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コロナウイルスや働き方改革によって多くの企業でテレワークが導入されるようになりました。しかし、生産性の低下などにより、導入に失敗している企業も少なくありません。
ここでは、これからテレワークの導入を検討する企業の経営者や情報システムや総務担当者に向けて、テレワークの導入時の注意点を詳しくご紹介します。テレワークに失敗するオフィスの特徴やうまく運用するためのコツも解説するので、ぜひ参考にしてください。

テレワーク導入に成功するオフィスと失敗するオフィスの違い

テレワーク導入に成功するオフィスとそうでないオフィスには、様々な違いがあります。特に大きな違いは「コミュニケーションの取り方」と「社員の労働環境が整備されているかどうか」という2つのポイントです。
それら以外にも、テレワーク導入に失敗するオフィスの特徴がたくさんあるのでご紹介します。

社員同士のコミュニケーションがうまく取れていない

テレワークを成功させるためには、社員同士の適度なコミュニケーションが必要不可欠です。
テレワーク導入前の業務環境では、お互いに顔を合わせながら業務にあたることができていたため、業務上に必要な会話はもちろん、空き時間に雑談を行うなど、コミュニケーションを取れていたのではないでしょうか。
しかし、テレワークの導入でコミュニケーションが不足したことによって、プロジェクトの進行が遅れたり、伝達ミスが生じたりなど業務進捗に支障をきたしてしまっていることがあります。

社員にオーバーワークさせている

テレワークを導入することによって、上司は部下の働いている姿を直接チェックできません。たとえ特定の社員に多くの負荷をかけていたとしても、上司に対してアピールできる社員はそう多くないでしょう。
このように、上司やチームのサポートのない環境では作業効率が格段に落ちてしまい、所定の労働時間を大幅にオーバーして業務を継続しているケースも少なくありません。
できないことを自分の責任だと感じてしまう社員が、自己判断で長時間勤務を続けてしまうと、結果として無給状態のオーバーワークが常態化してしまうのです。

テレワークに必要な環境整備ができていないのに導入してしまった

テレワークを実現するための環境整備が不十分な企業は、ほとんどのケースで導入に失敗しています。
例えば、紙ベースでのデータ管理などのワークフローが残っているなどDX化が進んでいない企業では、業務管理ができずに生産性の低下を招きかねません。書類の電子化や必要なツールの導入などの準備が必須です。無計画のままテレワークを導入しても、管理職や社員のビジョンやモチベーションが乖離してしまい、テレワーク制度そのものが破綻してしまいます。
企業の風土や職種によっては、テレワークが合わない企業も存在するのも事実です。自社がテレワークに本当に適している企業であるかを十分に考えた上で実行に移していきましょう。

セキュリティ管理ができておらず情報漏洩が起きている

テレワークで会社が配給したパソコンを使用するケースもあるでしょうが、社員個人が所有するパソコンを使用するケースも少なくありません。その場合は、個人パソコンに業務で使用する機密データを格納する必要があるため、セキュリティ対策ソフトのインストールはもちろんのこと、ネットワーク環境の整備も必要です。
大切な情報が外部に漏洩するリスクが高まってしまうため、適切な対策が求められます。

社員を正当に評価できていない

テレワークでは、従来のオフィスワークにように社員の働きぶりを直接確認できません。そのため、上司は部下に対して正当な評価ができないケースが生じてしまいます。働きぶりに対して正当に評価されなければ、社員のモチベーションや企業に対する帰属意識もどんどん低下してしまうでしょう。
大切な社員が離職するリスクを回避するためにも、テレワークにおける評価基準を明確にしておきましょう。

テレワークでも社員のモチベーションを保つためのコミュニケーション術

テレワークシステムをスムーズに導入するためにも、コミュニケーションの手法を改めて検討しなければなりません。ここからは、社員のテレワークに対する不安や悩みを解消するために実践していくべきコミュニケーション術について詳しくご紹介します。

