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コピー機はコピー・プリンター・FAXなど、会社の業務に欠かせない機能を持つ機器です。ただ、便利な機能を持つだけに、いざコピー機を導入するにあたっては様々な手続きを踏まなければいけません。また、その方法も複数存在します。今回は、そんなコピー機を購入・リースする方法と手続きについてご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

【目次】
1.会社のコピー機を購入する方法
2.会社のコピー機をリースする方法
3.会社のコピー機を購入・リースする際の手続き
4.今回のまとめ

会社のコピー機を購入する方法

業務用のコピー機となると高価な機器となりますが、購入して自社の所有物とすることもできます。ただ、その際には次のような注意点が存在します。

費用がかかる

新品の業務用のコピー機を購入する場合、その価格は概ね50〜80万円となります。もちろん、購入すれば自社の所有物となるため、メンテナンスも行っていかなければいけません。
なお、一般的にコピー機の耐用年数は、約5年・総コピー数300万枚が目安とされています。仮に5年ごとに買い換えるとなれば、長期的に見てもリースやレンタル以上の費用がかかってしまうことになるのです。また、買い替えの際には、古い機器の処分も自社で行わなければいけません。それらの点から、コピー機の購入はほかの導入方法の中でも費用がかかってしまう懸念があると言えるのです。
ちなみに、新品ではなく中古のコピー機を購入するという手段もあります。しかし、前述したように、コピー機には耐用年数や総コピー数の目安が存在します。導入してもすぐに壊れてしまい、結局費用がかさんでしまうという結果も考えられますので注意が必要です。

減価償却の手続きが生じる

業務用のコピー機は基本的に10万円以上の価格であり、業務に使用する機器および資産であるため固定資産税の対象になります。また、耐用年数が存在し、年々その価値が減少する所有物であるため、減価償却の手続きが生じてくるのです。ちなみに、減価償却の計算を行う際には、購入価格と耐用年数のほかにも償却率を知る必要があります。償却率は耐用年数が5年の機器で0.4と定められており、仮に購入価格が50万円の場合は「50×0.4」で単純に1年目には125,000円に税金がかかることになります。

会社のコピー機をリースする方法

リースの場合は自社が所有するわけではないため、月々の利用料以外に特別な費用はかかりません。また、不具合が発生したときでも、修繕サービスが料金に含まれていることがほとんどです。とはいえ、やはりリースならではの注意点も存在します。以下で確認していきましょう。

審査が厳しい

リースを利用する場合は、契約までの審査が厳しいといった注意点があります。基本的に長期間の契約となるため、業績が安定し資金のある会社でなければ審査に通らないこともあるのです。リースが選べないとなれば、購入やレンタルを視野に入れなければなりません。

途中解約ができない

リースを選ぶ際には、途中解約ができないといった点にも注意が必要です。一度リースを選べば、契約を満了しない限り支払いを継続しなければいけません。そのため、事業の変化などでコピー機が不要になったとしても、料金が発生し続ける形になります。

会社のコピー機を購入・リースする際の手続き

実際に、コピー機を購入・リースする手続きは次のような手順となります。

お問い合わせ

コピー機の導入方法を決めたら、Webサイトなどで気になる業者を見つけます。見つかったら電話やメールでお問い合わせし、気軽な相談を行います。

ヒアリング・見積もり

お問い合わせをして意向が固まれば、担当スタッフによるヒアリング・見積もりが行われます。予め具体的な予算や使用方法を決めておくと、円滑に話を進められます。また、見積もりは他社と比較するのも良いでしょう。

契約・設置

見積もりに納得ができれば契約を交わします。なお、リース契約の場合は、審査に問題ないと判断されたうえで契約が結ばれます。契約が済むと、後日指定された日時にコピー機が会社に設置される流れとなります。その際にも、スムーズな設置が行えるよう、設置場所は事前に決めておきましょう。

今回のまとめ

コピー機は、会社に欠かせない機器です。いざという時に悩まないよう、自社に合った導入方法をしっかり考えておきましょう。