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オフィスの選び方やレイアウトを間違えると、業績が伸び悩むおそれがあります。オフィスの移転は多くの労力を必要とするので、失敗がないようにしたいものです。ソフトウエア・通信業界の企業が賃貸オフィスを探す際、どんな選び方をすれば満足のいく物件と出会えるのでしょうか。オフィスの選び方のポイントや、働きやすい空間づくりをチェックしましょう。

【目次】
1.ソフトウエア・通信業界におすすめの立地
2.賃料の目安
3.広さの決め方
4.共用部分のチェックポイント
5.オフィスのコンセプトを明確に
6.働き方に合うレイアウトにしよう
7.職種別のおすすめオフィスレイアウト
8.今回のまとめ

ソフトウエア・通信業界におすすめの立地

賃貸オフィスを探す際、立地は重要性が高い部分です。ソフトウエア・通信関連の業種が集まる場所として認知度が高い場所に本社を構えていると、見込み客と接触できる可能性を高めると同時に、集積効果も狙えます。同業他社が多い立地を選ぶと、ライバルに邪魔をされるようなイメージが湧くかもしれませんが、近接地に同業者が集まっている方がより有利になる傾向にあるのです。
例えば、ソフトウエアの開発一つとってみても、大手のソフトウエア会社が下請けの企業に開発の一部を発注するというケースは少なくありません。遠方にある企業よりも近くにある企業の方が万一のトラブルが起きた際に対処しやすいので、仕事を依頼されやすくなります。
また、ソフトウエア開発や通信業界の場合、専門的な部品が必要になったときに備えて特殊な電子部品を扱う専門店街などが近くにあるとなお良いでしょう。例えば、秋葉原の電気街のように、専門的な電子部品を扱う企業が集中しているような場所にオフィスを構えることは、メリットが大きいといえます。

賃料の目安

賃料は賃貸オフィスを借りる際に大きな問題になる部分です。最寄り駅から近い・大通りに面している・周辺に商業施設が充実しているなどの、好立地にオフィスを借りたいと思う企業は多いでしょう。しかし良い立地になればなるほど、賃料は高くなります。
ちなみに、一般的なオフィスの賃料は粗利益の10〜20%までといわれています。予算には限りがあるので、できるだけ安く抑えるに越したことはありません。途中で賃料が見合っていないと気づいて移転をすることになれば、再び引越しの費用や工事費などがかかってしまいます。退去の際にも原状回復工事が必要になるので、引越しの回数は少ない方が良いでしょう。事業が軌道に乗るまでは、やや抑え気味の賃料の物件を借りると大きな失敗を防げます。
また賃貸オフィスや事務所を借りるにあたって必要になる費用は賃料だけではなく、敷金・礼金・保証金なども加味しなければなりません。さらに、引越しにかかる費用や内装工事の費用なども発生するので、初期費用はかさみます。無理をして売り上げに見合っていない高額な賃料の物件を借りると経営が破綻してしまうため、注意してください。

広さの決め方

広さは従業員の数に合わせて決めることが基本です。業種によって若干の違いはありますが、1人あたり「3〜4坪」程度が目安となります。ソフトウエア業界の場合は、開発にあたって高スペックなパソコンやモニターが必要になるので、より広いスペースが必要になるケースが多いですが、営業や企画などの職種の場合は、この限りではありません。
広い面積を確保できた方が圧迫感がなく、従業員がストレスをためずに済むため業務の効率化につながります。かといって、広すぎてもコストの無駄が生じてしまうので注意しましょう。都市部の一等地にオフィスを構える場合は賃料が高額なこともあり、わずかな無駄も命とりです。狭いスペースの場合には、従業員同士のコミュニケーションが取りやすいなどのメリットがありますが、ゲームクリエイターのように集中力を必要とする業務の場合、狭すぎると周囲の動きや雑音が気になって、仕事に集中しづらくなるといったデメリットがあることも押さえておきましょう。

