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コラム 2022.04.19

活発な会議を行うために!マネしたいオフィス・事務所の会議室の作り方


企業の会議室は、重要事項の議論や各種打ち合わせ、セミナーなどを行うのに欠かせない設備です。企業で大きなプロジェクトを行う前には、必ずと言っていいほど会議を開くのではないでしょうか。会議室で実りのある話し合いを行うには、会議室のレイアウトや内装などの点で、ポイントを的確に押さえておく必要があります。そこで今回の記事では、活発な意見が出せる会議を目指すために、会議室をどのように作ると効果的なのかを学びましょう。

1.コロナ禍だからこそ会議の効率を重視すべき
2.近年の会議室の傾向とは
3.目的別・会議室のレイアウトを紹介
4.目的別・会議室の内装デザインやカラーを紹介
5.今回のまとめ

コロナ禍だからこそ会議の効率を重視すべき

新型コロナウイルス感染拡大の影響で、テレワークへの移行が進み、会議室を利用した会議の開催回数が減少したという企業が多いのではないでしょうか。対面会議に代わってオンライン会議が増え、設定方法に四苦八苦したと言う方もいらっしゃるかと思います。オンライン会議の導入により、会議時間が短縮されたケースが多く、対面会議においても時間を意識した取り組みが必要であるとの声が上がってきました。効率的な会議の進め方を実行することで、長くなりがちだった会議時間の短縮が可能になり、他の業務を遂行できるようになります。
さらに、感染拡大防止のために、参加人数を絞ったり、時間や場所に配慮したりと、会議設定にも工夫する動きが出てきています。必要な会議のみを実施し、効率や効果を重視していく姿勢が、コロナ禍の現代には求められているのです。

近年の会議の傾向とは

近年の会議では、さらに活発な議論やコミュニケーションを目指して、これまで一般的に行われていた会議と異なる方式を採用するケースも増えてきました。具体的に、どのような方式で会議を進めていくのでしょうか。

オープンスペースで会議を行う

会議の時間以外に、自席で仕事をしている最中に、ふとアイデアが思い浮かんだ経験はありませんか。この時、その場ですぐにアイデアを具体化できると、社員同士での共有も早く行える上、スピーディーな対応ができるようになります。この流れを実行するために、部署ごとに設けたデスクの島のすぐ近くに、オープンスペースを設ける場合があります。会議室とは異なり、オープンスペースの話し合いは参加者以外にも話す内容が聞こえるため、参加者以外の社員からの意見を取り入れることができるかも知れません。

スタンディング形式で会議を行う

一般的な会議室には、ホワイトボードに加え、テーブルと椅子が設置されています。ここから、あえて椅子を撤去してテーブルもハイテーブルに変え、スタンディング形式で会議を行うと、会議の効率化を図ることが可能なうえ、省スペースで実施できます。
さらに、会議室の予約を取ったり、参加人数を予め把握したりする必要もなく、会議を開く必要性が生じた場合にすぐ打ち合わせスペースに移動し、会議が始められます。会議が終わってからも、テーブルや椅子の片付けをすることなく、すぐ通常業務に戻ることができます。
スタンディング会議のメリットは、コミュニケーションが取りやすい点も大きく、話し合いに対する集中力が高まるため、会議時間の短縮にも効果的です。少人数で、迅速な意思決定が求められる場面では、スタンディング会議が大きな効果を発揮します。

VR会議

オンライン会議の次に浸透すると予測されている最新テクノロジーとして、VR会議があげられています。VR(Virtual Reality=仮想現実)は、これまでゲームやアトラクションなどで使われるケースが多かったのですが、近年ではオフィスにおける会議システムとしての活用法が注目を集めています。VR会議は、VRに対応したゴーグルを装着してVR画面に入り、アバターを使って話し合いが行われる仕組みです。
オンライン会議と異なる点は、相手が目の前にいるかのような状態で話せる点です。このため、オンライン会議よりも対面会議に近い形式で会議を進められます。また、身振り手振りなどの体の動きがVRシステムにも投影されるため、細かいニュアンスも伝えやすくなります。さらに、VR空間の中では、プレゼンテーション画面などの複雑なビジュアルを共有でき、イメージの共有がしやすいメリットもあります。
一方で、導入時の設備投資が必要となるほか、VR会議システムを利用するための使用料が毎月かかるため、導入するには社内での十分な検討が必要です。

