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コラム 2022.01.14

事務所・オフィスの契約時に注意して確認すべき賃貸契約書の事項

オフィスや賃貸事務所を借りる際に賃借契約書を取り交わしますが、確認事項が多くどの部分に重点を置いてチェックすればよいのか迷ってしまうことがあります。賃貸契約書の内容にチェック漏れがあると、トラブルに発展してしまうことが心配です。特に注意して見ていくべきポイントを、チェックしましょう。

【目次】
1.使用目的
2.賃借期間
3.契約解除
4.禁止事項
5.特約事項
6.原状回復義務
7.保証金や違約金など
8.今回のまとめ

1.使用目的

賃貸事務所やオフィスを探していると、使用目的が限定されている物件に出会うことが珍しくありません。もし、居住用としてしか認められていない物件を事務所やオフィスに使用すれば、契約違反になります。物件を探している段階で、賃貸オフィスや事務所として使える物件として紹介された場合でも、契約書の使用目的と食い違っている可能性がないとは言い切れません。使用目的の事項で事務所やオフィスの使用が認められているかを、必ずチェックしましょう。
事業での利用が許可されていたとしても「業種」が限定されていることもあるので、注意したいポイントです。例えば、住宅街の中にある物件は、騒音のリスクがある製造業の入居が認められていないケースもあります。また、賃貸店舗の場合同じ飲食店であっても酒類を販売しない形態の喫茶店を営業するときと、居酒屋やパブなどを経営するときでは使用目的が違うと考えられます。貸主側に夜間の営業を避けたいという意向がある場合、居酒屋やパブの業態以外の飲食店のみ可とされていることもあるのです。

2.賃料・賃借期間

賃貸オフィスや事務所を探しているときに「オーナーとの交渉次第で○○円ほど安くなることに決まっています」というように、仲介会社から言われることがあります。賃料は安い方が固定費が減り、楽に会社を経営できるので、喜んで契約したいと思う借主は多いはずです。しかし、言われていた通りの賃料が契約書に記載されているとは限りません。後から話が違うとならないように、契約書に記載されている賃料を必ず確認し、疑問があるなら内容を変更してもらってから契約しましょう。
また、賃借期間は賃貸事務所やオフィスの場合、2~3年となっていることが一般的です。契約期間が満了になると自動更新することが多いですが、契約内容について条件の変更がある場合、双方で内容を合意して更新することもあります。「中途解約をする場合の条件」も確認しておきましょう。借主が中途解約をする際は、6カ月前に解約予告をすることとなっている場合が一般的です。移転先の選定や内装工事の手配などに必要な時間を考え、無理のない期間に変えてもらえるように交渉しましょう。

3.契約解除

賃貸契約書には、契約解除についての事項が必ず設けられています。どんなことをすると契約解除になるのか、細かい内容が設定されていることは珍しくありません。詳しくチェックしないと、思わぬことで退去をせざるを得ない状況に追い込まれることもあるのです。借主と貸主の信頼関係が成り立たなくなった場合に、契約解除とする旨が記載されていることはよくあります。信頼関係といわれても抽象的すぎて、具体的にどんなことを指すのか想像しづらいかもしれません。例えば、「賃料の未払いが3カ月続いた場合契約解除とする」という記載を、見かけることが多くなっています。賃料の未払いが続くと、貸主との信頼関係を保つことは困難です。ほかにも、周辺住民から苦情が来た場合に関する事項が設けられていることもあります。
重要なことは、借主側にとって「無理がない条件になっているか」をチェックすることです。銀行口座の変更やケアレスミスなどで、賃料の支払いが滞ってしまう事態が想定できます。あってはならないことですが、入金の担当者が変更になった際などに賃料の振込に失敗するリスクはゼロではありません。借主にとって、たった1度の未払いで契約解除になってしまうことは避けたいところです。難しい条件になっていないかを点検し、場合によっては交渉して内容を変更してもらいましょう。

4.禁止事項

禁止事項の項目には、物件を借りる上でしてはならないことが記載されています。例えば、賃貸事務所やオフィスを「又貸し」することや「使用目的以外の使い方をすること」は禁止されています。禁止事項を守れなかった場合、物件から退去を迫られることを押さえておきましょう。例えば、契約者以外が物件を利用することは禁じられています。貸主に黙って、ほかの会社に又貸ししていたり使用用途を破った使い方をしたりすれば信頼関係が成り立ちません。物件をまるごと貸さず、一部分だけ貸していたという場合も禁則事項にあたることが一般的です。
わざわざ禁止事項をするわけがないと考えがちですが、内容をしっかりと確認していないと気づかずに違反することになりかねません。契約者が親会社でグループ会社がオフィスを使用したい場合もありますが、法人が異なれば又貸しとなります。禁止事項にあたるか分からない場合は自己判断をすると危険です。トラブルを避けるため、禁止事項の内容を細かくチェックしましょう。

