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コラム 2022.04.12
オフィス・事務所の収納を効率的に！整理のポイントをご紹介
オウケイウェイヴ総研の調査によると、一般的な会社員は年間150時間も探し物に費やしているという結果が出ています。このような無駄な時間を減らすだけで、業務は随分と効率化しますし、会社も大きく成長することができるでしょう。
この記事では、オフィスの収納を効率的にする整理の考え方とポイントについて解説します。
【目次】
1.5ステップで行うオフィスの整理方法
2.オフィス備品の収納ポイント
3.仕事の効率をあげる書類の整理術
4.整理された状態を長持ちさせるコツ
5.今回のまとめ
5ステップで行うオフィスの整理方法
各職場でも、整理・整頓といった5Sの推進が行われているものの、なかなか浸透せず、効果が見られないという声も多く耳にします。5Sの実現には、整理・整頓・清掃の3Sの徹底が欠かせません。まずは、オフィスの整理方法5ステップをそれぞれ見ていきましょう。
整理・収納の計画を立てる
物事を成功させるためには、計画を立てることから始めてください。仕事だけでなく整理や収納も同じで、気になった部分だけを思いつきで整理するような方法では、根本的な改善に繋がりません。それどころか、「整理した割に使いにくい」「ジャンルごとに分類できていないせいで片付けがしづらい」といった新たな課題が生じてしまう場合もあります。
そこで、整理をする場所、整理をする日、整理方法の3つを明確にすることをおすすめします。例えば「〇日は共有キャビネット」「×日と×日は資料室」「△～△日に倉庫」など順番・スケジュールを決めておくと効率的です。
また、「オフィスの業務効率を高める」という目的意識を共有する良い機会になりますので、整理する際は、できるだけ従業員全員で行いましょう。業務に支障のない範囲で整理する日をスケジュールに組み込めば、整理整頓も自然に業務化することが可能です。
収納スペースを確認
共有キャビネット・資料室・倉庫など、オフィス内に収納スペースがどれくらいあるのかをまず確認しましょう。什器の奥行き・高さ・横幅といったサイズを調べておけば、どこに何を収納するのがベストなのかをあらかじめ計画することができます。
すべてのものを出す
収納スペースがどれだけあるかを把握できたら、今オフィス内にある物や書類の量を知る必要があります。最初に全体の分量が分かっていると、整理をし始めからゴールまでの進捗状況が把握しやすいため、挫折しにくくなります。
不用品を処分
収納前に、必要なものと不要なものを区別しましょう。大きなスペースから始めるとゴールが見えずモチベーションが下がりかねないので、個人の机の引き出しやロッカーといった、狭くて小さな場所から始めることをおすすめします。
分別する際は、必要なものと不要なものの分類基準を明確にしてから行うことが重要です。必要な保存期間ごとに分けるとその後の処分もしやすくなります。不要かどうか迷うものがあった場合は保留しておき、一時的な置き場を区切っておくと良いでしょう。
置き場所を決める
オフィスにある物が必要な物と保留物だけになったら、どの収納に何を置くのかを決めていきましょう。使用頻度の高い物は人の目線に配置し、低い物は視界から外れる目線の低い場所などに配置すると効率的です。
また、業務の流れや人の動きをスムーズにできるよう、使う順番や用途に配慮した上で什器などをレイアウトするようにしましょう。取り出すところから片付けまでの動線も意識するとさらに効率的です。
オフィス備品の収納ポイント
オフィスの備品を収納する際に意識したいのは、無駄にスペースを浪費しないことと、取り出すときの時間のロスがないことです。具体的に収納時に気を付けたいポイントをご紹介します。
デッドスペースの活用
収納のための場所は、まとまった場所だけでなくデッドスペースの活用も心がけましょう。オフィスの柱周りなどはデスクを置くことはできませんが、柱を囲むように棚を設置することはできるかもしれません。スペースを効率的に使うには、ちょっとしたスペースを有効利用する意識を持つことが重要です。
例えば、デスク周りに保管しておく必要のない書類などは、このようなデッドスペースに収納すると決めておくことで、探す手間も省けます。
物の定位置は使用頻度で決める
収納場所を決めるということは、物の定位置を決めることです。そうすることで、きれいな状態をキープしやすくなり、備品の紛失も予防できます。物の定位置は、使用頻度に応じて決めるのがおすすめです。収納する前に、物品を使用頻度別に分けてみるのも良いでしょう。使用頻度が高い物を、取り出しやすくて目につきやすい場所に収納すれば、作業効率が高まります。
