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コラム 2022.04.21
OA機器をリース契約する際の流れと注意点
オフィス業務に欠かせないOA機器は、リース契約を結んだ上で使用するケースがあります。OA機器をリース契約するには、所定の手続きが必要ですが、どのような流れで手続きを行えば良いのでしょうか。また、リース契約の際には、どのような点に注意すべきなのでしょうか。
今回は、OA機器のリース契約について理解を深めましょう。
【目次】
1.OA機器・リース契約の意味を再確認しよう
2.OA機器にリース契約が多いのはなぜ？
3.OA機器をリース契約する際の流れを見てみよう
4.OA機器をリース契約する際の注意点とは
5.リース契約とレンタル契約はどのように使い分けたら良いのか
6.今回のまとめ
OA機器・リース契約の意味を再確認しよう
最初に、OA機器・リース契約それぞれの概要について今一度説明します。OA機器のOAとは、「Office Automatic」の略であり、オフィス業務を快適かつ効率よく行うための機器を指します。具体的には、FAX・プリンター・複合機・コピー機・パソコン・プロジェクター・ラミネーター・シュレッダーなどを指しており、どれも毎日の業務に必要不可欠な機器であることが分かります。また、リース契約とは、リース会社が買い取った商品を顧客へ貸し出す契約を指します。
このため、リース契約を結ぶ相手は、OA機器の販売元ではなく、リース会社となるのです。
リース契約とレンタルの違いとは？
商品を貸し出す契約と言うと、レンタルを思い浮かべる人もいるでしょう。リース契約とレンタルは、仕組みが明確に異なります。最も大きな違いは、契約期間の長さです。リース契約は、通常3年から10年の間で契約期間が定められますが、レンタルでは最短1日から契約が可能です。また、リース契約は新品にのみ適用されますが、レンタルでは中古機となるのが一般的です。
その他にも、リース契約は原則として中途解約が不可能である一方、レンタルでは中途解約をすることができます。
OA機器にリース契約が多いのはなぜ？
OA機器の導入に際してリース契約を結ぶ最大のメリットは、初期コストを低減できる点です。特に、OA機器の中でも比較的高価な複合機やコピー機は、リース契約により分割で支払うのが一般的となっています。複合機を導入するタイミングで最も多いのが新規開業ですが、この時期はさまざまな備品を揃えなくてはならないうえ、引っ越し費用や物件の初期費用などまとまった費用が必要となります。リース契約であれば、初期費用が不要で月々の支払いのみで利用できます。また、リース品の所有権はリース会社にあるため、固定資産税や減価償却の計算も不要なうえ、毎月のリース代は経費扱いにできます。
さらに、先ほど少し紹介したように、リース契約では最新機種がリースされることが一般的であり、経費を抑えた上で最新機種が使えるのです。保守契約を行っているリース会社であれば、リース契約期間中の定期的なメンテナンス・トラブル対応・修理などを無償で依頼できる場合もあり、安心してOA機器を使うにはぜひとも保守契約をしておきたいものです。
OA機器をリース契約する際の流れを見てみよう
OA機器をリース契約するには、次のような流れで手続きを進めていきます。それぞれのステップで重要なポイントを踏まえながら流れを見てみましょう。
1、リース契約の希望条件を決め見積もりを依頼する
最初に、リース会社に対して希望する契約条件を洗い出します。必要な機能や予定使用年数、オフィス移転の予定があるかどうかなどがあります。条件が決まったら、リース会社へ見積もりを依頼します。1社に絞るのではなく、できるだけ複数のリース会社へ見積もりを依頼しましょう。
2、リース契約の申込みを行う
契約する会社を決めたら、次にリース契約の申込みを行います。この時に、各種書類を求められるので、事前に準備しておきましょう。貸借対照表・損益計算書・登記簿謄本・キャッシュフロー計算書・営業報告書・会社経歴・税務申告書の写しなどが必要です。
3、与信審査を受ける
申込みをすると、すぐにリースが受けられるのではなく、リース会社による審査が行われます。OA機器のリース契約は、5年以上の長期間にわたることが多く、OA機器の資産価値が大きいためです。審査基準となるのは企業の経営状態ですが、起業して3年以上経過しており、かつローンなどの滞納がなければ、審査に通る可能性は高いと言えます。起業したばかりの歯医者であれば、開業届書や賃貸契約書などのコピーを添えると、審査に通る確率を上げることができます。