5.特約事項

特約事項には賃貸契約書に記載されている事項以外で、重要な内容が記載されているので、チェック漏れがないように注意しましょう。例えば、「事務手数料」や「フリーレント」に関することなどが記載されていることが多いです。借主と貸主がお互いに、同じ認識をしておかないとトラブルのもとになります。事務手数料をどちらがどれだけ負担するのかという点は一見小さなことのようですが、はっきりとさせておけばつまらないトラブルを回避できるでしょう。
フリーレントは賃料免除のことで、あらかじめ定められた期間の賃料を免除することを意味し、入居者の負担を減らしスムーズにテナントが決まりやすいことなどがメリットです。フリーレントの物件は初期費用を抑えられるので人気がありますが、契約後すぐに解約されてしまうと貸主にとってダメージが大きいので「2年以内に解約した場合は違約金が発生する」などの条件が、設けられていることが珍しくありません。

6.原状回復義務

賃借契約書には、原状回復義務に関する事項があります。退去に際して「借りたときの状態」に戻す工事をすることを指し、借主が負う義務です。居抜き物件のように、借りてすぐに業務をスタートできることもありますが、内装工事をしてから業務を開始することが珍しくありません。内装がされていないスケルトン状態で契約をしたなら、スケルトン状態まで戻さなければなりません。
借主が注意する点は「原状回復の工事の範囲」や「業者の指定に関すること」です。廊下や通路などの共用部分や外壁などは除外されることはもちろんですが、余計なものまで取り壊しを義務づけられるような事態は避けなければなりません。後々問題に発展することを避けるため、原状回復に関する内容が分かりやすく記載されているかチェックしましょう。
回復工事を任せる業者は、借主が勝手に指定できないようになっていることが一般的です。大切な物件を付き合いがない業者に任せることに、不安を感じる貸主は少なくありません。ほかのフロアと内装を統一する目的で、業者を指定したい場合もあるでしょう。ケースバイケースですが、貸主が業者を決め借主が費用を負担する流れになっていることが大半となっています。不透明さをなくすために、見積もりができた段階で提示してもらいたいと思う人は多いはずです。不公平さを感じるのであれば、貸主にとっても納得がいく条件を契約書に記載してもらえるように、貸主と交渉することが大事です。

7.保証金や違約金など

一般的にグレードが高いオフィスビルは、保証金が高額であるケースが少なくありません。保証金は借主が賃料を払えなかったときのために、貸主側のリスクを減らす目的で設けられています。礼金とは違い契約満了時には返金されますが、退去後にどんなタイミングで返ってくるかは貸主によって異なります。早ければ退去後に1~2カ月程度で戻ってくることもありますが、数カ月も待たなければならないこともあるのです。できれば、スムーズに返してほしいと思う人の方が多いでしょう。
いつごろ返金されるかという点が契約書に記載されていないと、なかなか返ってこない状態になってしまうことが心配です。退去後は工事や移転の準備などで費用がかさみます。経済的な負担を減らすため、返金に関する内容を盛り込んでもらいましょう。
また、契約内容に違反してしまったときの違約金についても、詳しく確認しておく必要があります。賃料×○カ月分の場合もあれば、保証金から引かれる場合もあるので、しっかりと確認しましょう。

8.今回のまとめ

賃貸事務所やオフィスを借りる上で、賃貸契約書の内容を細かくチェックすることは重要な意味を持っています。中でも、原状回復の義務や範囲は住居用の物件とは大きく異なる部分なので、念入りにチェックすべきです。どんなに時間をかけて話し合い取りまとめたことであっても、時間の経過とともに内容が曖昧になりトラブルの原因になることは珍しくありません。約束事は必ず書面で取り交わしましょう。納得できないことがある場合や一方的に借主に不公平な内容になっている場合は、交渉して内容を変更してもらうことをおすすめします。
オフィッコスでは、賃貸事務所やオフィス物件を幅広く取り扱っています。ニーズに合った物件を紹介するだけでなく賃貸契約書に関する不安なども、経験豊富なスタッフがサポートしていますので、ぜひご利用ください。