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従業員が1日過ごすオフィスは、快適な空間であることが大切です。オフィスが狭い場合、不便なだけでなくストレスの原因にもなり得るからです。
そこで今回は、オフィスが狭いことによる影響や注意点、限られた空間で快適に過ごすアイデアについてご紹介します。

狭いと感じるオフィスの基準

オフィスの広さについて、法律的な最低基準は定められていません。しかし、デスク同士の間隔や通路の幅などには目安があり、移転時や模様替えの際には参考にされます。
個人差はありますが、ストレスなく働ける目安は以下の通りです。

• 1人あたりの執務スペース　約3坪
• メイン通路　160㎝
• テスクとデスクの間　90㎝
• デスクと壁の間　90㎝
• 座席と座席の間　150～180㎝
• 収納庫と座席の間　140㎝

オフィスが狭いことで起こる3つのデメリット

オフィスが狭く、従業員が窮屈さを感じると、以下のようなデメリットが生じます。

デメリット①パーソナルスペースが侵されるストレスを感じる

狭い空間では、他人との距離が近くなるので、パーソナルスペースを侵されていると感じる人が増えます。
パーソナルスペースとは、他者に侵入されると不快に感じる範囲のこと。個人差がありますが、オフィスが狭いと必然的に不快感を覚える人が増えるでしょう。

常に自分の行動を見られている感覚が生まれたり、落ち着いて仕事をしづらくなったりします。環境に慣れていない入社したばかりの従業員は、特に気を付けてあげてください。

デメリット②雑音が入りやすく集中力やモチベーションの低下につながる

至近距離に人がいると、一つひとつの動作の気配や話し声が聞こえます。これらの気配や音が気になり、集中できずにモチベーションが低下するタイプの人もいます。

デメリット③動きが制限されコミュニケーションしづらくなる

通路が狭く導線が悪いと、移動自体が面倒になります。
「上司に聞きたいことがあるけど、後にしよう」「念のため資料を確認したいけど、資料を取りに行くのが面倒」など、本来やるべき仕事や確認が後回しになり、ミスが増える一因になります。コミュニケーションも不足しがちになるので、組織内でのスムーズな連携に支障が出る恐れもあります。

狭いオフィスを快適にするための改善策

ここでは、オフィスを快適にするためのアイディアをご紹介します。

定期的にレイアウトを見直す

長年同じレイアウトのままでは、気付かないうちに使いにくくなっていることがあります。新年度や年末の大掃除といったタイミングで、思い切って見直すと、空間を有効活用するアイデアが浮かぶかもしれません。

パーテーションで空間を区切る

休憩室や会議室を確保できない場合でも、パーテーションで空間を区切ることで独立空間を増やせます。専用の部屋を作るよりも省スペースで済むこと、大がかりな工事不要で空間の分断や拡張が柔軟にできる手軽さがメリットです。

パーテーションには多くの種類がありますが、

• 背の低いもの
• 一部がガラスパネルやアクリルパネルになっているもの

は、圧迫感が出にくいのでおすすめ。
パーテーションの頻繁な出し入れが想定される場合は、折りたたんで収納できるものが便利です。

デッドスペースを有効に使う

オフィスレイアウトを見直す際は、床以外にもデッドスペースがないか考えてみましょう。意外な場所が役に立ったり、違う使い道があったりします。
例えば、

• 壁や柱にホワイトボードやスクリーンをかける
• 柱に塗装して、ホワイトボードとして使う
• 背の低い収納棚をテーブルやパーテーション代わりにする

など、高さを利用したり、「1人2役」の役割を持たせたりすることで占有面積を抑えられます。

また、

• 書類をデータ化し書類棚を撤去する
• 椅子を置かず立ちミーティングにする（息抜きのスペースとの兼用も可能）

といった、ものを減らす方法でもスペースを確保できます。
特に立ちミーティングは、ミーティング時間を短縮させるというメリットもあります。立ち姿勢では座った姿勢よりも参加者同士の距離が近づき、積極的な発言が促されます。また、脳が活性化され、生産性の高い会議が可能です。