一目でわかる状態を作る
効率の良い収納にするためには、一目でどこに何があるかを分かる状態にしなければなりません。同じようなものが複数ある場合は、ラベルを貼るのも一つの方法です。ラベルには、誰が見ても理解できる表記の仕方を心がけましょう。また、「その他」「〇〇類」といった大雑把なジャンル表記を避けることが、物の定位置を守り続けるためのポイントです。
仕切りを活用
収納する際には、仕切りを使って見た目も使い勝手も改良しましょう。無造作に入れると、無駄にスペースを取るだけでなく、取り出すのに時間がかかってしまいます。共用する物も個人の持ち物も、同じ意識で分類しましょう。
仕事の効率をあげる書類の整理術
ペーパーレス化が推進されているとはいえ、オフィスには膨大な書類があるものです。書類は場所を取り整理整頓にも時間がかかりますが、思い切って整理すれば、業務効率は格段に向上するでしょう。ここでは書類の整理で重要なポイントをご紹介します。
不要なものは捨てる
何より大切なのは、不要な書類をいつまでも保管しておかないことです。定期的に必要保管期間をチェックし、随時減らしていくことで不要書類の溜め込み過ぎを予防できます。
また、日頃から不要になった書類は、ゴミ箱やシュレッダーに持っていく癖をつけておきましょう。
使用頻度が低い書類は預ける
ほとんど使用しない保管義務を守るためだけに収納している書類には、専用スペースを設けることをおすすめします。保管義務の期限をラベリングして分類しておけば、処分も簡単ですし、次の整理の際にも難なくスピーディーな片付けができるでしょう。
使用頻度が高い書類は電子化
使用頻度が高い書類は、原本が必要な物以外は電子化するのがベストです。他の従業員も確認するものであれば、共有サーバー内にフォルダを作成して保管していくのがおすすめです。
ただし、サーバーの容量も無限ではありません。無駄にデータが増えると動作が重くなる可能性があるので、半年に1度は見直して整理することをおすすめします。
立てて保管する
書類は平積みよりも縦置きの方が便利です。平置きは下層部に入った書類を取り出しにくいのでおすすめできません。書類は案件ごとにインデックス付きのクリアファイルに入れて縦置きにしておきましょう。取り出しやすくなり、書類を探す時間のロスもありません。
整理された状態を長持ちさせるコツ
オフィスの備品や書類などは、一旦整理すればそれで終わりではありません。整理された状態を維持することが大切です。ここでは、整理した状態を長持ちさせるコツをご紹介します。
書類の寿命や責任者を決める
書類は後から整理しようと思っていると、どんどん溜まっていきます。そこで、書類の寿命と責任者を決めることをおすすめします。プロジェクトなどが完了すれば捨てる、もしくはスキャンして保管するなど、書類を手放すタイミングを決めておきましょう。また、従業員に処分を判断する裁量がないと、書類が溜まる一方になりがちです。
できれば、案件ごとの書類処分の責任者を決めておくといいでしょう。最終的に書類を捨てるのか、まとめて保管するのかを責任者が判断すれば、不要書類の溜め込みを軽減できます。
完成形を見える化する
「いつの間にか整理したはずが乱雑になっている」「本来と違う場所に備品がある」といった事態を招かないためには、完成形を見える化するのがおすすめです。書類棚、書類ケース、引き出し、キャビネットなどに整理して収納した後は、整理した状態を写真に撮ってお手本にしておきましょう。お手本を目立つ場所に掲示しておけば、どこに何を片付ければ良いのかが分かりやすくなります。
ラベリングする
誰が見ても分かるように、中に入っているものをラベリングして表記しましょう。これも、整理のルールを定着させるのに有効です。もし置き間違いがあっても、すぐに気づくことができるため、物や書類の紛失リスクも少なくなるでしょう。
定期的に片付けタイムを取る
定期的に片付けタイムを取ると、整理した状態を維持しやすくなります。朝のミーティング後の5分など短時間で十分です。収納に乱れがないか、置きっ放しや出しっ放しの物がないかどうかを確認し、オフィス内全員で片付けをすれば、整理された状態を維持できます。この時に、一時保管の備品や書類を確認し、捨てるべきものは捨てることも忘れないようにしましょう。
今回のまとめ
オフィスや事務所で効率よく仕事をするためには、整理整頓されたオフィス環境を常態化することが大切です。整理の大切さをオフィス内の全員が共有し、執務しやすい環境にするためにも、整理計画から実践まで全員で実行することをおすすめします。ご紹介した方法を参考に、整理整頓が行き届いた快適なオフィスを目指しましょう。
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