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テレワークの増加や働き方の多様化が進む昨今、賃貸オフィスにテレワークブースを設置する企業が増えてきました。WEB会議に使うスペースや、集中しやすい作業スペースとして活用されているのです。テレワークブースには、上部や前部が開放されているタイプもありますが、個室・クローズ型のテレワークブースが好まれる傾向にあります。
ここでは、クローズ型テレワークブースが人気な理由やメリット、有効に活用するために気を付けたい点についてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

賃貸オフィスで個室・クローズ型テレワークブースが人気を集める理由

個室・クローズ型テレワークブースとは、天井と壁によって密閉されている1人向けの個室ブースを指します。なお、天井が空いている場合はセミクローズ型、壁の一部が空いていて密閉されないタイプはオープン型と呼ばれます。中でも近年需要が高まっているのが個室・クローズ型テレワークブースです。その理由を解説します。

テレワークの増加

ここ数年のコロナ禍において、感染症の蔓延防止を目的とした企業でのテレワーク導入が急速に進み、ネット環境を使って自宅でも仕事ができるようになりました。しかし、周囲の雑音や声が入ってしまったり、生活感のある背景が映り込んでしまったりすることが悩みでもあります。雑音や映り込みがなくても周囲に家族や子ども、ペットがいると仕事に集中できないという方も多く、テレワークのためにホテルの一室を借りて仕事をすることもあるようです。
オフィスからリモート会議へ参加する際も同様で、壁の掲示物などの機密情報にあたる物が映り込まないよう注意しなければなりません。また、ヘッドセットを使って会議の内容を聞いているだけであれば問題なくても、発言する際は周囲の社員へ配慮する必要もあります。このように、テレワークが浸透してきたからこそオフィスにも個室やクローズ型のテレワークブースが必要とされるのです。
また、リモート商談やリモートでの相談を受け付けている企業では、顧客に安心してもらうという目的から、賃貸オフィスに個室やクローズ型テレワークブースを設置するケースも見られます。取引先とのやり取りや打ち合わせをリモートで行う際に、ガヤガヤした場所や雑然とした背景で対応すると、雑音で会話が聞き取れなかったり、のぞき見などによる情報漏洩リスクが生じたりするからです。

集中ブースとしても最適

個室・クローズ型テレワークブースには、インターネット環境だけでなく仕事をするのに必要な設備が整っています。そのため、リモート時以外には一人で仕事に没頭できるオフィスの「集中ブース」としても活用できるのです。
個室・クローズ型テレワークブースはドアを閉められるため、オープン型やセミオープン型と比べて外から声をかけにくくなります。そのため、個室・クローズ型テレワークブースに入ると、「今は話しかけないでほしい」という意思表示にもなるのです。誰かに遮られることが無いため高い集中力を継続でき、効率的に仕事を進められます。

WEB会議に対応できる！テレワークブースのメリット

テレワークブースの大きなメリットは、WEB会議の準備と実施が円滑になることです。多くのテレワークブースには、WEB会議で必要となる様々な設備が整っています。ここでは、テレワークブースがWEB会議に適している点について見ていきましょう。

テレワークに必要な基本設備が揃っている

テレワークブースにパソコンやタブレットと仕事に必要な書類などを持ち込めば、すぐにテレワークを開始できます。なぜなら、テレワークブースには、デスクやチェア、ライト、電源、USBポートなどがあり、快適にインターネット接続ができる通信環境が整備されているからです。
また、テレワークブースは、テレワークのための設備であるためカメラに映る背景まで考えられて造られている点もWEB会議に向いている特徴です。WEB会議に参加する際には、通信状態を確認してマイクがどの程度音を拾うか、スピーカーは適切な音量か、そしてカメラに見られてはいけない背景が映り込まないかなどを確認しなければなりません。特にカメラへの映り込みについては、背景にあるものを動かしたり、布や紙で覆って隠したりしなければならないこともあります。他にも、自席の背後にほかの社員のデスクがあったり、キャビネットがあったりすると、WEB会議中でも動きが気になってしまうでしょう。
密閉されているクローズ型は外部との遮断効果が高く、不用な映り込みや音漏れを避けられるのです。セミオープンやオープン型であっても多くは左右と背面には壁が設けられていますし、ヘッドセットを使えば音漏れもほとんどしません。社内の雑音が入るも防げるためお互いに声が聞き取りやすくなり、会話がスムーズに進みます。
このように、テレワークブースを導入すると、パソコンを起動してカメラにつなぐだけでスムーズにWEB会議へ参加できるのです。事前にあれこれ準備する時間を他の業務に使えますし、取引先との信頼関係を構築しやすくなるでしょう。

