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フリーアドレスオフィスとは、社内で自分の席を持たず、好きなスペースで作業を行うワークスタイルのことです。一般的なオフィスとは異なり、ノートバソコンやスマートフォンさえあれば仕事が行えるのがメリットですが、必要な書類をどこにしまえば良いか悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。今回は、賃貸オフィスの中でフリーアドレスオフィスを活用する際に知っておきたい、収納不足の課題解決方法についてご紹介します。

フリーアドレスオフィスで発生する収納不足を補う上で重要になる鍵付き個人ロッカー

フリーアドレスオフィスでは個別デスクというものが存在しません。そのため、仕事を行うスペース以外に収納用の個人ロッカーが必要となります。そこで便利なのが、鍵付きのロッカーです。

鍵付き個人ロッカーを付けるメリット

第一に使用者のプライバシーが守られる事が挙げられます。仕事で必要となる資料を入れておく以外にも、仕事用のタブレットなど電子機器をしまっておく時に便利です。出勤時に使用した音楽機器など、貴重品をしまっておく時にも活用できます。
また、フリーアドレスオフィスはどこでも働ける反面、自分がどの会社・組織に勤めているのかという意識が薄れてしまう事も少なくありません。鍵付き個人ロッカーにネームプレートを付けておくことで、その会社で働いているという存在意識を高める効果に繋がります。さらに、個別ロッカーに使用する鍵の種類によっても、セキュリティ度は変化します。特に、一般的な鍵の紛失という心配がないダイヤル式ロッカーは、出入りの多いフリーアドレスオフィスでも使いやすいアイテムだと言えるでしょう。

鍵付き個人ロッカーの選び方

一般的なロッカーとは異なり、鍵付き個人ロッカーのデザインや形は様々です。例えば、オフィスの壁と一体型になっているものであれば、省スペースでオフィスの中を有効活用することができるでしょう。壁と同じ色合いのデザインで統一することで、見た目的にもすっきりします。
また、鍵付き個人ロッカーに投函口があるタイプを用いた場合、鍵を開けずに書類をロッカーに入れられるといったメリットがあります。ロッカーの所有者が社内にいない場合でも、書類の共有を行えるため効率的です。
よりセキュリティ面を高めたいという点を考慮すると、スマートロック式の鍵付き個人ロッカーがおすすめです。特に、本人認証機能がついたものであれば、第三者によるロッカー操作が出来ないため安心できるでしょう。

鍵付き個人ロッカーを使用する注意点

その職場に合った鍵付き個人ロッカーを選ぶという点です。例えば、書類のやり取りが多いオフィスやパソコン業務がメインの職場では、奥行のスペースが限られた縦型のロッカーはあまりおすすめできません。反対に、スーツや作業服の着用が多い現場では、衣類をしまうことが出来ないボックス型のロッカーでは不便です。
使用者にとって有益となる鍵付き個人ロッカーの導入は、作業者のモチベーションアップにも繋がります。セキュリティ面だけにこだわらず、そのオフィスにマッチしたものを選びましょう。

賃貸オフィスでのフリーアドレスオフィスは運用ルールを設けることで課題の解決に繋がる

フリーアドレスオフィスは自由度の高い職場を作ることが出来るツールですが、使用者の中である程度の決め事が必要不可欠です。オフィス全体にとって大切なことはもちろんですが、従業員がストレスフリーな状態で仕事を行える環境を整えてください。

私物など余計な物を通路に放置しない

スペースが広く使えるフリーアドレスオフィスにおいては、ついつい足元などに荷物を置いてしまいがちです。特に、デスクに置けない私物を床に置いたままにしてしまい、打ち合わせで席を離れてしまう、といった場面も少なくありません。全員が使用するスペースだからこそ、人が行き来する場所には荷物を放置しない、というルール決めは不可欠です。特に、荷物の搬入や物を移動するスペースにおいては、あらかじめラインを引いておくなど導線の確保を行っておきましょう。

退勤時は出勤時と同じ環境に戻す

床に物を置かない、という話にも通じる事ですが、デスクの上にも余計な物を置かない事もルール統一に欠かせない話です。整理整頓をするクセを付けるためにも、退勤時と出勤時が同じ環境になっている、というのをルール決めしておくのが良いでしょう。例えば、デスクの移動やオフィスのレイアウトを変更した際には、使用後に必ず元に戻す、といったことなどです。また、パソコンや私物などをデスクで使用した時には、退勤時に鍵付き個人ロッカーにしまう、といったこともルール決めしておくことをおすすめします。

