べてみると、企業によって大きな差があることに驚いた人も多いのではないでしょうか。オフィス・事務所の移転総額は、企業規模や施設環境によってケースバイケースです。したがって、総額の相場を比較してもあまり意味がありません。移転に必要な費用項目ごとの相場から自社の総額を算出するのがおすすめです。
ここでは、移転費用の項目ごとの相場をご紹介します。

①旧オフィス退去に必要な費用

・原状回復費:3~10万円/坪
旧オフィスを入居前の状態に戻して返却するための費用です。利用年数や利用状況などによって料金が大きく変動します。

②新オフィス入居に必要な費用

新オフィスで事業を始めるために必要な費用は、「不動産取得費用」「内装工事費用」「什器(オフィス家具)購入費用」の3つに大別されます。

賃貸契約時に支払う初期費用

主な内訳は以下の通りです。
・敷金(保証金):賃料3~12ヵ月分
万一の家賃未納や過失による損傷の修理に備えて貸主に預託しておく費用です。賃貸契約の条件とされるケースが多く、契約内容によって費用も大きく異なります。
保証人の代わりに保証会社を利用する場合には、契約時に初回保証料を支払う必要があります。契約内容によって異なりますが、月額総賃料の1ヶ月分が目安です。その後は契約更新の都度、月額総賃料の10%程度の更新料が発生するスタイルが多いようです。

・礼金:賃料1ヵ月分
事業用賃貸物件では、礼金は発生しないケースがほとんどです。発生する場合は、賃料の1ヵ月分が目安になります。

・仲介手数料:賃料1ヵ月分
不動産仲介会社を利用した場合に発生する費用です。仲介会社によって「借主と貸主で折半」「どちらかの全額負担」など請求方法は異なります。

・前家賃:賃料1〜2ヵ月分
契約月分の家賃です。入居日から月末までの日割りとなる場合がほとんどですが、入居タイミングによっては翌月分も請求されることもあります。

・火災保険:2~3万円/2年契約
賃貸契約の場合、火災保険の加入は必須です。契約内容によって保障範囲はさまざまですが、通常は火災だけでなく什器の補償や水漏れ損害なども対象に入ります。

内装工事費用

・内装工事費:10~30万円/坪
新オフィスでビジネスを行う環境を整えるための費用で、内装やレイアウトの設計、電気設備・ネットワークの工事なども含まれます。事業内容や設備によって費用は大きく異なり、デザインやセキュリティにこだわるほど金額も上がります。

什器(オフィス家具)購入費用

・什器購入費:5万円×社員数
社員一人ずつに個別席を用意する(デスクや椅子を一式購入する)場合の目安です。必要な什器は企業によって大きく異なるため、自社の事業内容・規模に近い事例を参考にすると良いでしょう。

③引っ越しに必要な費用

引っ越し費用には、「運搬費」と「産業廃棄物処理費」の2種類があります。

・運搬費:2~5万円×社員数
事業運営に必要な物品を新オフィスまで運ぶための費用です。引っ越しの繁忙期や在庫品の多い企業では、相場以上の金額になると予想されます。

・産業廃棄物処理費:6~9万円/1台(2tトラック)、12~15万円/1台(4tトラック)
旧オフィスで不要になったものを処分する費用です。精密機器や機密情報を含む記録媒体といった特殊な処理が必要な産業廃棄物にはオプション料金が発生することもあります。

見積書の内訳と確認すべきチェックポイント

見積書を見る際に重要な点は、金額だけでなくその内訳や詳細まで目を通すことです。「一式」とだけ記載されているものでは、どの項目にいくらかかっているのか、その金額が適正なのかの判断がつきません。詳細提示に難色を示すようであれば、信頼性において不安が残ります。
このように、見積書は依頼を判断するための重要な情報源の一つです。ここでは、見積書を確認する際に押さえておきたいポイントを項目ごとにご紹介します。

①旧オフィス退去に必要な費用

・原状回復費
基本的に借主負担です。ただし、契約時に納めていた敷金である程度カバーできるケースもあるため、契約内容は漏れなく確認しておいてください。オフィスビルでは、工事業者を指定されることも少なくありません。見積明細に不安点があったり相場よりも高い金額を提示されたりするようなときには、別業者にも見積りを依頼して交渉・変更するのも一つの方法です。

②新オフィス入居に必要な費用

賃貸契約時に支払う初期費用

移転費用のなかでもウエイトが大きい一方で、貸主にとっての定期収入となる賃料は下げないことから値下げに応じてもらいやすいポイントでもあります。

・敷金(保証金)
敷金や保証金は、建物のグレードや借主の社会的信用度によって異なります。貸主は、安定して賃料を支払える企業に入居してほしいと思っています。そのため、社会的信用度の高い企業に対しては減額に応じる可能性があるのです。創業10年以上もしくは3年ほど黒字が続いている場合は、交渉の余地があると考えられます。

・礼金
オフィス・事務所物件では、礼金がないケースがほとんどです。SOHO物件(住居兼事務所)では礼金が必要とされることが多い傾向にあります。

・仲介手数料
最近は、手数料無料を掲げる仲介会社も増えてきました。ただし、内装業者の指定といった契約後の制約がある場合がほとんどです。制約の有無やその内容をしっかりと確認する必要があります。

