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コラム 2022.07.25

これを知るともっと便利になる!オフィス・事務所の使いやすい給湯室の特徴


今使っているオフィスや事務所に給湯室があるケースも多いのではないでしょうか。しかし、「給湯室があるけれど使いにくい」と感じている人もいるかもしれません。例えば、シンクがついていたり、電子レンジや冷蔵庫を設置したりした給湯室があると、お湯を使えるだけでなく、使ったカップを洗ったり、お弁当を温めたり、氷が使えたりするのでとても便利です。
今回は、オフィスや事務所の使いやすい給湯室の特徴と、誰もが気持ちよく給湯室を使うことができる工夫についてご紹介します。

オフィス・事務所の給湯室は応接室や会議室から近い位置だと便利

オフィスや事務所で給湯室を使うときといえば、昼休みなどの休憩時間ではないでしょうか。他にも、休憩時間以外でも来客時や取引先との打ち合わせで、給湯室で湯茶の準備をすることもあるはずです。まずは、来客対応が楽になるオフィスや事務所の給湯室についてご紹介します。

来客にお茶を出す際の手順

オフィスや事務所での来客対応は、応接室や応接コーナーで行うことがほとんどではないでしょうか。お茶を出す際には、給湯室でお客さまの分と同席している社員全員分のお茶を入れます。給湯室から応接室や応接コーナーが離れている場合は、運んでいる途中でこぼれないように7分目までお茶を注ぐのが一般的です。茶托に乗せずに運んで、お出しする際に茶托に乗せると、運んでいる途中でお茶がこぼれてしまった場合でも対応がスマートになります。こぼしてしまった場合に備えて、布巾も忘れずに持っていきましょう。
応接室や応接コーナーまでお茶を運んだら、上座に座っているお客さまから順にお茶を置きます。書類などを広げている際には、手や書類がぶつからない位置に置くように気を付けなければなりません。一通りお茶をお出ししたら、お盆の内側を自分に向けて抱えて、目礼して退室します。

給湯室から応接室や応接コーナーが遠い場合に起こること

給湯室で上手にお茶を入れても、応接室や応接コーナーまでの距離が長いとお茶をこぼす可能性が高くなってしまいます。お茶の温度も下がってしまい、お客さまから見ても、人ごみの中遠くから運んでくるお茶はおいしそうに思えません。
このように給湯室から応接室や応接コーナーが遠い場合には、応接室の近くに長机を置いて電気ポットや器など湯茶のセットを用意しているオフィスや事務所もあります。

会議室と給湯室が遠いと起きること

取引先との打ち合わせなどを会議室で行ったり、社内のメンバーが午前午後を通して行ったりするような会議では、会議室でお茶が必要になる場合があります。外部の方にお茶をお出しする場合は応接スペースと同じ注意事項になりますが、社内のメンバーが会議の休憩時間にお茶を取りに行く場合には、それぞれが自分で給湯室に向かうことになるはずです。会議室から給湯室が離れていると、カップを持った社員が歩いていくことになり、あまり見た目が良くありません。

給湯室はお茶を提供する場所の近くに設置

オフィスや事務所の給湯室は、応接室や応接コーナー、会議室の近くに設置するとお茶をお出しする際にとても便利です。ただし、休憩時間になって給湯室に社員が集まることで、話し声がうるさく感じたり、社外の人に社員がくつろいでいる様子が丸見えになってしまったりすることがあるので注意しなければなりません。
社員と来客したお客さまの動線がぶつからないことや、お客さまが座った状態で給湯室が見えないようにするなどの配慮が必要です。そのため、給湯室を利用する時間帯を考えて、給湯室の使い方のルールを決めておくようにしてください。

給湯室を利用する際のルールを決めておくと使いやすい環境が整う

「給湯室が汚れていて使いにくい」「給湯室から嫌なにおいがする」などという、社員の声が聞こえてくるかもしれません。ここでは、給湯室の環境をよくするための「給湯室を気持ちよく使用するためのルール」についてご紹介します。

給湯室の片づけは当番制がおすすめ

水回りの設備や水を含んだゴミを捨てることがある給湯室は、オフィスや事務所の中でも汚れやすく、雑然としてしまいやすい設備でもあります。誰もが気持ちよく使える給湯室にするためには、片づけ方や掃除の仕方のルールを決めておくことが有効です。
自分で使ったカップは自分で洗うのはもちろんですが、使用したあとは台布巾で飛び散った水を拭くこと、ゴミ箱がいっぱいになっていたら新しい袋に取り換えることなどが大切です。
給湯室の汚れが特に目に入らないという人もいるので、当番制で全社員が給湯室の片づけを行うようにするようにしましょう。当番制で全社員が給湯室の片づけを行うことで、自然に「給湯室を気持ちよく使えるようにしよう」という気持ちが芽生えます。

