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オフィス・事務所内のレイアウトは、仕事の効率を左右することもある非常に重要な要素です。例えば、会議の際に利用するホワイトボードは、教室の黒板のように一定の場所に固定した方が良いのか、それとも移動式のものが使いやすいのか、といったことを考えてレイアウトを検討します。
今回は、移動式ホワイトボードの特徴やメリット、用途別に適した設置場所やより有効に活用する方法についてご紹介します。

移動式のホワイトボードがオフィス・事務所内に向いている理由

ホワイトボードは意見・情報を簡単に書き込むことができ、情報を一覧するのに適したツールです。また書き込んだ意見・情報を消すことも簡単で、日常的な手入れもそれほど難しくはありません。
こうした利便性から企業のオフィスや学校の講義・セミナー・会議などで幅広く活用されています。特に会議においては議論されている内容に加えて、関連した情報や参加者から発表された意見を共有することがとても重要です。そのため、会議でホワイトボードを利用する利点はとても大きいと考えられます。

ホワイトボードの主なメリット

まずは、ホワイトボードを利用する主なメリットについてご説明します。

情報共有が容易

会議などの参加者にとってはホワイトボードに書かれた意見・情報を見ることで会議の流れを確認することができるため、情報を共有しやすいでしょう。

情報の可視化

ホワイトボードに記載することで会議中に出た発言・情報を可視化でき、どのような意見が出たのかを会議中に確認できるので各人の考えをまとめやすくなります。

論点がぶれるのを防止

会議の目的・情報がホワイトボードに記載されていると論点がぶれにくくなります。話している内容が議題と関係していても、議題の本筋からはぶれてしまっているような場合には「本題に戻りましょう」と参加者からの同意を得やすく、会議の進行を促すことも可能です。

内容の重複を防ぐ

意見・情報をその場ですぐに確認できるので、内容の理解度が高まり同様の質問・重複した発言内容を防ぐことができます。結果的に会議の時間を有効に使用することにも繋がるのです。

会議の活発化

ホワイトボードに記載するというアクションが、会議の参加者に対する刺激となります。発言者自身も前に出てきてホワイトボードに書くというスタイルであれば、より動きが出て会議が活発になり主体性が生まれる可能性が高いです。
加えて、会議そのものが活発な雰囲気になるので参加者自身の意識も向上することが期待できます。

一体感の醸成

例えば、プロジェクターを利用するような会議の場合には参加者は手元の資料を見ながら会議を進めることになるので、会議の進行状況次第では各参加者の考えにバラつきがあることも考えられます。
ホワイトボードを利用した会議であれば、一点に注目されやすく、参加者同士の意見のすり合わせがしやすいため、一体感が生まれ会議を進行しやすいでしょう。

移動式ホワイトボードがおすすめ

ホワイトボードは壁掛けのような固定タイプのものもありますが、移動式のホワイトボードを利用することをおすすめします。移動式であれば場所を限定されずに使用できるからです。
例えば、急に会議場所が変更になった場合でもホワイトボードを移動させてそのまま参加者が移動すれば、続けて会議を実施することが可能になります。
また、会議場所と異なる場所で議事録などを作成するような場合でも、議事録の作成場所にホワイトボードを持ち込んでしまえば苦労することなく、議事録作成に必要な資料を身近に用意することが可能です。

共有事項や備忘録を記入するホワイトボードは見やすい位置に置くのがポイント

上述したようにホワイトボードには共有事項や備忘的な内容を記載するケースも多いと考えられます。したがって、多くの人々の目に触れやすい場所にホワイトボードを置くことが重要です。
いくら重要な連絡・共有事項をホワイトボードに書いたところであまり人が通らない、あるいは集まらないような場所にホワイトボードを置いても多くの人は気付きません。
ホワイトボードを設置する場所や見やすくするためのポイントをご紹介します。

利用頻度が高い場所に設置する

移動式のホワイトボードで周知する連絡事項がある際に、都度設置する場合は利用者が多く、１日に１度は必ず利用するような場所を選ぶのがポイントです。
例えば、学校の掲示板は全校生徒が利用する玄関付近、オフィスや事務所であれば共有スペースや廊下、食堂などが利用頻度の高い場所と言えます。

ホワイトボードを複数利用するメリット

連絡事項を記載するホワイトボードは、記載した内容を一定期間残しておくことが少なくありません。そのため、一台ではスペースが限られてしまい、足りないことも考えられます。2台以上あることで、社内での連絡事項用、取引先とのスケジュール管理用など、用途別に使うことも可能です。
会議などに利用する際も、複数台あると書いたものを消す必要がなくなり、会議に要する時間の短縮にも繋がります。