フリーアドレスオフィスを導入する範囲を定める

これまで通常のオフィスだった会社がフリーアドレスオフィスを導入する場合、多少なりとも従業員同士の混乱がうまれがちです。社員の在籍率が高い職場や、ある程度そのオフィスに勤めていたベテラン社員にとっては、使いづらいといったクレームも出てしまうでしょう。特に、機密情報を取り扱う職場では、デスクトップパソコンの使用が主になるため、急にフリーアドレスオフィスへと切り替えるといっても簡単なことではありません。そのため、フリーアドレスオフィスを導入する事でメリットが生まれるところはどこか、あらかじめ見定めておく必要があります。その中で、エリアごとにブロックを区切るなど、導入する範囲を定めておきましょう。

感染症対策の徹底

従業員同士の交流が多くなるフリーアドレスオフィスでは、日頃からの感染症対策が必要不可欠です。例えば、デスク上に飛沫防止パネルを設置する、携帯型アルコールスプレーを配置する事などが挙げられます。
また、使用した座席やデスクはこまめに除菌シートで拭くことをルール決めしておくと良いでしょう。最近では日常的に感染症対策の徹底をされる方も増えているため、フリーアドレスオフィスで導入する上で従業員に説明する際、それほど手間ではないかもしれません。

フリーアドレスオフィスを成功させるためのポイント

フリーアドレスオフィスはただ導入しただけでは成功に繋がりません。通常のオフィスでは得られないメリットを最大限に生かせるよう、3つのポイントに分けてご説明します。

フリーアドレスオフィスを導入する理由を明確にする

フリーアドレスオフィスは余計な物が必要なく、省スペースでコスト削減に最適です。しかし、なぜわざわざフリーアドレスオフィスを導入する必要があるのか、ということについて、その場で働く全ての従業員が理解しておかなければいけません。その理由は、普段であれば必ずある個別のデスクがないため、従業員によっては仕事に対する不安材料を生んでしまうからです。特に職場の変化に対応できないベテラン従業員に対しては、フォローの場面を増やすなど精神的な面でもケアする事が求められます。フリーアドレスオフィスを取り入れる事により、これまで交流がなかった部署とのコミュニケーション向上や、ディスカッションの場を多く取り入れるといったメリットを話すなど、一般的なオフィスとの違いを従業員全員と共有しておきましょう。

フリーアドレスオフィスを使いやすくするツールの導入

オフィス内で自由に働ける反面、誰がどんなところで働いているのか、今何をしているのかが分かりづらいのがフリーアドレスオフィスのデメリットです。この問題を解決するのが、スマホで使用できる連絡用ツールになります。
ビジネスチャットアプリや座席管理ツールを全ての仕事用スマホに取り入れる事で、管理者が従業員の作業進捗を一目で把握する事が出来ます。また、プロジェクト全体の管理が行えるツールも、クラウド上で操作出来るものに変えておくと便利です。ビジネスチャットアプリと連動して使用できる物も増えているため、作業の効率アップにも繋がります。
また、会議資料など複数名で使用する場合には、クラウドファイル共有ツールの導入が良いでしょう。USBメモリの使用も不要で、いつでもファイルの確認が出来て便利です。時間を選ばず情報共有もスムーズに行えるため、大切な商談を控えている場面でも心配ありません。

グループアドレスの導入

フリーアドレスオフィスだけではなく、部署ごとに定めたグループアドレスを導入してみる、というのも一つの方法です。フリーアドレスオフィスは従業員が全て自由に動ける反面、問題が発生した時などすぐに対応しきれない、というリスクがあります。その反面、チームとして自由に行動するグループアドレスであれば、事前に問題の提起が行える事や新たなアイディアの発生といったメリットを得ることが可能です。
また、グループアドレスのみ始めるオフィスでは、導入時のコストも最小限に抑える事ができるため、失敗した場合のリスクも少なく済みます。
まずはお試しでフリーアドレスオフィスを始めたい、という時には、一つの部署でグループアドレスを試してみるというのも良いでしょう。

今回のまとめ

フリーアドレスオフィスの導入により、従業員同士のコミュニケーションパフォーマンスが向上し、新たなアイディアが生まれやすい職場になります。反面、鍵付き個人ロッカーの導入やルール決めなど、オフィスとしての存在意義や安全性を高めておくことも重要です。成功させるためのポイントを踏まえつつ、賃貸オフィスでのフリーアドレスオフィス導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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