クローズ型テレワークブースは防音効果も抜群

集中して行いたい作業がある場合はもちろんですが、外部の人に聞かれたくない情報を含むリモート会議、電話対応などの場合は、周囲を完全に囲ったクローズ型のテレワークブースが最適です。

フリーアドレスタイプの執務室ではテレワークブースの需要が高い

テレワークやフレックス制の浸透など、働き方が多様化する中で、執務室のレイアウトを「フリーアドレス」に変更する企業も増えてきました。フリーアドレスとは、個人のデスクを決めない方式のことです。デスクをつなげて大きな「島」を造り、各々が島の好きな席に着く形式が少なくありません。
フリーアドレスは、コミュニケーションが取りやすくてスペースの有効活用ができる反面、複数人が同じ島に集まるため、集中しにくくなるというデメリットがあるのです。また、WEB会議やリモートでの打ち合わせも島の一角で行う場合は、雑音が入りやすくなりますし、周囲の集中を妨げてしまいます。
そのため、フリーアドレスタイプの執務室では会議室などの個室の需要が増える傾向にあるのですが、オフィスの間取りや構造上、十分な会議スペースを用意できるとは限りません。このようなフリーアドレスのデメリットを補うために、テレワークブースの導入が有効なのです。

個室・クローズ型テレワークブースの有効的な使い方

個室・クローズ型テレワークブースをただ導入しただけは、「せっかくを設置したのに、うまく利用できていない」「テレワークブースが足りなくて、社員同士のトラブルが増えてしまった」といった状況を招きかねません。
個室やテレワークブースを有効に活用するためには、会議室や通常の執務室との使い分けの基準や、テレワークブースを使用する際のルール作りが必要です。また、テレワークブースをしばらく使ってみたら、どのように使われているのかを分析してみることで、より効率的なオフィスに改善する方法が見つかる場合もあります。それぞれについて解説します。

会議室と個室・クローズ型テレワークブースの利用ルールを作る

個室・クローズ型テレワークブースと会議室の両方を設置している場合、「テレワークブースが満員だったから1人だが会議室を使った」という状況が懸念されます。テレワークブースが使えない人たちが会議室を使うと、会議室がいつも埋まっていて大人数の会議を行えなくなるかもしれません。会議室と個室・クローズ型テレワークブースのそれぞれがある場合、使い分けの基準や優先順位、予約方法など、利用上のルールを決めておく必要があります。
さらに、利用者同士の不要なトラブルを防ぐには、飲食の可否、連続して使用する時間や期間の制限、休憩時間の私物の片付けなども明文化してください。また、コロナ禍においては、使用後の消毒や換気などのルールも必要です。

テレワークブースの使われ方の分析を行う

テレワークブースがどのように使われているかを分析し、さらなる改善を図ることも有効活用するためのポイントです。分析すべき項目には、使用人数や使用部署、使用時間帯などが挙げられます。
例えば、テレワークブースを集中ブースとしての利用している人が多い場合は、集中力を必要とする部署や業務の執務スペースへテレワークブースを集中させるのも良いでしょう。経理担当者やデザイナー、ITエンジニアなどは、集中力を必要とする業務ですので、利用希望者が多いかもしれません。利用者が多くてテレワークブースが不足している場合は、追加導入も検討すべきです。
また、同一のWEB会議に参加するために何人もの社員がそれぞれ個別にテレワークブースを使っていることが判明したら、「WEB会議への参加が何人以上なら、個室や会議室から参加」といったルールを改めて周知する必要があります。無駄な利用を減らせば、それだけ個室・クローズ型テレワークブースを有効活用できるからです。
また、全社員の意見や要望なども取り入れてください。アンケートなどで利用している社員から感想や意見を募ることで、課題や改善点が分かる場合があるからです。特に、「使いたい時に利用できない」など不公平を訴える声が見られたら、早急に対策を講じる必要があります。

今回のまとめ

WEBでの会議やリモートには、雑音が入らず、周りの様子を気にせずに集中できる個室が最適です。そのため、個室・クローズ型のテレワークブースをオフィスに設置する企業が増えています。テレワークブースにはWEB会議に対応できる設備が整っているため、リモートでコンタクトをとる相手方にも好印象を与えられるでしょう。リモートだけでなく、集中して作業をするためにも適した環境を確保できます。
個室・テレワークブースを有効に活用するためには、使い方の基準やルール作りが必要です。さらに使われ方を分析した上で、改善していくことも大切。個室・テレワークブースを導入して、社員が働きやすいオフィスを目指してみてはいかがでしょうか。

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