共用部分のチェックポイント

共用部はトイレ・給湯室・廊下・エントランス・駐車場・ゴミ捨て場などの、専有部分以外の場所を指します。いずれも、業務をする上で必要になるスペースです。共用部分の管理が行き届いていなかったり広さが足りなかったりすると使いづらく、働きにくい環境になってしまいます。例えば、トイレや給湯室は使用頻度が高い場所です。トイレの数が足りず休憩後などにいつも混雑している状況では、従業員にとってストレスになります。給湯室が狭すぎる場合も同様で、設備に問題があってなかなかお湯が出ないなどのトラブルが多いと、上手にリフレッシュできません。
また、廊下が雑然としていたり、エントランスがみすぼらしかったりすると従業員にとって問題はなくても、来客に不快感を与えてしまいます。エントランスは清潔感だけでなく、セキュリティー上の問題がないかもチェックしましょう。誰もが簡単に出入りできるような作りになっていると、開発中の商品の重要なデータや顧客データが漏洩するリスクが高まります。休日や夜間の警備についても、どのような対策が取られているのかしっかり確認しましょう。

オフィスのコンセプトを明確に

働きやすい空間づくりを目指すなら、オフィスのコンセプトを明確にすることが大事です。どんなオフィスにしたいのかが曖昧だと、使いづらく外部から信用されにくいオフィスになってしまいます。企業が大切にしていることや目指していることなどに合ったデザインにすることで、外部へのアピールや従業員の意識を高める効果が期待できます。現状、課題になっていることを解決してくれるような設計を目指し、より働きやすい空間にしましょう。
また、社内にコーポレートカラーを使用すると、会社の個性や目的などを内外に印象づけられます。心理学的にも人が色から受ける印象は大きく、青なら冷静、赤なら情熱的というようにある程度固定したイメージを抱くことが分かっています。コーポレートカラーに青を使用しているなら、内装や家具の一部にも青を使うというように工夫してみましょう。

働き方に合うレイアウトにしよう

情報通信技術の発達とともに、会社以外の場所でも働けることが増えました。職種にもよりますが、ソフトウエア・通信業界の仕事は比較的テレワークをしやすいといえます。その時々で働ける場所を変えられることは良いことですが、コミュニケーション不足やチームワークの面で問題が生じやすいことが課題です。家やコワーキングスペースなどでも仕事ができる環境でありながら、出社した際にチームでの交流がしやすく、あえて出社したいと思わせるようなレイアウトが求められています。業務に合わせた席を選べるようにしたり、複数の打ち合わせスペースを設けたりと、自由に使いやすい工夫をするとよいでしょう。業務に必要な空間だけでなく、リフレッシュスペースを設けると、業務中に気分転換がしやすくなります。
また、ソフトウエア・通信業界では常に新しい技術を学ぶ姿勢が求められるため、勉強会などに利用できる多目的スペースも用意しましょう。多目的スペースは家具を可動式にすると、社内研修やワークショップスタイルなど、さまざまな形式に対応しやすくなります。

職種別のおすすめオフィスレイアウト

営業系の職種は、顧客の要望を汲み取りその要望をかなえるサービスやソフトの提案や販売をするので、常に社内にいるわけではありません。セールスエンジニアやシステムエンジニアと組んで、チームで仕事をする機会が多く、決まった席を用意するのではなく流動的に仕事がしやすいレイアウトにする方法がおすすめです。
ソフト開発に携わるデザイナーやプログラマーなどのクリエイター系の職種は、営業系とは違ったレイアウトが必要になります。落ち着いて作業ができる固定席の方が作業効率がアップしやすいでしょう。向かいに座っている人と視線が合いやすいと集中力を削ぐので、背中合わせに座れるようにデスクを配置したり、壁際などをうまく利用したりするなどの工夫が必要です。長時間、同じ姿勢で作業するときに備え、姿勢をサポートしてくれるタイプのチェアも導入しましょう。多くの資料が必要になることも多いので、スペースに余裕を持たせ、ライブラリスペースとの行き来がしやすい配置にするとストレスが少ないでしょう。

今回のまとめ

ソフトウエア・通信業界の企業が賃貸オフィスを選ぶ際は、同業他社が多く集まっている立地を狙って物件を探してみましょう。賃料や広さなどの条件に合うものが見つからなければ、エリアを広げて探すことがおすすめです。働きやすい空間づくりを目指すなら、オフィスコンセプトに合わせた内装やレイアウトを心掛けましょう。職種ごとの違いにも注目しながら使いやすいレイアウトを目指すと、より働きやすい空間にできます。
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