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コラム 2022.07.21

快適空間で生産性向上!オフィス・事務所移転の際はまずコンセプトから決めるのがおすすめ


今まで使っていたところが古くなってきた場合や、新規事業の開拓をきっかけに事務所やオフィスの移転を考えることは少なくありません。移転前にコンセプトを決めますが、その前に問題点を把握することが重要です。また、新しい環境で働く従業員のモチベーションアップをコンセプトに入れることが必要とされ、実現すれば社内環境の向上や生産効率を上げることにも繋がります。
今回は、オフィスや事務所を移転する前に必要なコンセプト作りについて解説します。

オフィス・事務所のコンセプトづくりで大事なのは従業員のモチベーションアップ

オフィスや事務所を移転する際に、新しい職場をどういった環境にするかというコンセプトを考えることは欠かせませんが、その中でも重視しなければいけないポイントもあるので注意が必要です。ここでは、その中でも特に大事になる従業員のモチベーションアップを図るためにどういったコンセプトに気を付けるべきか解説します。

オフィスを魅力的な空間にする

毎日の仕事がテレワークではない場合、オフィスや事務所勤務になることがほとんどといえます。休みの日を除けばほぼ毎日長時間その空間で仕事をするわけですから、オフィスが働きやすい、快適と感じられる空間のほうが良いと考える人が多いのは自然なことです。魅力的な空間があるオフィスや事務所の考え方は人によりさまざまですが、以下のようなものが挙げられます。

駅から近い、アクセスがいい

オフィスの近くに住んでいるという人は一般的に見ても少数派で、都内などの都市部に事務所やオフィスを構える企業であれば、より電車などの公共交通機関を使って通勤する人が多い傾向です。こういった従業員が多ければ多いほど、駅の近くなどアクセスがよく、通勤がしやすいことを魅力と感じる傾向が強くなります。

休憩室や社員食堂などの社内環境が充実している

通勤のしやすさを働く上で重要視する人は多いですが、そういった立地条件のいい事務所やオフィスはどうしても費用が高い場合や広さが確保できないといったことが起きやすいようです。そのためオフィスや事務所を移転する際はコストの問題からもっと費用がかからない場所や、十分な広さが確保できることを優先し、他がおざなりになりやすくなります。
それらの要素に加えてリラックスできる休憩室や社員食堂といった設備を整えるなど、プラスワンをすることで結果が得られやすくなるでしょう。

レイアウトを変える

新しいオフィスや事務所に移転しても、机の配置や従業員の動き方などに変化がない場合、環境を変えたつもりでも従業員のストレス緩和にならないなどの問題が起きがちです。そのためコンセプトづくりをする際には、今までとは違った配置にすることに加えて従業員の動線なども考慮すると、新しい環境を作ることができるのでモチベーションアップにつながる可能性があります。

モチベーションが上がるような快適な空間は優秀な人材の確保にもつながる

企業活動をする中で優秀な人材を確保したいというのは業種にかかわらず共通して言えることの一つです。しかし、優秀な人材はそれだけ引く手多数となるため、他の企業より自社の方が魅力的であることを示さなければいけません。
そこで従業員のモチベーションアップができるようなオフィスや事務所を持つ企業であれば、業務内容や給与面に大きな差がない場合、他社よりも魅力的な点を生み出すことが可能です。
こういった人材の確保は一朝一夕に効果があがるものではなく、長い目で見なければいけないものではあります。ただし、従業員のモチベーションアップを考えることで、人材確保につながる可能性も生まれるのです。

モチベーションが上がると生産性も高まりやすくなる

上記で解説した従業員のモチベーションアップを図ることを目的としたコンセプトは、オフィスや事務所を新しく移転する際に大事なことです。しかし、モチベーションアップを重視する理由や、それがもたらす効果をきちんとわかっていなければいけません。ここからはどういったメリットがあるのか解説します。

従業員のモチベーションが上がることで生産性も向上

どんな仕事にもいえる話ですが、毎日の仕事を繰り返していくうちにストレスが溜まったり、モチベーションが下がってしまったりすることがあります。この状態が進んでしまうと同じ仕事をしているはずなのにミスや作業の進みが遅くなり、生産性が低下してしまいがちです。
これを解消するためにはストレスの効率的な解消や、チーム内での問題の共有などがカギになることが多い傾向があります。

通勤ストレスを緩和できる

日常の仕事はもちろんですが、毎日の通勤がストレスの原因のひとつであるという人も少なくありません。新しいオフィスや事務所へのアクセスがいい場合、駅からの移動距離が短くなることに加え、駅前は繁華街になりやすく、さまざまなお店を見つけられることも多くなります。
こうした場所にオフィスや事務所があると、仕事以外の部分で楽しみを見つけやすいこともあり、高いモチベーションを保ちやすくなるでしょう。

