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コラム 2022.06.13

オフィス・事務所での鏡・鍵付きロッカーの役割と効果的なレイアウト


オフィスや事務所の備品として設置されているロッカーですが、「ペーパーレス化と共に空きが目立ってきた」「何が入っているのかわからない謎のロッカーがある」ということがあるかもしれません。中には「個人デスクが廃止になり、仕事道具置き場に困っている」という人もいるのではないでしょうか。
働き方や文書管理の変化と共に、オフィスや事務所のロッカーの役割も変わってきています。今回は、ロッカーに求められる役割と共有ロッカーを有効活用する方法、パーソナルロッカーの選び方などについてご紹介します。

ロッカーの役割から考えるオフィス・事務所のレイアウト

オフィスや事務所のロッカーにはどんなものが入っているイメージがあるでしょうか。書類や仕事道具、私物など、収納するものによってロッカーがオフィスでどのようにレイアウトされるかが変わります。
働き方の変化によるロッカーの活用方法の変遷と、ロッカーがオフィスや事務所でどのようにレイアウトされているのかご紹介します。

オフィスに必要とされるロッカーの変化

オフィスや事務所のロッカーも、時代と共にその役割を変化させています。共有書類の保管をするキャビネットやロッカーは、ペーパーレス化と共にオフィス内で占めるスペースが減少傾向です。
一方、スタッフが決まったデスクを持たないフリーアドレスのオフィスが導入されることで、デスクに私物を置くことができなくなったことから、パーソナルロッカーが必要になってきています。

共有書類を収納する共有ロッカー

ペーパーレス化以前は、個々が文書を持たずに、決裁文書や会議録などを誰でもすぐに探し出せるように整理する「紙の文書管理」が重要であり、ロッカーやキャビネットはデスクの近くに配置されていました。ペーパーレス化により文書管理の問題が解決した現在、オフィスや事務所の共有ロッカーやキャビネットに入っているのは、取引先の資料やカタログ、自社の広告資料などです。
このことから、共有書類を収納するロッカーの数は減る傾向にあり、デスクの近くから窓際などに移されてまとめて配置されることが少なくありません。
なお、個人情報や機密情報を入れる共有書類のロッカーには、セキュリティのために鍵が必要です。

スタッフそれぞれの仕事に使う道具を入れるパーソナルロッカー

個人用デスクがあるオフィスや事務所では、デスク自体が仕事に使う道具を入れるロッカーの役割を果たしています。しかし、デスクを共有するフリーアドレススタイルのオフィスでは、仕事をする際に必要なパソコンやタブレット、文房具などを収納するパーソナルロッカーが必要です。
仕事を始める際に一式をサッと持ち出せて、片付けやすい壁際などに個人用ロッカーを置くことが多く見られます。フレックスタイムやリモートワークが進んだことにより、スタッフ全員が顔を合わせることが少なくなったというオフィスでは、このパーソナルロッカーを使って書類の受け渡しを行う場合も少なくありません。

私物を入れるロッカー

「更衣室のロッカー」というイメージが強い私物を入れるロッカーは、更衣室やロッカールームに設置されます。仕事のオンオフを切り替える際に着替えた私服や、仕事に不要な私物や執務室に持ち込むことができないものを入れておかなければなりません。
多くの場合、縦長でハンガーを掛けることができるタイプの鍵付きロッカーが使われます。小さくてもよいので鏡がついているものが便利です。
ただしロッカールームは日中、無人になることが多く、盗難なども起きやすい場所でもあります。私物を入れるロッカーの鍵は必須だと言えるでしょう。

ナルロッカーはセキュリティ対策として鍵付きが好ましい

オフィスや事務所でスタッフそれぞれが仕事に使う道具を入れるためのパーソナルロッカーは、「フリーアドレスロッカー」や「システムロッカー」などの名称で販売されています。パーソナルロッカーはどのように活用され、どんな機能が必要なのでしょうか。

パーソナルロッカーが必要な理由

共有書類を入れるためのロッカーは、ペーパーレス化と共にオフィス内で占めるスペースが減少しています。一方、スタッフが決まったデスクを持たないフリーアドレスのオフィスが導入されることで、デスクに私物を置くことができなくなったことから、パーソナルロッカーの需要が高まっているのです。

セキュリティ機能|パーソナルロッカーに必要な機能1

スタッフそれぞれが専用のデバイスを使っている場合には、他のスタッフが間違って持ち出してしまうことがないように鍵がかかるパーソナルロッカーに収納できた方が安心です。外回りの仕事であれば、仕事用のカバンもしくは、カバンの中身も保管できるようにすると役立ちます。
紙ベースの機密資料や個人情報に関する資料を扱う仕事をしている際、1日ごとに仕事が完結して紙ベースの機密資料や個人情報を処理できるとは限りません。仕事道具と一緒に書類も入れることができるパーソナルロッカーがあれば、日をまたいで処理が必要な書類を安全に保管することができます。