コミュニケーションに関するルールを決める

テレワーク導入を成功させるためにも、まずはコミュニケーションに関するルールを決めてください。ルールを何も決めずにテレワークを導入すると、コミュニケーションを取る難しさや社員の不安な気持ちを生み出してしまいかねません。
例えば、Web会議ではカメラ機能を必ずONに設定すること、チャット送信時間を決める、すぐにメッセージを返信できない場合は具体的に返答できる時間を伝えるようにするなど、なるべく分かりやすいルールを策定してください。
また、Web会議は、双方のコミュニケーションがしにくく、どうしても単調なやり取りになってしまいがちです。そのため、Web会議中は可能な限りマイクをオンにしたり、チャット機能でやり取りをしたり、スタンプでリアクションをしたりなど、リアクションを積極的に取るように意識していきましょう。

ツールを積極的に活用していく

テレワークで適度なコミュニケーションを図っていくためには、コミュニケーションに関するルールづくりだけでは活性化につながらないケースも少なくありません。そこで導入したいのがコミュニケーションツールです。
たとえば、チャットツールやタスク管理ツール、スケジュール管理ツールなどが該当します。
チャットツールは、社内でのやりとりはもちろん、社外や取引先の方たちとの連絡ツールとしても活用できます。メールではどうしても受信を見落としたり、送受信に時間がかかったりするため、より素早く、手軽にやり取りできるチャットツールの導入はとてもおすすめです。
さらに、上司や同僚のタスクやスケジュールを可視化できる管理ツールを導入することで、自分以外の人の行動がわかるため、報告・連絡・相談をしやすくなるはずです。
また、ツールによって使用用途をしっかりと分けることで、スムーズなコミュニケーションを実現できます。業務連絡はチャットツール、表情を確認したい時はWeb会議ツール、緊急時は電話連絡など、連絡手段に関するルールを策定してください。

テレワークで起こりがちな長時間労働！働きすぎない環境作りの重要性

オーバーワークをしてしまう主な原因は、「コミュニケーションが減って社員の不安が強まったこと」「会社側がテレワークの管理に慣れていないこと」、そして「テレワークではオンオフの切り替えが難しいこと」などが挙げられます。
テレワークをする社員の帰属意識や生産性の低下を招くことはもちろん、最悪の場合「テレワークうつ」を発症するケースも考えられるでしょう。仕事を振られても「できない」と断りにくかったり、孤独を感じたりすることで、精神的に病んでしまう社員も増えてしまっているのです。
ここからは、テレワークで起こりがちな長時間労働を回避するために、働きすぎない環境とつくるコツをご紹介します。

適度なコミュニケーションを図ること

テレワークは自由な働き方ができるというメリットもありますが、全く干渉しなかったり、放任しすぎたりするのは大変危険です。安心してテレワークでも働ける環境を作るためには、社員同士の適度なコミュニケーションが必要不可欠です。
ある企業では、テレワークの休憩タイムにチャットで雑談する時間を設けたことで、社員のリフレッシュ効果が見られました。
近すぎず、遠すぎない適度な距離感を保ちながら、テレワークを推進していくことが重要です。

社員自身の働き方への意識改革をする

社員や社員の家族たちのテレワークに対する意識改革をしていくことも重要です。テレワークを理由に、家事や育児に対する負担が増えている家庭も少なくありません。執務中は業務に集中できるよう、社員の家族たちに対して理解や協力を求めることも大切です。
そして、テレワークで働きづらいと感じることがあった場合は、気軽に相談できる環境を整えるのも大切です。決してストレスを溜めすぎないように声かけをして、積極的に声を上げられる風土づくりを徹底していきましょう。

完全テレワークにせず、出社日を確保する

完全テレワークにすることで、居住地に関係なく様々なところで業務ができるというメリットもありますが、月に数日でもオフィスへの出勤日を設けて社員の健康チェックや業務の進捗状況などを確認することも大切です。
出社することが負担に感じる社員ももちろんいるでしょうが、オフィスに来ることでリフレッシュできる社員もたくさん存在します。オフィスでしかできない業務をわざと設けるなどして定期的にオフィスに出社する日を作るよう心がけてください。
出社した際は、上司と部下が直接面談する場を設けるなどして、声かけやコミュニケーションを図り、部下の勤務状況や健康状態を対面でチェックします。社員同士の交流と情報交換の場としてオフィスを積極的に活用していきましょう。

今回のまとめ

自由な働き方を実現できるテレワークですが、導入の仕方を間違えてしまうと社員のモチベーションや生産性に悪影響を及ぼすリスクが高まりかねません。テレワークの導入に失敗する会社の特徴をしっかりと理解するとともに、成功するために押さえるべきポイントを実践していきましょう。

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