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コラム 2022.05.31

賃貸オフィス・賃貸事務所の休憩室やリフレッシュスペースに求められる役割


社員のコミュニケーションだけでなく、業務効率を上げるためにも休憩室の設置はオフィスや事務所では必須だといえるでしょう。休憩室を設置する際は、社員の要望を聞き優先順位を決めて設置することが大切です。今回は、賃貸オフィスや事務所の休憩室に求められる役割について解説します。休憩室の設置を検討している方はぜひ参考にしてください。

賃貸オフィスや賃貸事務所の休憩室は働く人の頭や体をリセットする空間

休憩室は従業員の集中力を持続させるために必要な空間です。賃貸オフィスや賃貸事務所において休憩室は単なる休息の場にとどまりません。リラックスした状態で仕事ができたり、考えごとをするだけでなく、ミーティングから接客まで多目的に活用できます。休憩室を設置する具体的なメリットは、以下の4つです。

● 社員のモチベーションアップ
● 新入社員や中途社員へのイメージアップ
● 社員の満足度があがる
● 来訪者へのイメージアップ

どの内容も、会社の業績に直結するわけではありません。しかし、長い目で見たとき、実行している会社とそうではない会社とでは差が出てしまうでしょう。ここでは、それぞれのメリットについて詳しく解説します。

社員のモチベーションのアップ

休憩室を設置するメリットの1つとして社員のモチベーションアップにつながることです。社員が休憩室でリラックスできれば、仕事と休憩にメリハリがつけられます。
休憩スペースが業務スペース内にあると、仕事の音が聞こえてくるので切り替えができず、結局休憩できずにダラダラと業務を続けてしまうことが多くなるでしょう。そうすると業務に対する緊張感が薄れて大きな失敗を招く、あるいは最悪の場合、会社の業績を落としてしまうことにも繋がりかねません。
そこで、休憩室を設置して仕事時間と休憩時間のメリハリをつけることにより、結果的に仕事効率アップにつなげることができます。こうしたことの積み重ねが会社の業績に繋がるため、社員のモチベーションアップはもちろん、業績にも大きく影響してくるのです。

新入社員や中途社員を採用する際のイメージアップに繋がる

2つ目のメリットは、企業のイメージアップです。快適な休憩室は、新入社員や中途社員の採用にあたって社内見学をしてもらう際などに好印象を与えることができるため、社外アピールの効果が期待できます。
仕事をする上で、個々の人材の能力を引き出すことも会社や上司に与えられたミッションです。働きやすい環境を整えることで、社内見学の際にイキイキと働く社員の姿を見せることができるでしょう。このことがイメージアップに直結するのです。
「この会社で仕事をしたい!」と就職・転職希望者に感じてもらうためにも、魅力的な休憩室を設置することは企業のイメージアップのために重要といえます。

社員の満足度があがる

3つ目のメリットは、社員の満足度が上がり、モチベーションのアップに繋がることです。休憩室の目的は、ただ休める空間を設置するだけではありません。社員が快適に過ごせるよう設備を用意することが大切です。中には、休憩室だけでなく筋トレやサウナ室を設置している企業もあります。休憩室で快適に休めることにより仕事と休憩の切り替えができるので気分転換でき、結果的に仕事効率のアップに繋がるのです。
将来的に見ても、仕事効率アップの積み重ねは会社の業績アップに繋がるため、社員が満足できる休憩室の設置をすることにより、業績向上が期待できます。

来訪者へのイメージアップにも繋がる

休憩室を設置する4つ目のメリットは、来訪者へのイメージアップに繋がることです。例えば、おしゃれで快適な休憩室を来訪者との会議場所として利用することで、企業のイメージアップができるでしょう。
このように、業務に集中できる環境を整えることで効率が上がるだけでなく、社外に対してもイメージアップが可能なので、休憩室の設置は重要なのです。

リフレッシュスペースでリラックスすることで発想を転換しやすくなる

快適な休憩室を設置することで、社員のモチベーションが上がるだけでなく、思考力を高め柔軟な考え方や発想の転換を生むことも可能です。では、社員が快適に過ごせる休憩室を作る際には、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

● 作る目的を明確にする
● 従業員の意見を取り入れる
● 執務室や業務の音が届かない場所に設置する
● カフェスペースなどを併設する
● くつろげるソファーや家具を設置する
● 1人になるスペースも重要

それぞれのポイントについて詳しく見ていきましょう。

作る目的を明確にする

1つ目は、作る目的を明確にすることです。休憩室と休養室は一緒と思う方もいますが、実は違いがあります。休養室の設置は事務所衛生基準規則により設置が定められています。一方、休憩室の設置はあくまで努力義務です。従業員が少数である場合は、休憩室を設置する義務はありません。ただし、休憩室の設置にはメリットが多いため、設置を検討する可能性はあるでしょう。その際には、以下のように目的を明確にすることが大切です。

