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コラム 2023.04.25
賃貸借契約を締結する手順とは？賃貸オフィスの入居申込書について
オフィスを借りたいけれど、どの契約形態を選べばいいか分からないとお困りの方も多いのではないでしょうか。契約にはいくつかの種類があり、それぞれで特徴が異なります。契約期間などの重要事項も変わるため、条件に合った契約方法を選ぶことが大切です。
ここでは、オフィスを借りる際に選択できる契約の種類について解説します。賃貸借契約を締結する手順と入居申し込み方法もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
賃貸オフィスの契約形態の種類
オフィスを借りる際には、オーナーまたは不動産会社と賃貸契約を交わさなければなりません。借りる際は４つの契約方法から条件に合った契約方法の物件を選ぶ必要がありますので、まずは方法別の特徴を把握しておきましょう。
普通借家契約
最初に契約期間を定め、更新毎に期間を延長していく方法を普通借家契約と言います。マンションやアパートなどの賃貸時にも行われる契約で、期間は1～3年と幅広いことが特徴です。オフィスの賃貸借契約の場合は、2～3年が設定されるケースが少なくありません。
定められた期間を満了する前に更新の有無について選ぶことができるため、その際に更新するか、引越しをするか決められます。基本的に更新するかどうかは借りる側が決められるため、都合に合わせてどちらかを選んでください。
貸している側から契約の更新を断られるケースはほとんどありません。建物を取り壊すといった理由がある場合は更新を断られる可能性があるものの、立ち退き料を負担してもらえるため、企業側に大きな負担もないでしょう。
定期建物賃貸借契約
契約当初に賃貸期間を定め、更新を行わない方法を定期建物賃貸借契約と言います。普通借家契約は1～3年ほどの期間で賃貸期間を決め、満了時に更新の有無を借りる側が決められます。こちらはあらかじめ借りられる期間が定められており、満了時に更新ができません。
基本的には更新なしで借りている側が退去しなければなりませんが、貸す側が今後も賃貸を許可する場合は、再契約することで引き続き利用できます。
再契約の際には、賃料が上がる可能性があることを考慮しなければなりません。賃料は周辺相場に合わせて決められるため、契約期間終了時の相場によって決まります。
定期建物賃貸契約は、貸す側、借りる側ともに契約解除を行えません。ただし、特約条項として途中解約を可としているところもありますので、契約時の書類をきちんと確認してください。
一時使用契約
一時使用契約は、その名の通り、一時的に建物を借りるだけの方法です。貸す側は契約期間と契約解除における条件を定めており、その条件をのめるのであれば契約可能です。
当初に定めた条件を満たす場合は、契約期間満了までに期日があっても貸す側から契約解除ができます。解除日の3か月までに申し出れば借りている側は退去するしかありませんので、いつ退去を命じられるか分からないといったリスクがある点は大きなデメリットです。
契約時は契約解除における条件を確認し、希望する賃貸借期間内に条件を満たして契約解除となる可能性はあるのかを聞いておきましょう。
施設利用契約
施設利用契約は、レンタルオフィスやサービスオフィスを借りる際に選択できる方法です。会議室や受付スタッフ、秘書といったスタッフを配属するサービスまでを行うところをサービスオフィスと言います。
こちらはホテルへの宿泊と同様の契約方法です。契約期間に縛りがないため、どの程度の期間借りるか自由に決められるメリットがあります。
賃貸借契約の締結手順で押さえておくべきポイント
オフィスレンタルの契約を締結する手順で気を付けておきたいポイントがいくつかあります。後悔のない契約にするために必要なポイントもあるため、確認しておきましょう。
賃貸借契約書で確認すべきポイント
契約書にはオフィスを借りている間に守るべきルールが記載されているため、全文確認した上で不明点をなくしておく必要があります。特にチェックしておきたいのは以下の項目です。
・使用目的
・更新
・敷金の返還時期
・賃料改定
・中途解約の可否
・契約解除になる事由
オフィスを契約する場合は事業目的で借りることになります。貸主側の使用目的と合致しているかを念のため確認してください。
契約期間満了を迎える際に移転する場合は、いつまでに更新しない旨を通知すれば良いのかチェックしなければなりません。期間満了までに移転する場合は違約金が発生する契約方法もあるため、注意が必要です。
契約当初に敷金を支払いますが、契約満了時に返してもらえます。返還される時期はオーナーによって異なりますので、満了日からどれくらいの期間が設けられているか確認してください。あまりにも期間が長い場合は、なぜ長くなるのか理由を聞くことも大切です。
期間終了後に再契約を行う際は、賃料改定が行われます。賃料改定は貸す側の独断で決められるのか、貸す側と借りる側双方が協議して決めるのかチェックしてください。協議が可能であれば賃料の交渉ができるため、後者の方がメリットを得られるでしょう。
定められた期間内に移転する可能性がある場合は、中途解約の可否を見ておいてください。中途解約の可否と、可能な場合はペナルティがあるのかを確認することが重要です。ペナルティがある場合はどのような内容なのかチェックしてください。
