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コラム 2020.10.29

オフィス・事務所をフリーアドレスにする場合に注意すべき3つのポイント

従業員1人ひとりが固定のデスクを持たず、毎日自由な席につくことができる「フリーアドレス」は、オフィスの新たな形態として注目されています。スペースコストの削減やコミュニケーションの活性化といったメリットがありますが、注意点も少なくありません。
ここでは、フリーアドレスを導入する際に注意しておきたい3つのポイントを見ていきましょう。

【目次】
1.集中したい人のためのスペースを確保しよう
2.居場所がわからなくて困らないよう、報連相の確認を!
3.形骸化を防ぐために、席はランダムに決めよう
4.今回のまとめ

集中したい人のためのスペースを確保しよう

フリーアドレスの導入後、よく発生するトラブルの1つが「仕事に集中できなくなった」というものです。フリーアドレスは、毎日違う席に座る以上、周囲の環境が常に一定とは限りません。あまり交流のない人が近くにいたり、異なる部署の人が周囲で相談をしていたりして、どうしても気になってしまう方もいるでしょう。
そのため、集中して作業しなければならない人向けの座席や個室を、自由に座れるブースとは別に用意しておくのがおすすめです。「作業用」「会議用」など大まかな目的別にブースを分ける、電話をかける時は席を外すようにするといった対策も効果があります。フリーアドレスを維持しつつも、必要な時は「自分の場所」を確保できるようにするといいでしょう。

居場所がわからなくて困らないよう、報連相の確認を!

フリーアドレスを導入すると大抵発生するのが、「誰がどこにいるのかわからない」という問題です。席が決まっていないのですから、当然といえるかもしれません。大きな会社だと、そもそも社員が社内にいるのかどうかすら、確認に時間がかかることもあります。こうなれば、ちょっとした質問や確認にも手間がかかり、報連相に支障をきたすでしょう。
また、席が自由になることで部署をまたいだ交流が生まれる反面、本来のチームにおけるコミュニケーションが減少することも考えられます。これは、やはり報連相の妨げになるだけでなく、チームへの帰属心を低下させてしまうかもしれません。その結果、生産性を向上させるべくフリーアドレスを導入したはずが、かえって生産性を低下させることもありえるのです。対策としては、まず報連相の方法を再確認しておきましょう。チャットやSNSも活用して、どこにいても簡単に連絡が取れ、必要に応じて集合できるようにするのがおすすめです。朝はチームごとに居場所とスケジュールを報告する、スケジュール表を共有して居場所や作業内容をわかりやすくするといった対策も効果があります。どうすれば1番動きやすいのかを検討してみましょう。

形骸化を防ぐために、席はランダムに決めよう

フリーアドレスは、「形骸化しやすい」という根本的な問題も抱えています。席は自由であるはずなのに、「ここは自分の席」と決めて、毎日同じ席にしか座らない人がほぼ確実に出てくるからです。意識しなくても、知らず知らずのうちにそうなってしまっていることもありえます。また、報連相が取りづらいなどの理由により、上司が「君はここにいなさい」と指示を出す場合もあるでしょう。これではフリーアドレスにした意味がありません。居場所や集中力の問題は先に解説した方法で対応し、座席はくじ引きなどを利用してランダムに決めるのがおすすめです。席を決めるためのアプリも登場しているので活用しましょう。
また、そもそもフリーアドレスに向いている部署なのかどうかの分析も必要です。一般的に、営業部などの「在席率」が低い部署は、フリーアドレスを導入しやすいとされています。全員が一度にオフィスにいる時間が少ないため、オフィスのスペースをそれほど必要とせず、離れた場所にいる時の報連相にも慣れているからです。一方、事務職のようにデスクワーク中心の部署は、あまり座席から離れないのでフリーアドレスを導入しにくい傾向にあります。「どの場所でも同じような仕事ができるか?」「毎日座席が変わることに問題はないか?」といった点から、部署ごとにフリーアドレスの可否を考えてみましょう。

今回のまとめ

フリーアドレスは、使いこなすことができれば生産性を飛躍的に高めてくれるシステムです。一方、やはり席は固定されていた方がいいと考える方もいるでしょう。重要なのは、フリーアドレスにすること自体ではなく、それによって得られるメリットがあるかどうかです。まずは、自社でも導入可能かどうか検討し、導入後も必ず評価を行ってください。