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ビジネスにおいて、コピー機・複合機はオフィスに欠かせないものと言えるでしょう。ペーパーレス化が進み、書類などもデータでやり取りされることが多くなったとはいえ、やはり仕事で出力が必要な機会は多いのではないでしょうか。コピー機・複合機を選ぶときは、出力するサイズや設置する場所など、事前に検討すべきことがたくさんあるものです。今回はそんなコピー機・複合機の選び方を解説します。

【目次】
1.コピー機・複合機の違い
2.事前に検討すべきこと
3.目的別おすすめのコピー機・複合機メーカー
4.今回のまとめ

コピー機・複合機の違い

まずは、コピー機と複合機の違いをご説明します。コピー機とは、コピー機能を搭載しているだけの機器です。複合機は、コピー機能以外に、スキャナー、FAX、プリンターの機能などが搭載されています。たいていのオフィスでは、業務用の複合機が使われていることが多いでしょう。コピー機・複合機を選ぶにあたり、事前に検討しておいた方がいいことは多くあります。

事前に検討すべきこと

オフィスに必要なのは、コピー機なのか複合機なのかをまず決めましょう。単純にコピーにしか使わないということであればコピー機でいいですが、たいていはスキャナー機能やプリンターの機能も必要になってくると思いますので、複合機を選ぶのが賢明かもしれません。では、検討すべきことを一つずつ見ていきます。

業種により使用目的を考える

会社の業種により、複合機に求める機能も変わってくるのではないでしょうか。印刷の質を取るのか、それともコストパフォーマンスがいいものを選ぶのかなど、予算と合わせて検討します。業種的に、カラープリントは必要なのか、モノクロだけでいいのかも考えてみましょう。印刷する紙のサイズはどのくらいが必要か、というのも大事なポイントです。一番消費されるのはA4サイズかもしれませんが、例えばCADを使うような会社であれば、A3サイズも必要になってくるでしょう。
また、最近では、紙折り機能があるものや、名刺を自動読み込みして連絡先をデータ化し管理してくれるものなど、高機能なものも増えています。予算と、どこまでの機能が必要かをよく検討しましょう。

「自立タイプ」と「卓上タイプ」

コピー機・複合機には「自立タイプ」と「卓上タイプ」があります。自立タイプとは、コンビニなどにあるような大型の複合機のことです。様々なサイズの給紙カセットがついていて、ハガキサイズからA3サイズまで印刷することができます。自立タイプは家電量販店には置いていないので、業者などに問い合わせをして導入するのが一般的です。卓上タイプは机やテーブルの上に設置できるもので、小型で軽いものが多いでしょう。本体価格は手頃ですが、インクカートリッジなどの消耗品は割高になります。

設置する場所

複合機は大きなものが多いため、オフィス内のどこに設置するかというのは重要な問題です。外寸サイズを確認するのはもちろんのこと、給紙カセットを引き出したときのサイズも忘れずに確認しましょう。外寸でぴったりの場所に設置したとしても、給紙カセットを引き出せないのでは意味がありません。また、紙詰まりが起きてしまったときにコピー機を開けられるようなスペースも確保すべきです。設置場所は、これらのことをよくシュミレーションし、スペースに余裕を持っておきましょう。

目的別おすすめのコピー機・複合機メーカー

印刷の質を重視するなら、コニカミノルタ、Canon、富士ゼロックス、リコーがおすすめです。この４社は画質の高さに定評があり、コニカミノルタ以外の３社はコピー機・複合機のシェアで上位を占めています。ただ画質が良く高機能な分、本体価格や印刷料金が割高で、初期費用とランニングコストがかかります。ランニングコストを抑えたい場合は、東芝テック、京セラ、シャープがおすすめです。価格も安いので、一般的な印刷ができればそれでいいという場合はこの３社がいいでしょう。

今回のまとめ

今回はオフィス・事務所に設置するコピー機・複合機を選ぶために、事前に検討すべきことや注意すべき点をお伝えしました。予算を踏まえて、オフィスにぴったりのコピー機・複合機を選びましょう。