4、審査に通ったら契約を締結する
無事審査に通ったら、リース会社と正式なリース契約を結びます。契約締結には、追加の書類が必要かどうか、リース会社に確認しておきましょう。企業代表者の押印や印鑑証明書、登記事項証明書、現在事項証明書などが必要な場合があります。
5、機器の発注および納品
契約締結の手続きが完了したら、いよいよOA機器の発注に移ります。契約企業が希望するOA機器を、リース会社が代わって購入し、それを契約企業に納品するという流れです。各種設定を行うのに必要な環境は何なのか、納品後のメンテナンスや修理対応などの流れはどのようになるのかなど、これから使用していくにあたって必要な情報はリース会社へしっかり確認しておきましょう。
6、リース契約開始
リース契約が始まると、OA機器のメーカーから保守契約についての案内が届きます。先ほど少し触れたように、保守契約はOA機器を安心して使うために必要不可欠な契約ですので、必ず手続きを行いましょう。また、OA機器の設置場所を変更する場合は、リース会社と保守担当会社に連絡が必要です。この連絡を失念してしまう場合が多いため、十分注意しましょう。
7、リース期間満了
OA機器の所有権はリース会社にあるため、所定のリース期間が満了したら、OA機器を返却します。ただし、契約企業は契約の更新を申し出ることができ、承諾されれば1年単位での更新となるケースが一般的です。
OA機器をリース契約する際の注意点とは
OA機器のリース契約には、覚えておくべき注意点がいくつか存在します。契約前に覚えておくことで、トラブルを防げる可能性が高まりますので、ここからは注意点の詳細を解説します。
契約の中途解約は不可
原則として、リース契約は中途解約ができません。中途解約をする場合は、機械の返却と残っているリース料全額の支払いに加えて、違約金も発生してしまいます。あってはならないことですが、OA機器のリース契約期間中に企業が倒産してしまっても、リース料金の支払いは契約期間満了まで行わないといけないのです。
このため、リース契約は長期にわたった支払いのリスクが伴うことを念頭に置いておきましょう。
購入するよりも支払い総額が高くなる
毎月支払うリース料金には、本体価格に加えて、税金・金利・手数料・保険料なども含まれています。初期費用がかからないというメリットはありますが、一括で購入するのに比べて、支払総額が高くなります。契約前の段階で、リース代金の内訳を十分確認しておきましょう。
中古品にはリース契約が適用できない
リース契約では、中古品のリースができないため、中古のOA機器を希望するのであれば、現金での購入などが主な手段となります。
リース契約とレンタル契約はどのように使い分けたら良いのか
最初の段階で、リース契約とレンタル契約の違いについて触れましたが、この2つをどのように使い分けるか、迷ってしまうケースもあるかと思います。OA機器のリース契約は、中途解約ができないことから、契約期間が短い場合に決めかねる場合もあるかもしれません。どちらの契約にするかを決めるには、やはり契約期間を基準とするのが良いでしょう。安定した長期利用が見込めるのであれば、リース契約の方が適しています。
これに対して、短期利用になる可能性があれば、レンタル契約の方が安心して利用できます。また現在では、あらゆる場面でペーパーレスの傾向が進んでおり、以前ほど紙を使わなくなったという企業も増えています。OA機器の中でも、特にリース契約の割合が高いのは複合機やコピー機ですが、紙の使用が減っていればコピー機の使用も必然的に減っていきます。コピー機を使う場面がそれほど多くない場合も、切り替えしやすいレンタル契約が向いていると言えるでしょう。
今回のまとめ
OA機器のリース契約は、今やオフィスの主流とも言える方式であり、多くの企業が制度を利用しています。リース契約を利用する機器をどのように選択するかは、企業の経営方針や利用方法などによって大きく異なります。自社にとって、どの方法があっているのか、十分検討した上で契約につなげましょう。
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