設置するスペースを考慮して選ぶ

会議室やオフィス内、廊下など用途によって設置するスペースは異なりますが、設置場所に見合ったサイズのホワイトボードを選ぶこともポイントとなります。大きいホワイトボードは、室内に与える圧迫感も高まるからです。
会議でも併用するのであれば、会議やミーティングで動線の邪魔にならず、見やすい大きさであるかを基準に選ぶことをおすすめします。

ホワイトボードを使って共有事項や備忘録を確認するとミスが減る

ホワイトボードを使用するメリットや期待できる効果にはどんなものがあるのでしょうか。ホワイトボードの上手な活用法について解説します。

一目でわかる見やすさがポイント

共有事項や備忘録として使用するホワイトボードは、オフィス内の人が誰でも書き込める共有物になります。そのため、記載する目的別にどこに記載するのか、誰に向けて記載されたのかなど、一目でわかるようにルールなどを設けておくことが大切です。
予定の確認や連絡事項、共有すべき情報などが一覧できると、共通意識や考えのズレが生じにくくなるため、ミスやトラブルを未然に防ぐことにも繋がります。

見やすくするための書き方

ホワイトボードに書かれている内容の位置（高さなど）にも注意が必要です。極端に端のほうに記載してあるため読み辛い、文字が小さ過ぎて判読しにくい、ということがないように書くと見やすくなります。
またホワイトボードの高い位置に情報を記載していると、大きさや目線の位置も異なるため気付かない人もいるかもしれません。ホワイトボード上においても見やすい場所に見やすい大きさで記載することが大切です。

見やすいのは丸文字と四角文字

視覚的に見やすく記載する方法として、文字の書き方があります。文字の大きさは大き過ぎず小さ過ぎず、会議室のサイズに応じて調整するようことが大切です。
また、ホワイトボードに記載する文字は斜体では見にくいため、丸文字や角張った文字で記載することを意識してください。具体的には、ホワイトボードの上に空想上の方眼があることを意識して、その方眼の枠に合わせるように書くと読みやすい字になります。

色つきマーカーや指示棒の活用

記載内容を見やすくするための方法が、色付きマーカーの活用です。一般的には黒いマーカーでホワイトボードに記載するケースが多いと考えられますが、赤・青・緑などの黒以外のホワイトボード用のマーカーもあります。例えば、重要事項など強調させたい項目を記載する場合は、赤のマーカーを使うと注目されやすくなるでしょう。
ただし、あまりにも多くの色を使ってしまうと、かえって伝えたいことがぼやけてしまうので注意が必要です。利用する色は3色以内に抑えると共に、この色の場合にはこういう内容を記載する、というルールをあらかじめ決めておくとわかりやすくなります。
マーカーの利用に合わせて、磁石で資料などの貼り付けをすることなども有効です。さらに会議やミーティングなどで指示棒やポインターを活用することをおすすめします。

見出しを工夫する

複数の議題があったり複雑な内容だったりするような場合には、見出しの付け方にあらかじめ決まりを作っておくのがおすすめです。
具体的には以下のようなルールが考えられます。
・大見出しは□で囲む
・中見出しには下線を引く
・小見出しには[ ]を付け加える
・大見出しには1、2、3、4、などの番号を振る、など

強調のテクニックを利用

連絡事項などで緊急性の高いものや重要度の高いものに関しては、他の記載事項よりも強調することでより注目されやすくなるでしょう。
具体的には上述した色つきマーカーの他にも、以下のような方法があります。
・大きなサイズの文字や太いサイズの文字で書き直す
・文字の周囲を線で囲む、波線などを引く
・マークを付ける。この場合には白抜きの□◇ではなく塗り潰しの■◆などを使用する。
こうしたほんの少しの工夫で、注目度も上がり連絡ミスを防ぐことも可能ですので、ぜひ取り入れてみてください。ホワイトボードを上手に活用することによって、より生産性や効率性が向上します。

今回のまとめ

ホワイトボードをオフィス・学校内のどこに設置してどう活用するかは、実は業務の生産性や効率性と大きく関係しています。ホワイトボードを上手に活用することで、生産性の向上やミスを減らす効果が期待できるでしょう。設置するスペースや用途に適したサイズのホワイトボードを導入し、まずはちょっとしたミーティングから活用してみてはいかがでしょうか。
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