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コラム 2020.10.21

スタッフ数30〜50名に最適なオフィスを決める上で確認すべきポイント

昨今では働き方の見直しに伴い、新たにオフィスを借りる方や、起業によってオフィス契約を希望される方が増えつつあります。とはいうものの、「どうやってオフィスを選べばいいかわからない」とお困りの方も多いことでしょう。
今回は、社員数30~50名程度の企業規模を想定し、適切なオフィス選びのポイントをご紹介します。

【目次】
1.最適なロケーションを選ぼう
2.賃料や面積など条件を選定しよう
3.内装設備を細かくチェックしよう
4.今回のまとめ

最適なロケーションを選ぼう

まずは、どのエリアにオフィスを構えたいのかを調べましょう。ポイントとしては、最寄り駅からオフィスまでの距離や利便性と、周辺環境を重点的に確認するといいでしょう。毎日の通勤のことを考えると、駅から近いに越したことはありません。さらに、単線路線よりは複数路線乗り入れている方が、オフィスへのアクセスや取引先への訪問がスムーズになり、社員の負担も軽減することができます。
また、オプションとして近くに銀行や郵便局はあるか、社員がお昼時に休憩しやすい飲食店があるかなども調べておくとなおよしです。立地は社員の働きやすさの指標となるだけでなく、取引先の企業にとっても、その会社の企業力をアピールする大切な要素です。いくら他の条件がそろっていても、市街地から離れすぎていた、あるいは周りに店舗が何もないといった状況に陥らないよう、しっかり吟味しましょう。

賃料や面積など条件を選定しよう

おおよそのエリアが選定できたら、次はより細かい条件を見ていきましょう。第一に考えるべきは予算です。予算といっても、テナントの賃料だけではありません。賃貸契約にあたっては保証金や共益費、不動産会社への仲介手数料、各種保険料や備品類の購入費まで加味して考えなければいけません。これからの展望や事業の規模によっても変わりますが、毎月の支払いが滞ることのないよう、堅実な予算組みが大切です。
また、予算の決定に伴って必要になってくるのが「オフィスの規模の選定」です。どのようなレイアウトを考えるかにもよりますが、社員1人あたり大体2坪~4坪程度を基準に考えるといいでしょう。今回のケースでは30~50名を想定しているため、約80坪~150坪が妥当といえます。これから積極的に社員を採用したいと考えている場合は、余裕をもって少し広めのテナントを探すのも有効です。坪数を調べる上で重要なポイントは、「グロス面積」と「ネット面積」の違いを理解することです。グロス面積はトイレやエレーベーターホールなどの共用部を含む総面積のことであり、単純な社員の作業スペースとして使用できるのがネット面積にあたります。社員の机だけでなく、打ち合わせスペースを設けたい場合は一層注意が必要ですので、物件情報をしっかり確認しましょう。

内装設備を細かくチェックしよう

最後に、内装関係を見ていきます。まずはオフィスそのもののレイアウトや柱の数、窓の位置などを把握し、自分のイメージに合うかどうかをしっかり確認しましょう。内見時に見落としがちなポイントは「電波の通信状況」です。現代社会において、通信機器での業務はどの企業においても必須です。取引先とのスムーズなやりとりや、社内業務の効率化を目指すためにも、電波状態が良好かどうかは入念に確認する必要があります。
次に気になる部分は、設備の充実度でしょう。トイレや給湯室といったインフラ回りが整備されていることに加え、エレベーターが老朽化していないかなど目に見える部分はもちろん大切ですが、さらに重視したいのは「防災対策がしっかり施されているか」という点です。避難経路が明確にされているか、オフィスビル全体での災害への備蓄や連絡体制が整っているかなどは中々わかりにくい部分ですが、大切な社員の安全を守るためにも、できる限り確認するようにしましょう。同時に、セキュリティー対策として警備員および警備室の有無やセキュリティーカードを導入しているかどうかも確認するといいでしょう。
もし余力があれば、近隣のテナントの状況もチェックしてみてください。いざ入居してみたら騒音や煙、異臭などの思わぬ問題に悩まされてしまった、という事例も少なくありません。周辺の状況をきちんと把握し、未然にトラブルを防ぐようにしましょう。

今回のまとめ

より快適な職場づくりを目指す場合、適切な予算と面積を算出し、周辺環境にも配慮したテナント探しが欠かせません。社員のモチベーションと生産性を向上させるためにも、オフィス選定の際は細部までしっかりと気を配りながら慎重に行うようにしましょう。