・前家賃
内装や電気、ネットワーク工事は入居前数週間で行います。その間の賃料が前家賃で、坪数が大きかったり複雑な内装工事が必要であったりと工事が長引くケースでは、前家賃も大きくなります。

・火災保険
貸主や管理会社から保険会社や補償内容を指定される場合も少なくありません。内容に疑問がある場合は交渉も必要です。

内装工事費用

・内装工事費
内装工事費は、内装プランや施工業者によって金額に大きな幅が出やすいポイントです。複数社に見積りを依頼し、比較検討すると良いでしょう。

什器(オフィス家具)購入費用

・什器購入費
旧オフィスで使っていたものをできるだけ再利用したいところですが、運搬費が増大してしまえば意味がありません。OA機器などでは、エネルギー消費効率や機能面を中長期的に考えると新しく買い替えたほうがお得なケースもあります。
見積り段階でさまざまなパターンをシミュレーションし比較されたか、併せて不要品のリサイクル買い取り見積りも実施されているかも確認しておくと安心です。

③引っ越しに必要な費用

・運搬費
引っ越し繁忙期とされる2~4月は、相場より1.5倍ほど料金が上昇すると言われています。移転スケジュールに期日がなければ、できるだけオフシーズン(GW明け~梅雨明け)に移転するのがベストです。

・産業廃棄物処理費
処理費には、トラック代や人件費、運び出す際の養生費などが含まれます。価格は処分量で決まるため、見積りの精度によっては実際の金額と大きな開きが出ることも少なくありません。見積り時に何をどれだけ処分すると判断したのかを確かめておくと誤差の心配が減らせます。

オフィス・事務所の移転前に複数の業者で見積りをしておく

オフィス・事務所の移転費用はなるべく抑えたいと考えている企業も多いでしょう。移転業務に限らず一般的な発注にも共通して言えることですが、コスト削減のためには、いわゆる高値つかみをしないことは重要なポイントです。そのために有効なのが複数業者への見積り依頼で、比較検討できることはもちろん、交渉材料にも使えます。

早めに動くのがコツ

オフィス・事務所移転のための見積りは、少なくとも4ヵ月前には行っておきたいところです。一般的な引っ越しにはない複雑な作業が求められることも多いためで、半年くらい前から動き始めておくと業者の選択にも余裕が持てます。

法人部門を取り扱う業者に絞る

見積りをとろうと業者を検索すると、予想以上の数に驚くかもしれません。なかには見積りから有料の業者もあるため、見積り依頼段階での絞り込みが必要になってきます。そこでチェックポイントとなるのが、「法人部門があるかどうか」です。法人部門があるということは、つまりオフィス・事務所移転を取り扱っているということです。
引っ越し業者にはそれぞれ得意分野があり、法人の移転を専門とする業者もあれば、一般的な引っ越しがメインで法人対応もあるケース、まったく経験がないところまでさまざまです。専門とまではいかないものの法人部門を掲げているところであれば、少なからず経験とノウハウはあると考えられます。
数多くの項目があるオフィス・事務所の移転では、それぞれの専門業者に依頼していては業者間の連携が難しいうえ、重複コスト発生の恐れもあります。さらに、比較すべき見積書数も膨大になり、移転担当社員にとっても大きな負担です。
その点、法人部門を持つ業者であれば、ワンストップで移転をトータルコーディネートしてもらえます。一括で依頼することで、スケジュール、費用の両面でスムーズな移転が実現しやすくなるのです。

「最安価格=ベスト」ではない

注意したいのは、一番安い業者が自社にとってのベストではない点です。たとえ費用が抑えられても、求めるサービスに対応していなかったり補償面に不安があったりするようでは満足のいく移転は叶えられません。
複数の込み入った作業が求められるオフィス・事務所移転では、思わぬトラブルはつきものです。サポート体制やアフターフォローは整備されているか、補償対象や補償額は安心できるものかなど自社の必須ポイントと価格を見比べながら、自社にとってのベスト業者を選別する必要があります。

同条件で比較する

比較検討のために見積りをとるときには、同じ条件で依頼するのが鉄則です。同じ条件下での価格・サービス内容・サポート・補償などを比較できなければ、見積りを比べる意味がありません。
ただし、業者間で見積書の書式や項目は統一されていませんので、単純比較は難しいことが予想されます。あらかじめ自社の必須確認ポイントをリストアップしてフォーマット化するなど、わかりやすく比較する工夫も必要です。

今回のまとめ

多くの企業が何度も経験することではないオフィス・事務所の移転については、社内でも詳しい人が少ないのが実情ではないでしょうか。今回ご紹介したように、移転にまつわる費用は項目ごとにわけて考えるのがおすすめです。項目ごとのチェックポイントが理解できると、見積書も有効に活用できるでしょう。
見積書は、業者の選定だけでなく交渉時にも使える有用な情報がたくさん詰まっているものです。読み解くコツを身につけて、ぜひ自社にとって理想的なオフィス・事務所の移転を実現させてください。
名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。