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コラム 2023.01.06
賃貸オフィスに社長室を設置するメリットやおすすめのレイアウト例
所有するオフィスに限らず、賃貸オフィスでも社長室を作りたいと考える事業主の方も多いのではないでしょうか。賃貸オフィスの場合は所有物件に比べて多くの制約があります。ただし、計画の仕方や、アイディア次第では満足度の高い社長室が作れる可能性は十分にあるでしょう。
ここでは、賃貸オフィスに社長室を設置するメリットやおすすめのレイアウトを解説します。賃貸物件であることを理由に社長室の設置を諦めていた事業者の方は、ぜひ参考にしてください。
応接室を兼ねることができることが最大のメリット
最近はリモートワークを導入する企業が増加したことにより、オフィスの規模を縮小したり、オフィスを移転したりする企業も出てきました。そういった環境変化から社長室はなくても良いと考える企業も少なくありません。しかし、企業の業務スタイルや経営方針、社長の考え方によっては、様々なメリットがもたらされるのも事実です。
賃貸オフィスでも社長室を作ることでどのようなメリットが考えられるのか、より具体的にイメージすることで、本当に社長室が必要かどうかもわかります。
賃貸オフィスに社長室を設置するメリット
ここからは賃貸オフィスに社長室を設置する4つの主なメリットを解説していきます。
社長業やその他業務に集中できる
社長室を準備する主なメリットは、周囲の環境に左右されることなく社長業に集中できることです。社員が複数名いるオフィスから社長室を分けることで、社長にとって重要な業務である経営戦略を立案・検討することはもちろん、重要な交渉や意思決定をする際も落ち着いた空間でしっかりと取り組めます。
他の社員たちから干渉されることや騒がしい空間から解放され、一般的な業務を効率的にこなせるのはもちろん、社長業そのものをしっかりと集中して取り組めるのです。
セキュリティ管理をしやすくなる
社長室があれば、セキュリティに関しての管理も非常にスマートになり、大切な情報やデータを守れるメリットもあります。社長や経営陣が取り扱う書類や契約書には、社内外に知られてはいけない重要な機密情報や財務情報などがたくさん詰まっています。しかし、社長室を作らずに他の社員と同じフロアにしてしまった場合、常に情報漏洩のリスクに晒されていると言っても過言ではありません。外部の人間がオフィスを出入りすることも多い企業であれば尚更です。大切な機密情報を社長室で一括管理することで、外部への情報漏洩のリスクも最小限に抑えられるでしょう。そのほかにも、経営に関わる重要な会議や会話など、一般社員や外部の人間に知られてはいけない内容も、社長室内であれば気兼ねなくやり取りできます。
このように、大切な情報の漏洩を防ぐためにも社長室は非常に大切な役割を果たすのです。
重要な会議やミーティングにも活用できる
社長室は、社長が業務にあたる以外にも重要な会議や打ち合わせのシーンで活用できます。経営に関わる重要な役員会議はもちろんのこと、少人数のミーティングの際も活躍するでしょう。
一般のフロアから遮断された環境で会議を行うことで、話し合いの内容が部屋の外に漏れる心配がないのも大きなメリットです。
企業のイメージアップにつながる
社長室を応接室としても使う場合、その部屋が魅力的でスタイリッシュなものであればブランディング向上にも繋がります。
社長室で応対することで大切な取引先として扱われていると顧客に伝わりやすくなり、無機質な印象の会議室などで応対するよりも好印象です。それにより、大切な商談や交渉ごともスムーズに進めやすくなるのでこの点もメリットだと言えるでしょう。
賃貸オフィスに最適な社長室のおすすめレイアウト
賃貸オフィスに社長室を準備する場合、いくつか注意しておきたいポイントがあります。また、社長がより働きやすい空間を作るためには、オフィスのレイアウトにも気を配ることも重要です。
ここでは、賃貸の物件で社長室を用意する場合に注意しておきたい点と、おすすめのオフィスレイアウトを解説します。
社長室のレイアウトを検討する際の5つの注意点
社長室を検討する場合、どういったスペースにするかをまず決めることが重要です。考え抜かれた社長室には以下のような5つのポイントがあるので順に見ていきましょう。
社長のワークスペースをきちんと確保して快適な空間を作る
社長室を準備する場合、なんといっても社長が業務に当たりやすいスペースを意識することが肝心です。会社を経営するためには様々な情報を収集しながら経営戦略を立てる必要があり、多くの書類や資料を保管する必要があります。そのため、執務用の落ち着いたデスクの他、デスク近辺には、書棚や本棚などをきれいに整理整頓できる仕組みを作ることが大切です。
社長をはじめ、社長室を使用するすべての社員が集中して作業するためにも、窮屈さを感じさせない空間づくりが大切です。空間の広さに制約がある場所に社長室を作る場合、レイアウトを工夫しながら、できる限り開放感のある作業スペースを確保するイメージで考えてみてください。
場合によっては他の部署との連携が取りやすい場所への設置も検討しよう
高いセキュリティ管理をするためにも、社長室はオフィスのエントランス部分から一番離れた場所に設置するのが一般的な考え方です。
しかし、企業の業態や業務スタイルによっては、社長とのやりとりが密に必要な部署付近に設置し、業務効率の改善を見込んで計画する選択肢もあるでしょう。例えば、営業部署や製品開発部署など、社長が直接関わる機会の多い部署の近くに設置することでスピード感を持って業務を進められ、スムーズに連携が取れます。
余裕を持った応接スペースを確保する
頻繁に社長宛に来客がある場合、社長室にさらに応接スペースも準備し、ゆとりをもった間取りを確保することが大切です。具体的には4〜5人程度が座れるソファーや椅子と応接テーブルが設置できる程度のスペースは最低限確保しながら、快適な空間を作るためのレイアウトを考えてください。
