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近年、企業のオフィスを取り巻く流れは大きく変わりました。
リモートワークが増加したことによって、出勤する人が大幅に減り、会議室を使用することも少なくなってきました。
また、事業拡大で人員が増え手狭に感じている、契約更新のタイミングが近いなど、その時々で会社の事情は大きく変化します。

「自社に合ったところに引っ越したい！」
そう思っても、引っ越しにはさまざまな問題があります。従業員の方々はもちろんのこと、外部からも賛否両論があるでしょう。

しかも、大きな費用がかかるものですから、本当に移転するなら少しでも多くの方のモチベーションアップにつながるようなものにしたいですよね。

そこで今回は、オフィス移転のメリットとデメリットをまとめました。
経験していないと、気づけないポイントもあるので、ぜひ最後までご覧ください。

 

オフィス移転のメリット

快適な環境を求めてオフィス移転を考えることが多いかもしれませんが、移転にはそのほかにもさまざまなメリットがあります。

コストを最適化できる

リモートワークをきっかけに

• 会議室の使用頻度が減った
• 社員の出社率が下がっている

そんな会社にとっては、今のオフィス面積サイズは最適とは言えません。
その場合、

• 中心地から少し離れた場所に移る
• オフィス面積を小さくする

といった選択で、賃料を下げながらも、駅近でより快適なオフィスに移れる可能性があります。

オフィス面積の拡大を考えている場合や、立地をよくしたい場合は、必ずしも賃料が下がるわけではありませんが、移転を機に“どこにお金をかけるか”を見直すことで、コストを最適化できます。

従業員の満足度・生産性が上がる

オフィスの移転は、労働環境を見直す絶好のチャンスです。
一から見直しができるので、社員の意見を取り込んで、

• 個人ブースを設置する
• 通信環境や設備を整えたミーティングルームを設ける

といったこともでき、働きやすさを改善できます。

リラックスできるオシャレな休憩エリアを設けると社員同士のコミュニケーションが活性化し、年齢や部署を超えた円滑な関係づくりの手助けになります。また、トイレ・洗面を最新型にすれば特に女子社員の満足度が上がるでしょう。
快適なオフィス環境は、社員の満足度と生産性をアップさせます。

企業イメージが良くなり、求人もしやすくなる

オフィスは会社の顔と言えます。本社が便利な立地であり、快適かつオシャレであれば社外へのアピールになります。

来訪するクライアントや取引先はもちろん、求職者にも良い印象を与えられます。
転職活動中の人や就職活動中の学生にとっては、立地や、快適さ、オシャレさはかなり大切な要素。仕事がどれだけ魅力的でも、立地が悪かったり、オフィスが汚かったりすると積極的に就職したいとはならないものです。

若い人を採用したい、優秀な人を中途採用したい、女性比率を増やしたいなど、今後の採用方針があるなら、ターゲット層の人たちが魅力を感じるエリアやオフィス環境を考えて移転先を考えてみてください。

古い習慣を刷新し、多様な働き方のきっかけになる

近年、

• 契約書を紙から電子に変更する
• 出社せずリモートワークを導入する
• 対面会議が減り、オンラインが原則になる

など、古い習慣がどんどん刷新されています。
そんな時代の中で、「自社でも新しい要素を取り入れたいけど、なかなかチャレンジできない」という悩みを持つ企業経営者の方々が増えています。
特にクライアントが古い習慣の会社の場合、「うちは変えます」と言いにくいこともあるでしょう。

オフィス移転は、そんなチャレンジを実行に移す大きなチャンス。移転を口実に、止めてしまいたい習慣から脱却してしまいましょう。

オフィス移転のデメリット

オフィスの移転には多くのメリットがありますが、デメリットがあることも事実です。
ここでは、そういったデメリットをいくつかご説明します。

移転のためのコストがかかる

当然ですが、移転には、大きなコストがかかってきます。
内装工事や、その他の設備、引っ越し代や、物件の敷金・礼金などが掛かりますし、オシャレさや快適性にこだわり出すとなおさらです。
また、賃貸であれば、退去時には原状回復費用なども掛かってくるので、そのような費用も忘れずに準備しておく必要があります。