契約期間中に貸す側から解除の申し入れが行われるケースもあります。どのような場合に解除ができるのか、その事由もチェックする必要があります。契約書に記載されていない理由で解除を申し入れてきた場合に、契約違反であると訴えることが可能です。
契約締結時に必要な書類を早めに用意する
オフィスを借りる際は、以下の書類を用意してください。
・会社謄本
・会社の印鑑証明書
・連帯保証人の印鑑証明書
・連帯保証人の住民票
いずれも取得から3か月以内の書類でなければなりませんので、契約を締結する3か月前から準備を始めてください。書類の不備があると契約に遅れが出るため、契約日の1週間前にすべての書類を用意しておくのがおすすめです。必要書類は物件により異なる場合もありますので、必ず不動産会社に確認のうえ用意を進めましょう。
入居申し込みは時間に余裕をもって行う
空き物件への入居申し込みは、時間に余裕をもって行うようにしてください。時間に余裕がない状態で進めると、書類の不備や契約内容全文のチェックができません。借りる側に不利な条件が設定されていると後々トラブルになってしまうため、締結前に全体を確認することが大切です。
契約時には入居申込書も記入して提出しなければなりません。初めてオフィスの契約をする場合は、どこに何を記入すればいいかで迷ってしまうでしょう。記入事項については不動産会社ですべて教えてもらえるため、足を運んだ際に記入してしまうことがおすすめです。
スタッフに確認してもらいながら記入をしていけば後々不備が見つかる可能性も低くなりますので、希望する日程で入居できます。
入居申込書の記入方法など締結手順で分からないことはその場で確認
契約を進める中で分からない点があれば、そのままにせず聞くことが大切です。分からないまま進めると自社側に不利な展開が訪れるかもしれません。ここでは、締結までに聞いておきたい4つのポイントを解説します。
契約書に不利な条件がないかをチェック
契約書を隅々まで確認し、借りる側に不利な条件が盛り込まれていないかチェックしてください。例えば、賃料以外にどのような費用が発生するかといった点です。物件により、共益費や電気代、駐車場の使用料、清掃費用といった賃料以外に発生する費用は異なります。それらの費用が多ければ支払い負担が大きくなるため、賃料以外にどれくらいの費用が発生するか確認しましょう。
また、現状変更が可能かどうかも見ておきたいポイントです。賃貸物件の退去時は原状回復が基本ですが、オフィスの場合は業務形態に合わせて内装変更を行うケースもあります。現状変更ができない場合は内装工事が行えないため、変更が必要であればほかの物件を検討しなければなりません。
契約解除や解約理由について確認
契約書の中には貸す側が契約解除をできる事由について記載されているため、どのようなケースが該当するか確認してください。事業内容が契約解除の事由に当てはまる場合は、入居後早々に退去を命じられるかもしれません。
いくつかの物件候補がある場合は、契約期間開始前に解約が可能かどうか確認してください。契約を締結してしまったものの、より好条件の物件が見つかればそちらへの入居を前向きに進められます。期間開始前であればペナルティなしで解約できるのか、それともペナルティが発生するのか確認しておきましょう。
特約事項があるかを見ておく
契約書に特約事項があるかについても、予めチェックしてください。契約内容はほとんどの物件で似たようなものとなっていますが、契約ごとに異なるのが特約事項です。特約事項はその契約特有の項目となるため、どのような内容が記載されているか確認してください。
不明点は契約前にすべて聞いておく
契約書に目を通して、分からない点が見つかったらすぐに不動産会社に確認することが大切です。オフィスの賃貸借では様々な条件が設けられています。契約書には禁止事項などが記載されているので、すべて確認しておかなければ契約後にトラブルになるかもしれません。
契約書を受け取ったら、まずは何度か全文を読んでみてください。意味が読み取りにくい文章や聞いたことのない単語が見つかったら、別紙にまとめておきましょう。後日不動産会社に足を運び、宅地建物取引士に質問して不明点を解消するのがおすすめです。
不明点をすべてなくした上で契約を進めれば、後々後悔することもありません。オーナー側とトラブルになる可能性も低くなるので、契約満了まで問題なく事業を行えるでしょう。
今回のまとめ
オフィスの賃貸借契約には４つの種類があり、それぞれで内容が異なります。契約の種類は物件により異なりますので、物件探しの際は合わせて契約方法の確認も行うようにしましょう。
物件を決めた後は契約を締結するために、必要書類の準備をしなければなりません。また、受け取った契約書を熟読した上で不明点を洗い出す必要もあるので、分からない点があればメモにまとめておいてください。
不動産会社には宅地建物取引士が在籍しており、契約書における不明点を質問できます。不明点を解消すれば自社側に不利な点も確認できるため、そのうえで問題がなければ契約を締結しましょう。
名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。
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