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コラム 2021.05.21

これから事業を始める人が活用したい貸し会議室


会議といっても、やはり毎日欠かさず行うということは少ないでしょう。そして、そう考えた場合は、事務所に会議室を設けるべきか否かで悩みが生じるものです。ただ、こういった悩みを解決する手段に貸し会議室の利用が挙げられます。貸し会議室とは、具体的にどういったサービスのことなのでしょうか?今回は、貸し会議室の基本情報をはじめ、特徴や選び方について詳しく解説して参ります。ぜひ最後までご覧ください。

【目次】
1.貸し会議室とは
2.貸し会議室とレンタルスペースの違い
3.貸し会議室の選び方
4.今回のまとめ

貸し会議室とは

貸し会議室は、その名称の通り事業における会議や打ち合わせに利用できる施設のことです。事務所に会議室を設けなかった、あるいはスペースの問題などから設置できなかった場合などに、自社の会議室の代わりに利用することができます。もちろん、貸し会議室には、プロジェクターやホワイトボードといった会議に必要な設備が備えられております。また、利用者のニーズに応じて、備品の追加やスペースのレイアウトも変えることも可能であり、会議や打ち合わせに限らずセミナー・イベント・面接など様々な目的で利用することが可能です。
なお、貸し会議室の利用においては、事務所に会議室を設ける必要がなく会議などに用いる備品の導入や管理が不要となるメリット、移動が必要になることや利用頻度が多ければ結局費用がかかってしまうというデメリットが挙げられます。
ちなみに、貸し会議室の料金は利用人数に応じて変動し、50人前後で利用する場合は1時間あたり1〜2万円が相場です。

貸し会議室とレンタルスペースの違い

レンタルスペースは、貸し会議室を含む場所のレンタルサービスのことです。つまり、貸し会議室は、レンタルスペースの中の会議や打ち合わせを行う目的に特化した施設ということになります。同じレンタルスペースでも、主に会議などの目的で使用するために貸し会議室と呼ばれているのです。
なお、レンタルスペースには、ほかにも多岐にわたる利用目的における種類が存在します。例えば、キッチンが備え付けられた料理向けのスペースもあれば、本格的な防音機能が備え付けられた音楽向けのスペースも見られ、前者ならば料理教室などに利用でき後者ならば宴会や音楽イベントにも利用することができるのです。もちろん、これらのほかにも目的に合った設備のスペースを選ぶことで、写真撮影・展示会場・サークル活動の場などとしても活用できます。
このように、レンタルスペース全体で見れば、会議に限らず様々な用途で利用できるスペースが存在するのです。

貸し会議室の選び方

貸し会議室といっても、詳細な設備は施設によって異なります。いざ利用する際に失敗しないためには、どのような点に注目して選べば良いのでしょうか?ここでは、貸し会議室の選び方についてご紹介します。

参加人数で選ぶ

貸し会議室ごとには部屋の広さが異なり、それに応じて収容人数も変わってきます。参加人数が少ないにも関わらず収容人数の多い場所を選べば、過分に料金がかかることになります。逆に、参加人数が多いにも関わらず収容人数が少ない場所を選んでしまえば、参加者に不便を強いる形になってしまうのです。貸し会議室を選ぶ際には予め参加人数を明確に把握し、それに見合う場所を選ぶようにしましょう。

アクセスのしやすさで選ぶ

多くの人が集まる規模の大きい会議ならば、アクセスがしやすい場所であることは重要な要素です。駅の近くで分かりやすい場所に構える貸し会議室であれば、参加者に不便が生じないほかスムーズに会議を始められます。また、遠方からの参加者でも迷うことなく会場に足を運べます。

今回のまとめ

事務所に会議室がない場合は、貸し会議室の利用が便利です。ただ、施設ごとに設備や利便性は異なりますので、目的とニーズを明確にしそれに合った場所を選ぶようにしましょう。