給湯室に置く私物の制限

オフィスや事務所の給湯室に冷蔵庫や棚があって、個人のカップや食べ物を置けるようになっている場合もあるかもしれません。賞味期限の過ぎた飲み物が入っていたり、誰のものか分からない食べ物がいつまでも入れっぱなしになっていたりする冷蔵庫は不潔になりがちです。
給湯室に置いてよい食器はカップのみとし、カップの大きさも制限すると雑然とするのを防げます。また、冷蔵庫に関しては、その日に食べる分だけ入れるというルール、個人のものは名前を付けるというルールが必要です。

残業前に一度片づける

当番制でオフィスや事務所の給湯室を片付けることにしても、残業している人の飲食で次の日出勤してみたら汚れていたということは少なくありません。終業時刻に一度当番が片づけて、残業がある場合には、最後に帰る人が再チェックするというルールを決めておくと、朝も気持ちよく給湯室を使うことができます。

給湯室での滞在時間

オフィスや事務所の給湯室は、コミュニケーションの場になることもあります。仕事では接点がない人とあいさつを交わす機会があったり、ちょっとした情報交換をしたりすることで、コミュニケーションが円滑化し、新しいアイディアが生まれてくることもあるからです。
ただし、広いとは言えない給湯室でいつまでもおしゃべりしていたり、会議室や応接室に聞こえるような大きな声で話したりしているのは問題になりかねません。給湯室を使う時間帯や声の大きさにも気を付けてもらえるような働きかけと共に、フリースペースなどを活用して情報交換できるように誘導する動線を作ることも有効です。

女性目線で給湯室の位置やルールを決めるとスムーズ

オフィスや事務所のレイアウトの中でも、トイレや給湯室といった水回りの位置をあとになってから移動することは難しいものです。オフィスや事務所を選ぶ段階から気に留めておきたい給湯室の位置の条件、給湯室の使用ルールを決める際に気を付けたいことをご紹介します。

給湯室があるオフィスや事務所を選ぶ

ビルなどの一室を借りているオフィスや事務所の中には、給湯室などの水回りがなく、トイレもいくつかの事務所で共有になっている場合があります。賃料との相談にはなりますが、給湯室があるオフィスや事務所の方が職場としては良い環境だと言えるでしょう。トイレで飲み水を確保するのでは衛生的にもよくありませんので、フロア共有であってもよいので給湯室があるビルを選ぶことをおすすめします。

オフィスやビルの内見でチェックしたいこと

オフィスや事務所を選ぶ際の内見では、給湯室やトイレなどを女性目線でチェックしてもらうと良いでしょう。給湯室やトイレなどの設備に対する満足度が、女性従業員の確保や定着に影響しているからです。
給湯室が専有なのか共有になっているのかだけでなく、清潔な状態を保ちやすい構造であるか、掃除を業者に頼んでいる場合にはどのくらいの頻度なのかをチェックすることが大切です。狭すぎる給湯室は不便なだけでなく、社員同士がぶつかったりしてやけどやケガをしてしまう危険もあります。給湯室の広さや設備の使いやすさも、しっかりチェックしておいてください。

給湯室のルールも女性目線で考える

多くの社員が使うオフィスや事務所の給湯室は、ルール化しないと使いやすい状況を保てない場合が少なくありません。給湯室の使用ルールを決める際には、社員の意見を聞いて考えるのがおすすめですが、男性社員が多い場合でも女性目線で考えてみることが大切です。女性目線で考えてみることで、ルールだけでなく、あると便利な設備や効率的な方法が見えてくる場合があります。

ルールの決め方

布巾やカップの漂白は「汚れが気になったら漂白する」という決め方をすると、誰も何もしないまま1年がたってしまうことが少なくありません。特にオフィスや事務所の給湯室のように、多くの人が利用する場合には、曜日を決めたり、月初めと決めたりして、定期的に行うようにするという方法が効率的です。

あらゆることを想定して給湯室を設置

布巾やカップを漂白した際に、布巾を干す場所がなく、水切りの柵にかけて乾かしている給湯室は少なくありません。せっかく布巾を漂白しても、乾燥ができないと、また雑菌が繁殖して臭いが出てしまいます。薄暗くてジメジメした給湯室から、明るくて乾燥させやすい給湯室にするためにも布巾を干すスペースは確保しておくと良いでしょう。
また、給湯室内の動線がぶつかってしまう場合などは、入口と出口を別にするなどの設備を検討することもできます。

今回のまとめ

オフィスや事務所を選ぶ際には給湯室がある物件を選ぶことをおすすめします。給湯室は応接室や会議室から近い位置にあるとお茶を出す際に便利ですが、社員と来客の動線が重ならないようにしたり、来客の動線からは給湯室が視野に入らないようにしたりする配慮が必要です。
給湯室を気持ちよく使用するためには、片づけを当番制にしたり、給湯室に置く私物を制限したりするなどのルールを作ると良いでしょう。また、女性目線でチェックしてもらうようにするとより合理的なルールを決めることができるのでおすすめです。

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