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コラム 2022.04.14
オフィス・事務所にフリーアドレスをスムーズに導入する方法
いつも自席が決まっている固定席スタイルのオフィスをやめ、その日によって仕事をする席を選べるフリーアドレスを導入する企業が増えています。従業員同士のコミュニケーションや自律的な働き方のメリットがある一方で、導入したものの思ったような効果が得られないと悩む企業もあります。この記事では、スムーズにフリーアドレスを導入するためのポイントや進め方について解説します。
【目次】
1.フリーアドレスをスムーズに導入するポイント
2.フリーアドレス運用前にはルールを明確に
3.フリーアドレスの導入方法
4.今回のまとめ
フリーアドレスをスムーズに導入するポイント
フリーアドレスをスムーズに導入する上で押さえておくべきコツがあります。フリーアドレス導入を失敗に終わらせないために大事なポイントを4つご紹介します。
導入目的の共有
「フリーアドレスを導入するといいらしい」といった安易な考えで、とりあえず導入してしまうと失敗につながりやすくなります。まずは、フリーアドレス導入によって得たい効果や目的を明確にしてください。そして、その目的をオフィスで働く従業員と共有することが大切です。
目的も理解できず、「〇日から新しい働き方にします」とこれまでと違ったやり方を押し付けられたらどうでしょうか。新しいシステムが導入されると、最初はどうしても不便に感じるものです。フリーアドレス導入が失敗に終わる企業の中には、「目的が分からずにフリーアドレスが導入され、日々席が変わるのが面倒だ」という従業員の不満やとまどいが多く見られます。企業がフリーアドレスを導入する目的例は次の通りです。
・部署内の連携やコミュニケーション促進
・部署を超えたコミュニケーション促進
・多様化する働き方に合わせて社内環境を整備
フリーアドレスを混乱なく導入するためには、従業員に導入目的を理解して取り組んでもらうための事前準備が大切です。
フリーアドレスを継続する仕組みの構築
フリーアドレスを導入するのであれば、それを継続していくための仕組みを作っておくことが大切です。そのためには、現場の声を聞くことも欠かせません。例えば、新入社員が多い部署であれば、仕事に慣れていない新入社員に細やかなサポートが必要でしょう。そのため、一定期間は席の固定が必要かもしれません。
また、プロジェクトチームを組んでいる場合、プロジェクト遂行中はフリーアドレスにしない方がいいケースもあるでしょう。そこで、一様にフリーアドレスにするのではなく、部署や業務に応じて部分的かつ段階的に導入することが大切です。
サポートツールを活用する
フリーアドレスを導入することで、どこでも仕事ができる環境が手に入る反面、フリーアドレスならではの問題も生じます。例えば「荷物の置き場がない」「仕事に必要な物の移動に時間がかかる」などは、フリーアドレス導入にしばしば伴う課題です。
この課題に対しては、個人の荷物を片付けるロッカーを設置し、パソコン・書類・文房具などを収納できるようにすると良いでしょう。ロッカーにパソコンを充電できるコンセントがついていたり、届いた書類を投函できる入口がついていたりすると便利です。
また、その日使うパソコンや書類、文房具など一式をまとめて持ち運べるモバイルバッグの支給も喜ばれます。さらに、フリーアドレスでも集中して仕事がしたいときに役立つ簡易ブースを用意しておくといいでしょう。机の上に立てるだけで手軽に集中できるプライベートスペースを確保できます。
感染症対策
オフィス内においても、新型コロナウイルス感染症などへの感染症対策を講じることが必要です。不特定多数の従業員が自由に席を使うため、衛生対策は必要不可欠と言えます。アクリル板の仕切りを設け、デスクの使用前後に使用する消毒用アルコールも設置しておきましょう。
また、感染者が発生した場合に接触者を特定しやすくする工夫として、席の利用履歴を取っておくと役立ちます。さらに、固定席とフリーアドレスの席は明確にエリア分けしておくこともおすすめします。
フリーアドレス運用前にはルールを明確に
新たな制度に転換するときには、あらかじめ明確にルールを設定することが欠かせません。忘れずに決めるべき事項を見ていきましょう。
ペーパーレス化
フリーアドレスを円滑に機能させるには、ペーパーレス化の推進が必要です。フリーアドレスになると、従業員は自分専用のデスクがなくなるため、これまでのように紙の書類でやり取りしていると、保管場所に困ったり紛失したりするリスクが生じます。そこで、基本的に文書はデータ化して社内の共有サーバーに保存し、どの席からでも見られるようにしておきましょう。準備段階として、書類のペーパーレス化を進めることをおすすめします。
席が偏らない工夫