コミュニケーションが取りやすくなることで効率が良くなる

業務内容が一人だけで淡々と進める仕事なら話は別ですが、複数の従業員がチームを組んで一つの仕事に取りかかるというケースも少なくありません。こうした場合はチーム同士の人間を近い場所に固めることで一体感を増しやすくなり、効率も上げやすいのですが、他との連携が取りづらくなるというデメリットがあります。
しかし、このようなケースでは多くの人がリラックスしながら談笑できる休憩室や、おいしいものが食べられる社員食堂を設置することで気軽にコミュニケーションを取ることが可能です。このような場を利用して意見交換を行うことにより、効率を上げることができるでしょう。

問題点をリストアップしてからコンセプトを考える

オフィスや事務所を移転する際に従業員のモチベーションアップをコンセプトにすることで、さまざまなメリットがあることを説明してきました。しかし、どういったものにするかというコンセプトを考える前に、必ず問題点を見つけ解決策を考えてからコンセプトを考えるといったステップを踏まなければなりません。ここからはどういった順番で問題点の発見や、コンセプトを考えていけばいいのか解説します。

①問題点のリストアップ

企業は多かれ少なかれ何かしらの問題点や課題を抱えながら、さまざまな企業としての活動を行っています。オフィスや事務所の移転はそれまでの環境を変えることになるため、企業内で抱えている問題をきちんと把握し、改善する解決策を考えたうえでコンセプトを考えていかなければなりません。

経営層と従業員の考え方のズレを認識する

経営層と従業員では業務内容も仕事の視点も異なるため、考え方にズレがあるのは当たり前とも言えます。しかし、オフィスや事務所の移転のように、すべての人間に関係する物事の場合はアンケートやヒアリングなどさまざまな手法を用いて、どのような問題点があるかを把握することが重要です。
このとき誰がどういった意見を出したかという個人が特定されてしまうようなやり方をしてしまうと現実に即した答えが得られないため、一定以上の秘匿性は必要です。またどういったアンケートやヒアリングであるかをきちんと説明することで従業員の本音が得られやすくなります。

アンケートを取るのが難しい場合は従業員満足度調査を活用

従業員に対してアンケートを取ろうとしても、どんな項目を入れればいいかわからない、集計が難しいといった場合は『ES』や『eNPS』といった指標を用いて計測する、従業員満足度調査がおすすめです。従業員満足度が低いと会社に対しての不満が多いとも取れるので、どういったポイントに不満が多いのか深く調べることが重要になります。
ESとeNPSは回答方法などに違いがありますが、片方だけでは不十分になりやすいため、問題点のリストアップという面でこれらを用いる場合は2つを組み合わせての調査を行うことで、良い結果が得られやすくなるでしょう。

出てきた問題点に重要度をつけていく

アンケートやヒアリングの結果が集まってくると、認識できていたものだけでなく今まで気が付かなかった問題点、従業員のニーズなどさまざまなことが上がってきます。次に上がってきたものを設備や配置、コミュニケーションなどというようにジャンルごとにリストアップし、そこからすぐに解決すべきもの、しばらくは手を付けなくてよいもの、というように重要度をつけていくのです。

②重要度が高いものの解決法を見つけ出す

①で見つかった問題点に重要度をつけたことで、喫緊の課題を把握できるようになります。そこで重要度の高いもの(基本的には上位3位まで)が解決すべき内容であり、移転するコンセプトとして考えるべき内容です。
こういった問題点の解決法はジャンルにもよりますが、自分たちで解決できるのもあれば、他の企業のシステムを有効的に取り入れることでよい結果が得られることもあるため、しっかりと考える必要があります。

③解決策を加味したうえでコンセプトを決め、移転計画を進める

企業が抱えている問題をきちんと把握し、それをどうすれば解決できるかといったビジョンがしっかりと確立されたら、ここではじめてコンセプトを決定し、物件探しやスケジュールの決定といったステップに移ります。コンセプトがしっかりと固まることで移転する理由や希望の条件、予算などが明確になり、業者とのやり取りもスムーズに進められるのです。

今回のまとめ

オフィスや事務所の移転を考える際にはコンセプトをしっかり考えてから決めることが大事であることを解説しました。生産性の向上を図るのはもちろんですが、従業員のモチベーションをあげることでそれを達成しやすくなり、企業への満足度の高さや魅力が上がることで優秀な人材の確保にもつなげることが可能です。
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