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コラム 2021.07.30

オフィスの無人受付に設置しておきたい備品


企業の受付は、有人と無人どちらがいいのでしょうか?一般的には、人の温かみが感じられる有人受付がいいという意見と、効率的で迅速な無人受付がいいという二つの意見があります。しかし、どちらかというと、コスト削減や非接触対策も考えて無人受付を選択する会社が増えて来ているようです。どちらが合っているのかは業種などにもよるので、会社として業務効率はどちらの方がいいか、コストはどのくらい削減できるのかなどを考えてみるといいでしょう。

【目次】
1.無人受付を導入するメリット
2.無人受付システムの種類
3.オフィスの無人受付に設置しておきたい備品
4.今回のまとめ

無人受付を導入するメリット

企業が無人受付を導入するメリットは多くありますが、その中でも最大のメリットは業務効率のアップでしょう。従来の有人受付の場合は、来訪者は受付に名前や会社名を告げ、受付の担当者が内線電話をし、担当者を呼び出すという流れでした。しかし無人受付では、来訪者はタッチパネルなどで直接担当者に連絡し、担当者を呼び出すという流れになります。
今までの無人受付というのは、カウンターに電話だけ設置してあり、来訪者が案内板を見ながら内線で担当者を呼び出すというものでした。しかし最近のものは、電話の代わりにタブレットやロボット型の無人受付システムを導入するのが一般的です。では、「無人受付システム」とは一体どのようなもので、どんな種類のものがあるのでしょうか。

無人受付システムの種類

無人受付システムは、主に二種類あります。タブレット型と、ロボット型です。無人受付システムを入れるにしても、まずはタブレット型なのかロボット型なのか、どちらが会社の受付として相応しいのか決めていかなければなりません。それぞれ解説していきます。

タブレット型

タブレット型というのは、iPadなどのタブレットを受付に設置しておくシステムです。タブレットを一つ設置しておくだけなので場所は取らないため、設置スペースに困ることはありません。現代ではほとんどの人がタブレット端末の操作には慣れているので、無人受付システムのタブレットの操作も簡単でしょう。タブレット型にもいくつか種類があり、シンプルなものからAI機能が搭載されたものまであります。AI機能が搭載されたものは音声に対応しているため、来訪者が口頭で名前や部署名を伝えるだけで、担当者に連絡することができるのです。
また、iPadではなく専用のタッチパネルを使うものもあります。事前にQRコードを共有しておけば、コードをかざすだけで受付が完了するようなシステムです。操作方法も、タッチなのか音声案内なのか選べたり、日本語か英語かも選べたりするのは、グローバルな企業などに良いのではないでしょうか。

ロボット型

ロボット型は、受付にロボットを設置しておき来客対応をするものです。来客に先進的なイメージを持ってもらうことができるでしょう。音声や顔認証システムを搭載している場合は、来訪者が名前や会社名を入力する手間が省けるので便利です。受付というだけでなく、例えば従業員を顔認証しておけばオフィスの電子錠を自動解除できるなどのメリットもあります。ロボット型は、有人の良いところを無人でも取り入れようとしているところがあり、来訪者が到着すると音声で案内を行い、名前を呼んだりする機能があるものもあるでしょう。

オフィスの無人受付に設置しておきたい備品

無人受付に設置しておきたい備品としては、まずは無人受付カウンターが必要です。デザインやカラーも豊富な種類の中から選べるので、会社や設置場所のイメージに合うものを探しましょう。電話を設置する場合は、ペンやメモ帳が置いてあってもいいかもしれません。内線番号が記された案内板もいるでしょう。無人受付は効率的で便利なため取り入れる企業も多いのですが、無人のため受付周りが少し無機質になってしまうのは否めません。そのため、観葉植物など緑を取り入れてみるのもおすすめです。

今回のまとめ

無人受付を導入するメリットは多くあります。簡素になりがちな無人受付を、備品などで工夫して少しでも温かいものにできるといいでしょう。