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コラム 2022.01.17

賃貸事務所・オフィスの移転時に発生するお金について解説

 

賃貸事務所やオフィスの移転には、多くのお金がかかります。賃料の負担を減らすために引っ越しを検討している場合は、余計に費用が気懸りになるはずです。そうでない場合も業務に支障をきたさないように、できるだけ手際よく効率的に引越しをしたい人は多いでしょう。あらかじめ移転にかかる費用が分かっていれば、計画的に進められます。移転にあたり、どんなことにどれだけお金がかかるのか見ていきましょう。

【目次】
1.引越しの費用
2.原状回復工事にかかる費用
3.新オフィスの前家賃や仲介手数料など
4.新オフィスの内装工事費
5.オフィス家具にかかる費用
6.費用を安く抑えるには
7.今回のまとめ

1.引越しの費用

使用しているオフィス家具の量は従業員の人数によって異なります。人数が多ければ、その分引越しの費用も高くなることが基本です。100人以上が働く大規模なオフィスでは、引っ越し費用が数百万に及ぶことが珍しくありません。1人に1台のデスク・パソコン・ロッカーなどが備えてある場合は、運ぶものの量が多いため費用がかさみがちです。業務に使用しているOA機器やキャビネットなどの量も、引越しの費用に関係してきます。移転に際して処分するものが多ければ安く済みます。引越しを機に古くなった機器や什器を買い替えるのであれば持って行くものが少なくなり、費用を抑えることにつながるでしょう。
不要なものを処分するにもお金がかかります。産業廃棄物処理費用は思わぬ高額になることが多いので、まだ使えるものはリサイクル業者に売却するなどの工夫をすることがおすすめです。
引越しにかかる費用は「従業員1人あたり約3万円」で計算できます。2tトラック1台あたりの費用は「8万円前後」が相場ですが、引越しの時期によっても変わってくる点を押さえておきましょう。引っ越しシーズンの3月や9月は、料金設定が高い場合が少なくありません。6~8月は閑散期にあたるため、ほかの時期よりもお得な料金で引き受けてもらえることが多いでしょう。

2.原状回復工事にかかる費用

旧オフィスの退去にかかる費用もチェックしておきましょう。明け渡しの日までに、物件を入居したときの状態に戻さなければなりません。一般的には、パーティション・カーペット・壁紙などの撤去が必要です。入居時の状態は物件によって異なり、天井や床などの内装がされていることもあれば、スケルトン状態にまで戻さなければならないこともあります。工事費は「坪単価で3~5万円」になることが多いですが、オフィスビルのグレードや工事を担当する業者によっても変わってきます。
注意したいのは、貸主が指定した業者が工事をすることになっているケースが多い点です。自分で見積もりをとる場合とは違い、詳細が不透明になってしまう心配があります。契約書の内容をよく確認し、原状回復しなければならない範囲や費用についての取り決めをチェックしておきましょう。
また、月の途中で退去する場合は、賃料を「日割り」で計算し清算することが一般的です。明け渡すまでの家賃も計算し、予算に含めることを忘れないようにしましょう。

3.新オフィスの前家賃や仲介手数料など

前家賃は先払いしておかなければならない家賃のことで、賃料と共益費を入居前に支払います。入居のタイミング次第では、当月分と翌月分を払う決まりになっている場合もあるので確認しましょう。敷金や保証金の用意も必要で、「坪数×坪単価×○カ月分」で計算できます。物件によって異なりますが、6~12カ月分となっていることが多いです。賃料の支払いが滞ったときなどにあてるので、契約期間中に何も問題が起きなければ退去時に返却されます。
礼金は住居用物件に多く、賃貸オフィスでは導入されていないことが多いですが、稀に必要な場合もあります。大家へのお礼の意味で渡すお金なので、退去する際に返ってきません。保証会社を使用する際は、保証委託金の準備も必要になります。保証料は、初年度は賃料の1カ月分、翌年以降は2~4万円程度に設定されていることが一般的です。仲介手数料」は不動産仲介業者に支払うお金のことで、賃料の1カ月分がかかります。業者によっては、もっと安く設定されていることもあり、どんな価格設定になっているかも業者を選ぶ際の一つのポイントです。
賃貸事務所やオフィスに入居する際は、火災保険料に加入する義務があります。万一、業務中の不注意で火事を発生させれば貸主に対して賠償の責任が生じるのです。2年契約で2~3万円程度のことが多いですが、契約内容を手厚くすればそれだけ多くの費用が必要となります。高価な什器や機器がある場合、高額な補償をつければもっと高額になることも押さえておきましょう。