コロナウイルスの関係で、Webミーティングを行う企業も増えていますので、大型スクリーンやモニターの設置、安定したインターネット環境の整備も行っていきましょう。
高い機密性を保持する
社長室には機密性の高い情報が数多くありますので、情報管理を徹底しなければなりません。社長室の機密性を考えると、まず真っ先に思いつくのが、社長室にICカードを使用した入退室管理システムを導入するなど、基本的には一般社員や外部の人間は入室できない規則を設けましょう。入室できる人員を限定的にしたうえで、できる対策としては、室内に防犯カメラを設置したり、社長室に入室する際は盗聴対策としてスマートフォンの持ち込みを禁止したり、様々な情報を保管する収納棚はロック式のものを導入したりすることなどが挙げられます。
できる限りの工夫や対策を行い、高い機密性を維持することが大切です。
社長や経営陣の意向や好みを生かす
社長がより業務に集中して効率よく作業をこなしていくためには、社長自身が居心地良く過ごせる空間を作っていかなければなりません。そこで、社長の趣味や嗜好に合わせたものをできる限り反映することも大切です。社長が目指す企業イメージを具現化するためにも、社長室は非常に大切な存在です。社長室には取引先などの訪問も多いことから、会社の顔となりうる空間でもありますので、目指すブランドイメージにマッチした家具選びやレイアウトを心がけてください。
統一感のある空間を作るためには、インテリアコーディネーターなどの専門業者に依頼するのも良いでしょう。
賃貸オフィスの社長室におすすめのレイアウト
続いて、スペースの限られた賃貸オフィスでも採用しやすい社長室のレイアウトをご紹介します。
ガラスパーテーションで間仕切りをする
ワンフロアの賃貸オフィスの場合は、社長室のスペースを確保するためにパーテーションを活用する方法をおすすめします。パーテーションにはアルミやスチール、布張りタイプなど様々な素材のアイテムがありますが、最近人気を集めているのがガラスパーテーションを活用した間仕切り方法です。ガラスパーテーションを設置することで、閉塞感や圧迫感がなくなり明るい印象になります。さらに、ガラスパーテーションを使用することでオフィス全体に奥行きが生まれるため、狭い空間も広々と見せられるのも嬉しいポイントです。
しかし、賃貸オフィスにガラスやアルミ、スチールのパーテーションを設置するためにはほとんどの場合施工が必要ですので、事前にオーナーや管理会社に許可を取る必要があります。事前に確認し、了承を得た後に間仕切りを設置してください。許可を取る際に、原状回復費用が発生するかについても併せて確認しておくと安心です。
応接室を兼ねるレイアウトにする
おしゃれで落ち着いた趣のある家具を配置することで応接スペースとしても活用でき、取引先などから来客があった際にもゆったりと商談を進められるでしょう。革張りのソファーなど、高級感のあるデザイン家具を選ぶことで、上品でワンランク上の空間を演出できるのでおすすめです。
対外イメージをアップさせるためにも、ソファーや机などの応接セットを設置して、大切なお客様にリラックスしてもらえる空間を作ってみてください。
大型のオフィス用デスクを設置する
社長室で会議を開催する機会が多い場合は、複数人で使用できるタイプのミーティングテーブルの導入も検討してください。社長の執務デスクの他に、会議やミーティング、プレゼンテーションなど、様々な用途で使用でき、より汎用性の高い空間が生まれるでしょう。
企業イメージに合わせたインテリアを設置する
応接室としても使える社長室だからといって、重厚感や高級感をことさら前面に押し出す必要はありません。企業のブランドイメージや、行動理念などと合わせたインテリアを選ぶことでスタイリッシュかつおしゃれな空間を演出できるでしょう。カフェのようなおしゃれな空間やポップなカラーを取り入れた空間など、遊び心や開放感を感じられるレイアウトに挑戦するのもおすすめです。
応接室を兼ねるメリット・デメリット
社長室は大切な取引先や顧客を接遇するスペースとしても活用される機会が少なくありません。ただし、社長室と応接室を兼用とする場合、メリットとデメリットもしっかりと理解しておく必要があります。
応接室を兼ねるメリット
社長室と応接室を兼用とする場合の大きなメリットは、前述した通り顧客に対して特別感を与えられることです。無機質な会議室ではなく、高級感のある社長室へ案内されると、大事な顧客として扱われていると感じてもらえるでしょう。重要な商談や交渉ごとをスムーズに進めるためにも、顧客に好意的な印象を抱いてもらうことは重要なことです。
社長室と応接室を兼用にすれば最小限のスペースと家具の設置で済むというメリットもあります。賃貸オフィスのため社長室を準備できない企業も少なくありません。その場合は限られたスペースを有効活用できることから、社長室兼応接室となるようなスペースを設けることをおすすめします。
応接室を兼ねるデメリット
また、社長室兼応接室とする場合のデメリットは、個人情報や重要機密情報が外部に漏れてしまう可能性があることです。大量の資料や契約書などをしっかりと管理、保管する仕組みを作ることはもちろん、セキュリティ性を高めるために室内にカメラを設置するなどの防犯アイテムを導入しましょう。
今回のまとめ
今回は、賃貸の限られたスペースのオフィスに社長室を設置するメリットやおすすめレイアウトについて詳しくご紹介しました。賃貸物件は、規約などによって施工できる内容が限られてしまう可能性もあります。ただし、アイディアや工夫を凝らすことによって、会社として非常に重要なスペースとして作り上げられるでしょう。
ご紹介した注意点を参考に、自社のケースバイケースに合わせて社長室のアイディアを考えてみることをおすすめします。
名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。
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