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新型コロナウイルスの流行によって、ウィズコロナやアフターコロナを見据えたニューノーマル時代が到来しています。感染症対策や働き方改革を進める中で、テレワークやリモートワークを推進している企業も増加しており、オフィスの在り方についても考えるきっかけとなっているでしょう。
ここでは、オフィスや事務所の縮小を検討する際に知っておくべきポイントについて詳しくご紹介します。フリーアドレス制を導入する際のオフィスや事務所の適正面積をはじめ、フリーアドレス制で必要な備品や設備、さらには業務効率を維持するためのポイントも解説するので、ぜひ参考にしてください。

フリーアドレス制で縮小する時に必要なオフィス・事務所の適正面積

新型コロナウイルスが流行したことをきっかけに、オフィスや事務所の在り方や価値観が大きく変化しています。その一つの要因が「テレワークの増加」です。
コロナウイルスの流行をきっかけに完全テレワーク制を導入した企業は少数に過ぎませんが、幅広い業種や企業でオフィスワークとテレワークを併用する動きが盛んになりました。
テレワークを導入する際はオフィスの「フリーアドレス制」の導入を検討する必要があります。ここでは、フリーアドレス制の仕組みやフリーアドレス制の導入によってオフィスや事務所を縮小する際の適正な面積について詳しく見ていきましょう。

フリーアドレス制とは

フリーアドレス制とは、オフィス内で特定のデスクやワークスペースを持たずに、自分の好きな場所で働くワークスタイルのことです。オフィスによっては、ソファーやカフェテーブルを設置しているところもあるなど、従来のオフィスよりも自由な働き方ができると注目されています。
オフィスにフリーアドレス制を導入することで、従来よりも狭いスペースでオフィス管理が可能です。オフィスを縮小することによって、ランニングコストの削減はもちろん、業務の効率化や働き方改革の促進、そして感染症対策など様々なメリットがもたらされるでしょう。

フリーアドレス制を導入する際に必要なオフィスや事務所の適正面積とは

安全衛生情報センターの「労働安全衛生規則」によると従業員一人当たり最低10立方メートル確保するよう定められています。その他にも、大手家具メーカーや不動産会社によって推奨する面積は異なるものの、一般的に一人あたり約3坪必要と考えてください。
しかし、外回りの営業活動が多いことで出社人数の少ない企業やテレワークやフリーアドレスを導入している企業の場合は一人あたり1〜2坪でも十分なケースもあります。
このように、オフィスの適正面積はワークスタイルや出社する社員数に応じて大きく異なると理解しておきましょう。

フリーアドレス制導入でオフィス・事務所に必要になる備品

オフィスにフリーアドレス制を導入する際に必要な備品や設備についてご紹介します。

個人ロッカーなどの収納スペース

フリーアドレス制を導入することで社員それぞれがデスクを持たなくなるため、ノートパソコンや文房具などを保管するための個人ロッカーの設置をおすすめします。
個人宛の郵便物や配布物がある場合も、個人用ロッカーにポストインできるような仕組みを作っておくとさらに便利に活用できるでしょう。

感染症対策アイテム

感染症対策の一環として、除菌スプレーやシートなどを配置しておくのもおすすめです。フリーアドレスのオフィスはすべてが共用スペースですので、使用した後のデスクやチェアを除菌してから離席するなどのルールを設けることで感染症対策に非常に効果を発揮するでしょう。

パーテーション

フリーアドレス制を導入する際に問題なのが、集中して作業できる空間を担保しにくくなることです。様々な業務にあたる人たちが同じスペースで作業をするため、不必要な会話などが気になって業務に集中できなくなる方も少なくありません。
そこで、パーテーションを活用して簡易的な個別ブースを設けるなどの工夫をすることで、社員の満足度を高められます。

システム導入

誰がどこで作業しているかがわかりにくい、チームの進捗状況が把握できないなど、フリーアドレスを導入するデメリットもいくつか存在します。そこでそれらのデメリットを解消するためにも、必要なITシステムの導入を検討してください。
上司やチーム内の連絡ツールとしておすすめなのが「グループチャット」です。さらに業務の進捗状況を把握するために有効なのがスケジュール管理ツールやタスク管理ツールです。
その他にも、ペーパーレス化を実現するために重要な「決済システム」や「電子印鑑」の導入も必要不可欠なツールと言えます。直接会って打ち合わせがしたい場合や電話の取次ぎが必要な場合に役立つ「座席管理システム」もおすすめです。
業務効率を下げないためにも、必要なシステムを積極的に導入してください。