デバイスを充電するための電源機能|パーソナルロッカーに必要な機能2

パーソナルロッカーなど、デバイスの置き場所が決まっていても、充電するために退勤後電源付近にデバイスを置いておくという光景は、セキュリティ上あまりよくありません。しかし、仕事中にデバイスの充電が切れてしまうことは避けたいものです。
USBで充電できる機能が個々のロッカーの中にあると、夜間のうちに安全に充電しておくことができます。

書類の受け渡し機能|パーソナルロッカーに必要な機能3

フリーアドレススタイルの事務所やオフィスでは、個人のデスクがないため、人事や総務関連の重要な書類の受け渡しに苦慮する場合があります。
また、リモートワークやフレックスタイムが導入されたことで、社内システムのチャットやメールでは対応できないスタッフ同士のちょっとしたやり取りが難しいことにも不便を感じる場面もあるでしょう。
この場合にはロッカーに鍵がかかった状態のまま、ポストのように書類が投函できる機能があるパーソナルロッカーをおすすめします。

パーソナルロッカーの選び方

パーソナルロッカーには、セキュリティと利便性が求められます。必要とされる機能はオフィスや事務所の状況やスタッフの働き方によって異なりますが、無用なトラブルを避けるためにも鍵付きであることが望ましいです。
オフィスや事務所のスペースを確認して設置位置を決めてから、セキュリティと利便性を考えてパーソナルロッカーを探してください。

共有ロッカーの設置は活用範囲が広がる選択肢

オフィスや事務所の共有ロッカーやキャビネットはペーパーレス化に伴い減少傾向にありますが、活用方法によっては、スムーズに仕事をするための収納スペースにすることができます。

オフィスや事務所をすっきりさせる|共有ロッカーの活用目的1

さまざまな業務が同時進行しているオフィスや事務所では、文房具が出しっぱなしになっていたり、書類が積み重ねられていたりして、雑然とした雰囲気になっていることが少なくありません。
そんな環境では、物や書類をなくしたり、カタログや資料を二重に取り寄せてしまったりして作業効率が落ちてしまいます。
共有ロッカーを活用して、取引先の資料やカタログ、自社の広告資料などを分かりやすく収納することで仕事の効率が上がり、ゴミの量も減らすことが可能です。

作業効率を上げる|共有ロッカーの活用目的2

ラミネーターやラベルプリンターのように、スタッフ全員が持つ必要はないけれど、必要なものはどのオフィスにもあるものです。時々しか使わないため、本体や付属品をどこにしまったかが分からなくなり、探すのに手間取ってしまったという経験がある方もいるのではないでしょうか。
このような「たまに使う必要なもの」は共有ロッカーに場所を決めて保管しておくのがおすすめです。
ロッカーに入れる際の分類の仕方としては、使用頻度で分類する方法と使用目的で分類する方法があります。使用頻度で整理する際は、使用頻度の高いものを目につきやすく取り出しやすい位置に収納してください。
使用目的で整理する際は、広い作業台の近くに作業に使う裁断機やラミネーターを置くなど作業動線を意識して収納すると使いやすくなります。

処分する書類や備品を見極める|共有ロッカーの活用目的3

オフィスや事務所には「なんとなく処分できない書類や備品」があるものです。そこで、共有ロッカーの一角に「処分検討コーナー」を設置して、猶予期間を設けて処分方法を検討することをおすすめします。
書類の場合には次の3つの方法が考えられます。
・必要なのでそのまま残す
・必要なのでデータ化して保管する
・不要なので処分する
備品の場合には次の3つの方法が考えられます。
・必要なのでそのまま残す
・必要だけれど処分して、レンタルを導入する
・不要なので処分する
必要なものと不要なものを判断し、さらに最も効率的な保管方法を選ぶことで、オフィスや事務所のスペースが確保できるだけでなく、作業効率も上がります。

共有ロッカーのあったスペースを活用

ある程度の共有ロッカーは必要ですが、ペーパーレス化以前と同じ数は必要ありません。空いた共有ロッカーをそのままパーソナルロッカーとして使用するという方法もありますが、目的が異なるため使い勝手は良くないでしょう。
空いた共有ロッカーの活用が難しければ、撤去してフリースペースとして活用したり、パーソナルロッカーを設置したりすることを検討してみてはいかがでしょうか。

今回のまとめ

オフィスや事務所のロッカーには、共有ロッカーとパーソナルロッカー、私物ロッカーの3種類があり、何を収納するかによって適したレイアウトは異なります。ペーパーレス化に伴い共有ロッカーの数は減少している一方、フリーアドレススタイルのオフィスにおいてはパーソナルロッカーの必要性が高まっているのです。
パーソナルロッカーには、鍵付きなどのセキュリティ機能やデバイスを充電するための電源機能、書類の受け渡し機能があると安全で利便性も高く活用できます。共有ロッカーのあったスペースを活用して、パーソナルロッカーの設置を検討してみてはいかがでしょうか。
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