● 社員同士、気軽に交流できる環境を作りたい
● 来客の対応や打ち合わせに使いたい
● ワークスペースとして集中できるような空間を作りたい
● 社内でイベントをやるための空間が欲しい

休憩室にはさまざまな用途があるため、設置目的を明確にして従業員が過ごしやすい休憩室を設置することをおすすめします。

社員の意見を取り入れる

2つ目は、社員の意見を取り入れることです。作る目的を明確にしたら、どのような休憩室にするか従業員の意見を取り入れてみましょう。主な目的として、食事や小休憩などが挙げられますが、他にも「こんな休憩室があったら便利だ」と考えている社員は少なくないはずです。また、オフィスや事務所に不足している要素を洗い出した上で社員に意見を募るのもひとつの方法です。
例えば、休憩室についてアンケートを実施して社員の意見を直接聞く、あるいはオフィス内での過ごし方について分析してみるのもいいでしょう。
こうしたアンケート結果や分析結果をまとめ、好影響あるいは悪影響となり得る点を抽出すれば、社員の要望を叶える休憩室を作ることが可能です。

執務室などの業務の音が届かない場所に設置する

3つ目のポイントは、執務室などの業務の音が届かないようにすることです。休憩室を設置して休憩の質を上げるためには、執務スペースと別の場所に設置することが重要です。執務室などの業務の音が休憩室まで聞こえてしまうと、休憩中も音が気になり快適に過ごすことができなくなりかねません。業務と仕事のメリハリがつかなくなると、業務の効率化が図れず、企業の業績の低下を招いてしまう可能性もあります。
そこで、休憩室を設置する際には、できるだけ業務の音や視線をシャットアウトできる場所に設置することが重要です。ただし、休憩室を社員の交流場所として考えている場合は、あえて交流が積極的にできるよう中央に設置するケースもあります。
目的に沿って、休憩室のベストな配置を検討するのが賢明です。

カフェスペースなどを併設する

社員が快適に休憩できるように、カフェスペースを併設してもよいでしょう。コーヒーなどリラックスできる飲み物があれば、ゆっくりと休憩できるだけでなく、社員同士の交流の場となります。
また、カフェスペースと合わせて休憩室に本棚を設置するのも気分転換のために有効です。業務関連の本はもちろん、他業種の雑誌や話題となっている本を備えておくと話のネタにもなりますし、社員の知識向上にも繋がるためおすすめです。
さらに、ウォーターサーバーや自販機などを設置し、社員が気軽に利用しやすくすることも検討するとより休憩の質が上がります。

くつろげるソファーや家具を設置

5つ目は、リラックスできるソファーやベッドなどの家具を設置することです。オフィスワーク、特にパソコン仕事の場合、長時間同じ姿勢になるため体中が凝ってしまう社員は少なくありません。
しかし、休憩室に来ても、椅子しかなければリラックスすることは難しいでしょう。そこで、例えば「Yogibo」など疲労を軽減できるソファーを置くなど、社員に希望を募るなどして設置してみることをおすすめします。
業種によっては、腰や背中の負担を軽減できるようマッサージチェアを置いている休憩室もあります。また、ソファーを設置することで簡単なミーティングもできるため、1つあると便利です。

1人になるスペースも重要

休憩室は基本的に社員が集まる場ですが、一人になる空間がまったくないと気が休まらないかもしれません。仲間と談笑してリラックスしたい時もありますが、一人の時間を過ごしたい人もいるからです。せっかく休憩室があるのに一人になれないという理由から利用せず、社用車の中などで休憩する人もいます。
そのため、休憩室を設置する際は、交流目的の休憩室と一人で休める場所を分けて設置することも大切です。

休憩室やリフレッシュスペースは社員同士のコミュニケーションを活性化させる

休憩室やリフレッシュスペースを快適に設置することで、社員同士の交流の場ができ、会社全体の活性化に繋がります。オフィスが広いとそれぞれの部署が独立して動いているため、他部署の社員と会話をする機会はあまりありません。
交流を目的とする場合には、社員が集まりやすいように休憩室を設置するとよいでしょう。コミュニケーションを活性化することで、部署内では出なかったアイディアが生まれるなど仕事にもよい影響が見込めるので、将来的に見て会社の成長に繋がることも期待できます。

今回のまとめ

今回は、賃貸オフィス・賃貸事務所の休憩室やリフレッシュスペースに求められる役割についてご紹介しました。休憩室の設置は努力義務であり、必ず設置する必要はありませんが、社員のモチベーション向上のために設置している企業は少なくありません。社員のニーズに合わせた休憩室を設置することで、モチベーション向上や社内の活性化につながり、会社の成長にも期待ができます。ぜひ今回ご紹介した内容を参考にしていただき、自社に合った休憩室を設置してみてはいかがでしょうか。
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