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コラム 2021.12.15

開業したら誰へ・いつまでに・どんな内容の挨拶状を送るべきか?


会社の設立や独立開業をした際に必ず行なっておきたいのが、関係者への挨拶状の送付です。開業の連絡をするとともに、それまでのお礼を伝え開業後の協力もお願いすれば、きっと信頼を得られるでしょう。
ところで、この挨拶状は誰に・いつ・どんな内容で送ればいいのでしょうか。ここでは、挨拶状を送る際のポイントをご紹介します。

【目次】
1.開業の挨拶状は誰に送るべき?
2.開業の挨拶状はいつ送るべき?
3.開業の挨拶状はどんな内容・形式にすべき?
4.今回のまとめ

開業の挨拶状は誰に送るべき?

挨拶状を送る時は、まず「誰に」送るのかを考える必要があります。最低限送る必要があるのは、すでに確保している取引先や今後のクライアントになりそうな会社、近隣の会社、そして開業をサポートしてくれた人たちなどです。こういった人たちに挨拶をするのは当然の礼儀であり、開業後の安定した経営のためにも欠かせません。
また、それまでの職歴でお世話になった上司や同僚、個人的な友人や親族などに送ってもいいでしょう。直接仕事に関係なくても、こういった人たちの支えがあってこそ開業できたのですから、しっかりと挨拶をして感謝の気持ちを伝えるのがおすすめです。もしかすると、開業を知った人から新たな仕事が舞い込んで来るかもしれません。
なお、開業に合わせてオープニングセレモニーなどを行う場合、その招待状を兼ねた挨拶状を送ることもできます。店舗であれば近隣住民の方々を招待することもあるでしょうから、相手に合わせて形式を判断してください。

開業の挨拶状はいつ送るべき?

次は、挨拶状を「いつ」送るのかについて考えてみましょう。原則としては、開業(会社設立)の1ヶ月~2週間ほど前までに届くように送る必要があります。開業後に送ると「事後報告」になってしまいますから、失礼にあたると考えなければなりません。軽んじられていると捉えられるのを防ぐためにも、どれだけ遅くとも開業には間に合わせましょう。
また、開業するということは、関係各所との取引が始まるということです。業務をスムーズに行うためには、「いつから営業開始するのか」を明確に伝えておかなければなりません。個人事業主が「法人成り」するような場合は、「どうせ関係性は変わらないから」と挨拶を怠りがちですが、実際には法人化に伴う再契約などの事務手続きが生じます。実務的な意味でも、挨拶状は早めに送るべきなのです。
さらに、オープニングセレモニーなどを開催するのであれば、それに間に合うように招待状も送らないと意味がありません。出欠の確認もしなければならない場合は、相手から返信が来るまでの期間を考慮し、より早めに送る必要があります。開業が迫っていて忙しい状況かもしれませんが、確実に送付できるよう手配しておきましょう。

開業の挨拶状はどんな内容・形式にすべき?

最後のポイントは、挨拶状を「どんな内容で」送るのかです。まず、形式は郵送が基本ですが、よりカジュアルな挨拶としてメールを併用しても構いません。取り急ぎメールで挨拶をした後に挨拶状を送る、あるいは挨拶状を送った後に再確認を兼ねてメールで連絡してもいいでしょう。
また、郵送する場合の挨拶状は、上から順に「長方形封筒+三つ折り用紙」「封筒+二つ折りカード」「封筒+カード」「ハガキ」といった格式があります。開業の挨拶は基本的に格式が高いものなので、身内や友人に送る場合を除き、封筒+カード以上のものを選択するといいでしょう。
そして最も重要な文章ですが、一般的なビジネス文書とそれほど違いはありません。ただ、格式を考慮し、頭語は「拝啓」「謹啓」「啓上」などにするのがおすすめです。主な文章構成は以下のようになっています。
・前文(導入の挨拶)
・開業までの経緯
・感謝の言葉
・結びの言葉
・社名、住所、連絡先など
文章の雛形や例文は、インターネットで検索すれば多数出てくるのでぜひ参考にしてください。終わりに、上記の構成に則った例文を1つご紹介しておきます。

謹啓

◯◯の候 ますますご清祥のこととお喜び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます
さて かねてより設立準備を進めてまいりました新会社が このたび◯月◯日より発足のはこびとなりました
これもひとえに皆様のご支援の賜物と深謝申し上げます
今後は一層 皆様からのご要望に添えるよう努めて参る所存でございます
何とぞご支援ご愛顧を賜りますようお願い申し上げます
略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます

謹白

令和○年○月吉日
株式会社○○○○
代表取締役○○○○

所在地○○○○
電話番号○○○○
FAX番号○○○○
Eメールアドレス○○○○

今回のまとめ

仕事に限らず、挨拶というものは非常に重要です。何かあった時にしっかりと挨拶をして回れば、「あの人・あの会社は信頼できる」と好感を持ってもらうことができます。新たな事業で好スタートを切るためにも、開業に合わせて挨拶状を送付し、関係各所との信頼関係を構築しておいてください。