フリーアドレスを導入したものの、結局いつもの席に落ち着いてしまうというケースは珍しくありません。そこで、席が偏らないための対策が必要です。クジなどで席を決める、自動割り振り機能を使用するなど、ルール決めをしておきましょう。また、打ち合わせをしながら仕事をする必要があるのであれば、あらかじめ予約可能な席を設けるのもおすすめです。
その日の気分や仕事内容に応じて、自由に席を選ぶのを当たり前にする習慣づけが大切です。そのためには、フリーアドレス導入までにこまめに席替えをするなど、いつも同じ場所で仕事をするという固定概念を変える工夫も必要と言えます。
電話や郵便物の取次ぎ方法
決まった座席がないフリーアドレスでは、それぞれの従業員宛てに届いた郵便物の置き場所や電話の取次ぎで混乱が生じる場合があります。このような事態に備えて、課ごとの共有郵便物ボックスや、郵便を投函できる入口付きロッカー設置などを検討しておくと安心です。また、座席表システムを使用し、アプリを見れば誰がどこにいるかが分かるようにしておけば、コミュ二ケーションに困ることもありません。
そのほか、全従業員に社内携帯を支給して内線電話として使用したり、すべての電話が子機となるデジタルコードレス電話機を導入したりして、スムーズな取次ぎを行う方法もあります。フリーアドレスがスタートするまでに、電話と郵便物の受渡方法をクリアにしてくことが重要です。
収納ルール
フリーアドレスでは、固定座席に荷物を置くことができません。共用ロッカーなど、フリーアドレスに適した収納スペースを確保するにしても、これまでよりも個々の収納スペースは狭くなるでしょう。
そのため、実際にフリーアドレスをスタートさせる前までに、従業員それぞれが私物や書類の整理をしておく必要があります。また、荷物を席においたまま帰宅しないなど、クリーンデスクの徹底も欠かせません。
飲食時のルール
フリーアドレスになると、日によって誰が隣になるかが変わります。隣に誰が座るかによっては、昼食を席で取るのかどうか迷うケースも生じます。すべての従業員が快適な休憩時間を過ごすためには、デスクでの飲食の可否や範囲について決める必要があります。
また、食べ物のにおいを不快に感じる人もいるため、飲食が可能な物の種類や時間帯を区切るなど、従業員の意見を聞きながらルールを決めることも快適性の向上に繋がります。
フリーアドレスの導入方法
フリーアドレスを円滑に導入するためにはどのような手順を踏めばいいのでしょうか。ここでは、フリーアドレス導入の方法と流れを紹介します。
フリーアドレスに変える範囲を決める
まずは、すべてフリーアドレスに変えるのか一部の部署や従業員に限定するのかを決定します。外に出ることが多い営業職や打ち合わせが多い企画職など、自分の席で働く時間がそれほど多くない職種は、フリーアドレスになっても混乱が少ないでしょう。
一方、総務や経理といった情報が集まってくる部門やセキュリティレベルが高い職種には、フリーアドレスは不向きです。実践する前に、必ず社内でフリーアドレスに変える範囲を検討しましょう。
フリーアドレススタイルの決定
次に、フリーアドレススタイルを決めてください。フリーアドレスにはグループアドレスという選択肢もあります。グループアドレスは、定められたエリア内で好きな席を選ぶスタイルで固定席との併用することも可能です。自社の業務内容などを考慮した上で、完全なフリーアドレスにするか一部のみフリーアドレスにするかなど、最適な方法を選択してください。
社内レイアウトと備品整備
フリーアドレススペースに、必要な座席数分のレイアウトを検討し決定します。レイアウトの結果次第では、デスク・椅子・収納家具・社内モバイルなどの新規導入が必要となるため、必要な備品を手配しましょう。フリーアドレスでは大型の机に複数人が座るスタイルが一般的です。キャスター付きデスクや連結・分割可能なデスクを選ぶと、1つの机で仕事をする人数が変わっても、フレキシビリティ高く業務にあたることができます。
従業員への説明
フリーアドレスの概要案がある程度定まったら、従業員向けに説明会を行いましょう。自社がフリーアドレスを導入しようとしている意図や求める効果を全従業員と共有し、運用ルールや今後の進め方を伝える必要があります。問題点・不安点はあらかじめ洗い出しておき、納得した上で進めることが大切です。社内説明会を行う前段階から、各課内から担当を募り、意見交換しながら進めておくと説明会がスムーズに進むでしょう。
今回のまとめ
フリーアドレスをスムーズに導入するためのポイントについて紹介してきました。フリーアドレスを導入する目的を明確にし、それを全従業員が共有してから導入をスタートさせることで、従業員を置いてきぼりにしない新制度導入が可能となります。また、フリーアドレスを導入した後に混乱を避けるためにも、事前に細かなルール決めを行いましょう。
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