適正面積を決める時の不可欠要素とは？業務効率を維持するポイント

オフィスの縮小化を実際にやってみようとお考えの場合は、まずオフィスの適正面積を割り出すための必要なデータを把握することから始めるのがおすすめです。
ここからは、オフィスや事務所の適正面積を決定する際に必要な要素や業務効率を維持するために押さえるべきポイントをご紹介します。

オフィス縮小を考える上で必要不可欠な2つの要素

オフィス縮小を成功させるためには、アクションを起こす前に正確なデータ収集を行わなければなりません。

社員の在席率

オフィスの広さを決定するために重要なデータとして社員の在席率があります。必要な座席数を感覚的に決めてしまうと席数が大幅に足りないという事態を招きかねません。しっかりと根拠となるデータを収集した上で必要な数を導き出してください。
まずは、曜日や時間帯ごとの在席率を調べてください。繁忙期や閑散期によって在席率が大幅に異なる場合も同様に、シーズンごとの在席率を把握することも重要です。

出社や在宅勤務のニーズ

子育てや介護など、様々な理由から在宅勤務を希望する人が増えているものの、全ての人たちが在宅勤務を希望している訳ではありません。ネット環境や住宅環境によっては在宅勤務が難しいケースや自宅では集中できないために出社を希望するケースも少なくないないからです。
そのため、全社員のうち、出社を希望する人数と在宅ワークを希望する人数を正確に把握する必要があります。
オフィスでの作業がメインの事務系部署や外回りがメインの営業部署など、部署によっても在宅勤務のニーズは大きく異なります。
実際に在宅勤務でも滞りなく業務にあたれるかを含め、社員全体のニーズをしっかりと把握してください。

オフィスを縮小する際に業務効率を維持するポイント

オフィスを縮小できてランニングコストが削減できると喜んでいても、業務効率が低下してしまっては意味がありません。ここからは、オフィスを縮小する際に業務効率を維持するために押さえるべきポイントをご紹介します。

目的を整理して明確にする

オフィスの縮小を成功させるためには、企業が抱える問題や課題を洗い出し、オフィスの縮小によってそれらが解決できるかを検討する必要があります。社員へのアンケートを実施して部署ごとに最適な働き方やニーズ、そして在席率を把握することでオフィス縮小を実施すべきかどうかを見極めてください。
近い将来に組織が再編されたり新事業がスタートしたりする予定がある場合は、無理にオフィス縮小をしない方がいいケースもあります。不必要にオフィスを縮小してしまうことで、経営にも大きな影響を及ぼしかねません。オフィス拡張や再移転の可能性がないかも併せて確認していきましょう。

オフィススペースに余白を持たせる

オフィスを縮小した後も、社員が快適に働ける環境を作るためには、オフィススペースにある程度余白を持たせることが重要です。スペースに余裕がないと、必要な備品が設置できないだけでなく、導線の確保もしづらくなるので注意しなければなりません。
適切なスペースは、社員一人あたり3坪が目安ではあるものの、テレワークやフリーアドレスを導入している企業の場合は1〜2坪でも十分なケースもあります。
オフィスに休憩スペースや集中ブースを設ける場合は、1人当たり4〜5坪を目安に面積を割り出してください。

社内制度を見直す

オフィスを縮小してテレワークやフリーアドレス制を導入する場合は、従来の社内制度を改めて見直すことが大切です。
特にテレワークを導入する場合は、社員同士のコミュニケーションが希薄になりやすいため、チャットツールやタスク管理ツールなどのITツールの活用を検討しましょう。
さらにテレワークやフリーアドレス制は、社員が実際に働く様子が見えにくいことから人事評価しにくいというデメリットがあります。そのため、人事評価をする際の項目を明確化したり、上司や同僚など様々な立場の人間が評価に携わる360度評価を採用したりすることも検討してください。

今回のまとめ

今回は、オフィスや事務所の縮小を検討する際に押さえておくべきポイントや注意点についてご紹介しました。オフィスを縮小することでコスト削減や業務の効率化が実現しやすくなります。ただし、集中力の低下や業務の進捗状況が把握しづらくなるなどのデメリットも生じる可能性があるため、注意しなければなりません。オフィスの縮小化が本当に必要なのか見極めた上で、正確なデータをもとにオフィスの適正面積を割り出してください。
今回ご紹介したポイントや注意点を踏まえて、業務効率を維持できるオフィス環境を整えていくことをおすすめします。

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