4.新オフィスの内装工事費

新しいオフィスに移転する前に、天井・壁・床などの内装工事が必要です。一般的なオフィスの場合、内装工事費の目安は1坪あたり「10万円」ですが、デザイン性を高くしたい場合や、特殊な材料を使用したい場合はもっと高額になることが珍しくありません。業者によっても料金設定が異なります。
また、社内のインフラを整えるために必要なネットワーク工事費は従業員1人あたり「5万円前後」を見ておきましょう。ネットワークのセキュリティを充実させたいなら、もっと多くの費用がかかることになります。
部屋のセキュリティにかかる費用もチェックしておきたいポイントです。例えば、個人情報を保存している部屋や限られた従業員しか立ち入れない場所を作るには、ドアのセキュリティを高めるための工事が欠かせません。ドアそのもののセキュリティを強化するケースと、ドアに後付けできるタイプのオートロック錠を使うケースが考えられます。後者は低予算でも付けられることが多いので、チェックしてみましょう。

5.オフィス家具にかかる費用

移転にあたって新しくオフィス家具を購入し直す場合は、その費用も必要になります。これまで使用していたものを使い続けたくても、新しいオフィスのレイアウトによっては買い直さなければならないこともあるので、移転の計画が決まった段階で家具のサイズを計測し予定通りに置けるか吟味することが大事です。オフィス家具は使い続けるほどに劣化していきます。
素材や構造によっても異なりますが、オフィスチェアの耐用年数は「10~15年程度」です。耐用年数を超えて使用している場合、いつ壊れてもおかしくありません。引っ越してから買い替えとなると、家具を運ぶためにかけた費用や労力が無駄になってしまうので、移転のタイミングで一新した方がよいでしょう。
新しいデスクやオフィスチェアーにかかる費用は、1人あたり「10万円前後」です。安価なものをそろえて費用を抑える方法もありますが、仕事の効率アップを目指すのであれば、少々高価でも機能性に優れたものを選ぶことをおすすめします。

6.費用を安く抑えるには

賃貸事務所やオフィスの移転に際し、少しでも費用を安く抑えたいと考える人は多いはずです。余計な費用を増やさないためには解約の通知から、退去までの一連の流れを順序よくやらなければなりません。タイミングを間違えると、余計に賃料を支払うことになってしまいます。解約の予告時期は契約している物件によって違いますが、賃貸オフィスの場合「退去の6カ月前」となっていることが多いです。
6カ月の間に不用品の選定・引っ越しの計画・管理をする中心メンバーの選定などを行い、スケジュール通りに進めていきましょう。お金をかけて不用品を運べば無駄になってしまいますし、責任者をはっきりと決めておかないと進捗が滞る原因になります。別々の業者が、引越し・配線・内装工事などを担当する場合、管理が難しくなったり費用がかさんだりすることが少なくありません。オフィスの移転をトータルで任せられる業者を使うと費用を抑えやすいだけでなく、連携を取りやすいので効率もアップします。
また、費用を抑えるには複数の業者から見積もりをとりましょう。少なくとも、2~3社から見積もりを出してもらい、比較検討することをおすすめします。できれば、アフターフォローをしてもらえるかも確認しましょう。自分たちで運べる範囲は業者を頼らないことも一つの方法ですが、精密機器などを素人が安全に運ぶのは大変です。運んでいる最中に万一破損してしまえば多額の費用がかかることになってしまい、節約どころではなくなってしまうので無理せず専門業者に任せた方がよいでしょう。

今回のまとめ

賃貸事務所やオフィスの移転は、規模が大きければ大きいほど準備に時間がかかります。住居の引越しとは違い費用も高額になるので、慎重に計画を進めなければなりません。引越し費用や火災保険料のように確実に必要になるお金に加えて、原状回復や新しいオフィスの内装工事などの工事費も念頭に入れ、準備しましょう。
費用を安く抑えるにこしたことはないので、引越しの時期を引越し業者の繁忙期からずらしたり、旧オフィスから持ってきた家具が入らなかったときや不測の事態が起きたときに備え、できれば費用は多めに用意しておいた方が安心です。オフィスの移転にありがちなトラブルを防ぐには、信頼できる不動産仲介業者に依頼しましょう。
オフィッコスは愛知県を中心に、事務所やオフィス向けの賃貸物件を数多く取り扱っています。オフィスの移転に関する疑問にお答えすることはもちろん理想のオフィス探しのお手伝いをしていますので、引越しを検討中の方はぜひお問い合わせください。