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コラム 2022.07.26

あなたのオフィスは何点?賃貸オフィスで満足度の高い応接室のポイント


オフィスは、その会社の顔でありメインとなる場所です。オフィスのデザインやレイアウト、雰囲気などで会社に対する印象や好感度も大きく変わります。しかしオフィス作りでは、社員やお客様が快適に過ごせるように、見た目の良さやインパクトだけでなく、間取りや構造、性能面なども考慮しなければなりません。
この記事では、オフィス探しの際に気をつけたいポイント、また、応接室の上手な作り方やレイアウトのコツをご紹介します。

賃貸オフィスの満足度を左右するのは居心地の良さとコミュニケーションの取りやすさ

オフィスを探すときに大切なポイントとなるのが「居心地の良さ」と「快適さ」です。居心地の良いオフィスや快適に過ごせるオフィスは、社員の満足度やモチベーションの向上、業務やコミュニケーションの活性化などに効果的だと言えるでしょう。ここでは、オフィスを借りるときに気をつけたいポイントを解説します。

開放感のある空間

オフィスは、社員が心身共にゆとりをもって動ける空間であることが理想的です。具体的には開放感のある空間を作ることが挙げられます。
開放感という点でまず注目すべきは、オフィスの採光です。光が十分に入らないオフィスや窓のない空間は、どうしても窮屈さを感じてしまいます。オフィス探しにあたっては、窓の大きさと、採光量をチェックしてみてください。
室内の開放感だけでなく、オフィス内の通路においても開放感を考慮すべきです。通路があまりに狭い、あるいは曲がり角が多くて通路で人の交差が増えてしまうオフィスは、それだけストレスを感じやすくなります。通路が直線的かつ広々としているオフィスは開放感とゆとりが感じられ、社員が伸び伸びと過ごせるでしょう。

リフレッシュスペースが充実している

オフィス探しでは、リフレッシュスペース(休憩スペース)が確保できる物件かどうかという点も重要になります。開放感のあるオフィスであっても、リフレッシュスペースが無いのでは、ストレスが溜まって作業効率が落ちてしまう恐れがあるからです。リフレッシュスペースを設ける際は、ワークスペースとしっかり区別すると、気分の切り替えがしやすくなり、リフレッシュ効果が高まります。
また、社員が一息つけるリフレッシュスペースを用意する目的には、社員同士が気軽にコミュニケーションを取れる場を確保することも含まれます。そのためリフレッシュスペースに、コーヒー片手に立ち話ができる、あるいはのんびり読書ができるような家具や設備を取り入れると良いでしょう。社員同士の交流をより活性化させるという意味で、ビリヤードなどの娯楽設備を設置する企業もあるようです。

適切な飲食スペース

休憩スペースと同様に飲食スペースの有無は、オフィスの快適さに影響を与えます。大企業であれば社員食堂などを採用しているケースがありますが、中小企業ではそこまで大きなスペースを取る余裕は無いかもしれません。
それほど大きくないオフィスであれば、カフェスペースやドリンクバーを設置する方法があります。このような飲食スペースは、リフレッシュルームと同様に、ストレス解消と社員同士のコミュニケーションの活性化といった効果が期待できるでしょう。

業種によって個室スペースも

業種や目的を踏まえて、どういうオフィスであれば社員が満足して働けるかということを考えて物件を探すことが大切です。例えばデザイン系やクリエイティブ系、IT系などは、持続的な集中力が必要とされる業種と言われています。実際に「誰にも邪魔されず黙々と作業をしたい」と考える社員もいるかもしれません。
そのため、このような業種では、個室スペースを設けると業務効率が上がることが少なくありません。周囲の視線や雑音を遮断できる個室を確保できるオフィス、あるいはパーティションやブースなどを設置しやすいオフィスがおすすめです。

満足度の高い応接室を目指すならレイアウトを重視

社外の人も利用する応接室の作りの良し悪しは、会社に対する印象や評価に影響を与えることをご存じでしょうか。ここからは、好印象で満足度の高い応接室の実現に向けて、レイアウトのコツを解説します。

応接室のレイアウトのテーマ(コンセプト)を決める

応接室といっても、会社によってその目的や用途は異なります。会社の目的や用途に合わせて、どのようなテーマ(コンセプト)の応接室を目指すかを決めることが大切です。例えば以下のようなテーマが考えられます。
・主にお客様を招くことを目的とするので、高級感のある応接室にする
・ショーケースを設置して商品を並べ、応接室を会社の広告塔という位置づけにする
・椅子やソファ、装飾のカラーを統一してコーポレートカラーを出す
・応接室と会議室の両方の用途に適した作りにする
テーマやコンセプトによって、全体のデザインやレイアウト、設備なども変わってきます。応接室を作る際は、「何が一番の目的なのか」ということを明確にすることが大切です。

応接室のレイアウトのポイント

では、実際にどのように応接室のレイアウトを決めていけば良いのでしょうか。ここでは位置・通路・動線・快適さの視点からポイントを解説します。

応接室の位置

応接室はお客様を招く場所なので、会社についてからすぐ入れるように会社の入り口付近に設置するのが基本です。会社の奥のほうに設置してしまうと、お客様が移動まで時間がかかってしまう、あるいは迷ってしまう可能性もあるでしょう。また、執務室などを横切ることになると、機密情報や個人情報などの漏洩が懸念されます。なるべく社内の重要スペースが見られないような場所を選ぶことも重要なポイントです。