目的別・会議室のレイアウトを紹介

近年見られる会議の傾向をいくつか紹介しましたが、日本の企業で最も多く見られるのが、会議室で行う会議ではないでしょうか。会議を開く際には、会議の目的に合わせて室内のレイアウトを行うと、意見が出しやすくなる傾向が見られます。ここからは、目的別におすすめしたいレイアウトを紹介します。

一般的な社内外の会議

対面形式で、スタンダードな会議を行うには、横長のテーブルを置き、向かい合えるように横一列で着席するスタイルが適しています。会議室のレイアウトで最も多く、スクエア型と呼ばれることがあります。顔を合わせ、全員が対等な立場で話し合いができるレイアウトです。

企画会議やプレゼンテーションなど

一般的な会議よりも、さらに参加者同士の議論を深めたい場合は、コの字形式のレイアウトがおすすめです。横一列の並びではないため、自然と体が向き合うようになり、コミュニケーションの活性化が期待できます。前方スペースに、ホワイトボードやプロジェクターを設置することで、プレゼンテーション・ディスカッション・企画会議・報告会議など、参加者の発言が求められる形式の会議に活用できます。

重役会議など

企業の重役クラスが一堂に会し、企業にとって重要な話し合いをする場合は、口の字形式のレイアウトが多く採用されています。横長のテーブルを、漢字の「口(くち)」の形になるように並べ、周囲に椅子を設置します。死角がなく、参加者全員の顔が見合わせられるため、緊張感をもった話し合いが可能です。

少人数でのディスカッション

チームなどの少人数で、たくさんのアイデアが必要な会議やディスカッションでは、円卓のテーブルを複数使うと有効的です。親しみや一体感を感じやすくなり、意見が活発に出ることで、新しいアイディアが生まれるケースも増えています。この場合には、会議室以外の場所で行うこともあります。

目的別・会議室の内装デザインやカラーを紹介

続いて、会議室内のデザインやカラーについて考えてみましょう。これにより、会議室やオフィス全体の印象が大きく変わります。

落ち着いた雰囲気の会議室にしたい

落ち着いた雰囲気で話し合いができる会議室にするには、グレーや茶色の内装を取り入れるのがおすすめです。これらの色は、落ち着いた雰囲気の他にも、物事を受け入れやすくする心理状況をもたらすと言われています。

会議室をおしゃれな空間に仕上げたい

会議室をおしゃれな空間に仕上げたい場合は、壁紙を工夫してみると良いでしょう。レンガ柄やグリーンの壁紙などがおすすめです。海外のオフィスのような空間作りができ、リラックスした話し合いが期待できます。

アイデアがたくさん出せるような会議室にしたい

業種によっては、常にアイデアが求められるケースもあり、少しでも多くのアイデアを出せる環境づくりが求められます。そのための心理的効果を期待できる方法のひとつが、会議室の壁紙に赤を取り入れることです。こうすると、斬新なアイディアや意見が出やすくなる心理的効果があると言われています。ただし、赤を中心とした色の配置にしてしまうと、落ち着きのない空間になるため、アクセントとして赤を取り入れるようにしましょう。

緊張をほぐせるような色を会議室に取り入れたい

クライアントとの話し合いや、幹部クラスが参加する会議などでは、緊張は避けられません。少しでも緊張をほぐし、心を落ち着かせてから会議に臨むには、会議室内に青色を取り入れてみましょう。壁紙だけでなく、カーペットやインテリアに取り入れるのも効果的です。

今回のまとめ

今回は、会議室の作り方について、レイアウトや内装などの点から検証してきました。従来の会議室は、スペースを設けてそこにテーブルと椅子を並べるだけという考えも多かったかと思います。しかし、近年では、会議の効率性や社員のモチベーションアップなどを考慮し、工夫を凝らした会議室が多く見られるようになっています。今回ご紹介した内容を参考に、忌憚のない意見を出し合える会議室作りを心がけていきましょう。
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