実際にどのくらいのコストが掛かるのかを事前にチェックして、コストカットできる部分がないか、そもそも支払能力があるかどうかを、きちんと検討することが大切です。

移転準備のための作業が発生する

物件選びはもちろんですが、同時に引っ越しの為の準備をしていく必要があります。
その作業は、通常業務と並行して行う必要があるので、その分負担がかかってきます。
通常の業務が忙しい方にとっては、非常に煩わしい作業です。

移転プロジェクトを任せられた方をメインに、少しでも負担を軽減できるよう、業務分担のフローを作るなど、対策を取ることが大切になってきます。

オフィス環境が悪くなる可能性がある

いくら慎重に検討しても、新しい環境への不満は出てくるものです。

「動線が悪く思ったより手狭だった」といったオフィス内のことだけでなく、「同じビル内にマナーの悪い会社がある」「お昼時にエレベーターが全然来ない」といったビル内の事情、「距離的には駅近だが、信号の待ち時間が長すぎる」「最寄りのコンビニへ行くために大きな陸橋を渡らないといけない」といった周辺環境の事情も毎日のこととなると意外とダメージが大きいものです。

「前のほうがマシだった」とまでなってしまうと元も子もないので、可能な限り物件に足を運び、仕事の動線や設備の配置などをシミュレーションし、内装工事の様子もチェックすることが大切です。

一部の社員に不満が溜まる可能性がある

良い環境を整えても、本当に仕事がしやすくなるかどうかは、人それぞれです。
以前に比べ、通勤時間が増えたり、仕事がしづらくなったりする方は一定数出てきます。誰にとっても不満ゼロのオフィスというのは、不可能なのです。

そのためにも、移転は勢いではなく計画的に行うようにしましょう。どんな影響が生じるかを慎重に検討し、マイナス要素が許容範囲なのかどうかを判断する必要があります。

リスクを最小限に！オフィス移転の注意点

上記でご説明したデメリットを少しでも減らして、移転計画を成功に導くためには、いくつか注意点があります。
ここでは、その注意点をご説明します。

オフィス移転の目的を明確にする

オフィスの移転には、

• 時間
• 人手
• お金

が、必要です。
それらのコストをかけてもなぜ移転したいのか、その目的は必ず明確にしましょう。

今の状態を把握し、どうすれば自分たちの理想を実現させられるかをしっかり考えれば、大きな失敗は防げるはずです。また、目的が明確であれば、社員も移転理由に納得でき、協力してスムーズに作業を進めることができます。

従業員にしっかりヒアリングする

オシャレで快適というだけでは、仕事を遂行するうえで不満や支障が出る可能性があります。その支障や不満を極力減らすためにも、「どんなオフィスが良いか」について、しっかりヒアリングしましょう。
社員だけでなく、パートやアルバイトの人にも聞くことが重要です。

すべての意見を取り込むことは難しくても、思いがけない考慮漏れが見つかる可能性もありますし、「自分の意見を確認してくれた」と社員が感じることができれば、大きな不満にはつながりにくいはずです。

従業員の満足が下がらない対策を考える

新しいオフィスに、全員の意見を取り込むことは不可能に近いでしょう。
しかし、しっかりヒアリングして「不満の種」を発見できれば、事前に対策を打つことは可能です。

例えば、通勤時間が大幅に増えてしまう人に対しては、出社時間の融通やリモートワークを可能にする。移転を機に廃止になるルールや処分される備品がないと仕事がしづらくなる人には、解決策を話し合っておく。

新オフィスでさらに成長するためにも、経営者の手腕が発揮される部分です。

オフィス移転は会社一丸で楽しもう！

今回は、オフィス移転のメリットとデメリットをご紹介しました。
移転は、大変な時間・人手・お金がかかる一方で、

会社に新しい風を吹かせられる
快適な職場を提供し生産性を向上させられる

などと大きなチャンスでもあります。
決して、移転プロジェクトのメンバーだけで進めないように、会社全体を巻き込んで、よりよいオフィス移転ができるよう、全員で楽しんで進めていきましょう！