兼用スペースを作る

使用頻度の低い部屋は別々に設けず、1つの部屋に複数の役割を持たせると効率的です。
具体的には、

• 応接室と会議室
• 応接室と休憩室
• ロッカー室と休憩室

など、兼用できそうな場所を考えてみましょう。たまにしか使わない部屋は、不要な物を置いてしまって倉庫化しがちです。使用頻度が上がれば、きれいな状態を保とうという意識も生まれます。

フリーアドレス化しデスクを最小限にする

クリエイティブな職場や外回りが多い職場は、フリーアドレス制を検討するのも良いでしょう。個人のデスクを撤去して大きなデスクに椅子を並べれば、省スペースの工夫ができます。
1人あたりの占有面積を減らすだけでなく、必要なコミュニケーションがとりやすくなるため、新しいアイディアの創出や、連携強化などにも効果的です。また、次に使う人への配慮から整理整頓の習慣がつくのもフリーアドレス制のメリットです。

内装の色や家具のサイズを見直す

物理的な広さを確保する他に、視覚的に広く開放的に見せる方法もあります。

壁・天井・床・家具を広く見せる色に変える

人間の視覚において、膨張色（白やベージュなどの明るい色）は広く感じ、収縮色（黒やネイビーなどの暗い色）は狭く感じます。また、青、青緑、青紫は後退色と言い、実際の位置よりも奥に見えるという特徴があります。
例えば、天井は膨張色を使って白っぽくし、壁の一面だけを後退色にすれば、広く奥行きのある空間に感じられるということです。

また、家具を薄い色にすると、背景となじんで存在感を薄くできるので、白に近い色か淡い後退色を使うのがおすすめです。

なお、広く見せるために四面全部を膨張色にすると、逆に落ち着かないと感じる方もいます。そのようなときは、差し色として観葉植物を置くと良いでしょう。

家具を低い物に変える

室内を開放的に見せるには、視線を遮るものをなるべく少なくするのがポイント。背の高い家具よりも背の低い家具のほうが、目線が下がって圧迫感が軽減される、といった具合です。
地震の際に倒れにくいというメリットもあります。

ホワイトボードや壁掛け式のスクリーンについても、

• 視界を邪魔しすぎない位置にかける
• ロールタイプを選び、使わない時は巻き上げておく

といった工夫をすると、室内が見渡しやすくなります。

従業員の意見を聞く

レイアウト変更の計画を立てる前に、従業員の意見をアンケートで聞いてみましょう。要望の多いものから取り入れていくと効率的な改善ができますし、自分の意見が取り入れられることで従業員の満足度向上も見込めます。

大がかりなレイアウト変更をする場合は、アンケートを収集後にコンセプトやレイアウト案を詰めるための委員会を立ち上げると、計画的に進行しやすくなります。

オフィスを改善する際の注意点

広さを確保することだけに注目しがちですが、レイアウト変更にあたってはいくつかの注意点もあります。家具の移動後に問題が発覚すると、時間と労力が無駄になってしまうため、計画段階から意識しておきましょう。

電源の場所や配線に配慮する

配線が複雑化しすぎたり、必要な電源が取れなかったりといったことがないように、コピー機や複合機などの大きな電化製品と、デスクの位置を先に決めましょう。

災害時に安全を確保できるようなレイアウトにする

常時だけでなく、災害など万一の時のことも考えてレイアウトを組む必要があります。従業員の安全を守るのも、オフィスの大事な役割です。

• 家具が倒れた際に安全か
• 避難経路に物が置かれていないか

など、防災面を踏まえた配置にしましょう。

人数増加にも柔軟に対応できるレイアウトにする

今後、企業拡張を想定している場合は、人員増加を見越したレイアウトにすることが重要です。人数が増える度に大がかりな工事や模様替えはできないので、共有のデスクやロッカーを用意しておくと安心です。

今回のまとめ

今回は、オフィスが狭いことによる影響と、狭いオフィスでも快適に過ごせるアイデアをご紹介しました。窮屈なオフィスが従業員にストレスを与えることは、回りまわって会社の損失に繋がる可能性もあります。

同じ面積のオフィスでも、レイアウトを工夫し、一定のパーソナルスペースを確保したり、居心地の良い空間を作ったりすることで、モチベーションや生産性向上につながるでしょう。今回ご紹介したアイディアを、自社の空間作りにぜひご活用ください。