応接室までの通路

応接室を入り口付近に設置する場合でも、必ず通路を通ることになります。通路で窮屈な印象を与えないためにも、なるべく通路幅を広くとって余裕を持たせたほうが良いでしょう。人がすれ違う通路では、通路幅120cm以上が理想的です。
通路幅以外にも、通路に観葉植物を置いたり、絵画を飾ったりするなど、装飾やインテリアの面でも工夫を凝らすとさらに印象が良くなります。

応接室内のレイアウトと動線

応接室にお客様を招いたとき、お客様が座る場所は入り口から一番遠い席(上座)とするのが一般的です。お客様が座る席としてソファを用意するのであれば、複数人でも座れる長椅子型のソファを用意し、招く側は一人掛けや二人掛けのソファを使います。
また、応接室のソファやテーブルのサイズは、複数人の来訪にも対応すべく、執務室や他の部屋のものよりも一回り大きなものを置く傾向があります。そのため、家具のサイズに見合った大きさの部屋を選ぶようにしてください。
さらに応接室内のソファや椅子の配置では、動線を考える必要もあります。お客様を応接室に招いた際、上座までの移動が困難になっては、悪い印象を与えてしまう恐れがあるからです。人が歩く動線上には余計なものを置くのは避け、できるだけ一直線に上座へつけるように家具を配置します。

応接室内の快適さ

快適な応接室を実現するためには、装飾や部屋全体の採光などの面でも気を配らなければなりません。応接室はソファ・椅子・テーブルのみだと殺風景に見えてしまいますが、そこに観葉植物や絵画を飾ることで洗練された雰囲気が出ます。ほかにもオシャレなインテリアや照明を置くと、より好印象を与えられるでしょう。
大きな窓で太陽の光がたっぷり入る場所や眺望の良い場所を選ぶと、開放感のある居心地の良い応接室となり得ます。

レイアウト以外に重要な満足度の高い応接室の作り方

満足度の高い応接室を作るためには、レイアウト以外のポイントも押さえておきたいところです。ここでは、家具とセキュリティの面から解説します。

椅子とテーブルへのこだわり

椅子とテーブルは応接室の雰囲気や居心地の良し悪しを左右する大切な要素です。単に応接室に合ったサイズのものを選ぶだけでなく、座り心地や見た目の印象も考慮してください。
椅子に使われる素材は、本革・合成皮革・布(ファブリック)などがあります。それぞれのメリットは以下の通りです。

本革

本革は高級感のあるツヤと匂いがメリットです。丈夫で耐久性があり、使えば使うほど色や手触りが変化して「味」が出てきます。
「応接室で高級感を出したい」「社会的地位が高いお客様が多い」というときは、本革がおすすめです。

合成皮革

合成皮革は、ポリエステルやナイロンで作られた生地の上から合成樹脂を塗ったものです。安価でありながら見た目は本革に近いので、コストパフォーマスに優れています。また、軽い・汚れに強い・耐水性が良いなどと言った点もメリットです。
「本革の高い椅子は買えないけど、それなりに高級感のある椅子にしたい」というときは合成皮革が良いでしょう。

布(ファブリック)

布で作られた椅子は皮とは違い、柔らかくソフトな印象を与えます。そのため「応接室をカジュアルな雰囲気にしたい」という場合におすすめです。皮よりもコストがかからず、カラーバリエーションも豊富なので、会社のイメージやコンセプトに合わせて採用しやすい点も大きなメリットと言えるでしょう。

応接室の機密性と防音対策

応接室はお客様を迎えて大事な話をすることが多いので、集中して会話ができるよう周囲の雑音が入らないようにするのが理想です。例えば、応接室の隣から社員の会話や電話の声が入ってくるのはなるべく避けたいところです。逆に応接室の会話の内容が外に漏れるのも、機密性という点から厳重に注意しなければなりません。
応接室の防音対策としては以下のような方法が挙げられます。

防音性に優れたオフィスを借りる

最初から防音性能に優れたオフィスを借りれば、防音対策で困ることはありません。オフィスを賃貸するときは、建物の構造を仲介業者に聞いておくことをおすすめします。中でも鉄骨鉄筋コンクリート造(SRC)、鉄筋コンクリート造(RC)の順で遮音効果が高いとされており、日常会話ほどの音声ボリュームであれば、室外へ漏れる心配はほとんどありません。

吸音性の高い床にする

フローリングのオフィスも多いのですが、そのままでは椅子を引いたときの音などが漏れやすくなります。このような場合は、応接室および隣接する部屋の床に吸音性の高いカーペットを敷くといった対処が有効です。室内の一部分にのみ敷きたい場合は、タイルカーペットを利用するという方法もあります。

サウンドマスキングを使用する

サウンドマスキングとは、空調音やヒーリング音などの背景音を室内にわざと流し、周囲の騒音を聞こえなくする方法です。周囲の雑音と同じ周波数の音を室内に流すと、元の雑音が聞こえにくくなるという効果が得られます。「オフィスのレイアウトや構造上どうしても音漏れがしてしまう」「防音工事にコストをかけられない」といった場合に有効です。

今回のまとめ

できるだけコストをかけずに理想的なオフィスを実現するためには、レイアウト・構造・間取り・デザイン・採光などを考慮し、最初から理想に近い物件を借りるのが一番の近道です。快適なオフィスの要素としては、リフレッシュしやすいこと、業務効率が上がりやすいこと、社外の人も快適に過ごせること、セキュリティに配慮することなどが挙げられます。
とは言え既存のオフィスを理想的なオフィスに近づけることも不可能ではありません。部屋の位置、室内の家具や設備、レイアウトなどに、本記事でご紹介した工夫を取り入れてみてはいかがでしょうか。

名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。