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賃貸オフィスへの入居を目的に、賃貸借契約を進めているときには、何かとトラブルが起こりやすいものです。特に、契約時の手続きにおいて、慣れない手続きの中で行き違いが起こることもあります。また、入居時にトラブルが発生する場合もあります。できるだけトラブルを回避するため、どのようなトラブルが起こりえるのか、今回の記事で解説します。

【目次】　
1.申込書と契約書を混同していた
2.インフラ関係のトラブル発覚が入居当日だった
3.新たに買ったオフィス家具が入らない
4.引っ越し業者に荷物を壊されてしまった
5.今回のまとめ

申込書と契約書を混同していた

入居申込書は、契約書とは異なりますので、申込書を出したからと言っても契約は成立していないのです。しかし、この2つの書類を混同してしまい、契約が成立したと思っていた事例があります。賃貸物件を借りるには、契約内容に同意したうえで賃貸借契約書を提出し、契約金を支払うことで、初めて契約が成立します。賃貸物件では、重要事項契約書を渡されることはあまりありません。契約関係の書類はとても重要ですので、細かく確認しながら手続きを行いましょう。

インフラ関係のトラブル発覚が入居当日だった

移転スケジュールの中で、入居してすぐに業務を始めることがほとんどかと思います。業務開始当日になって、電気を使おうと思ってもすぐにブレーカーが落ちてしまうトラブルは、多くの企業で見られます。さらに、ネットや電話が繋がらないといった、インフラ設備の不具合が起きてしまうと、業務が全くできなくなってしまいます。
これは、新旧オフィスの回線環境の違いが原因だったり、電気・電話・ネットの回線工事などが予定通り進まなかったりすることで起こりうるトラブルです。オフィスの移転では、やるべき手続きが多く、現地の動作確認が入居当日までできないことがほとんどです。できるだけ業者と密に連絡を取り、スムーズなスタートが切れるようにしましょう。

新たに買ったオフィス家具が入らない

移転を機に来客用のテーブルをグレードアップしようとして購入したが、いざ入居当日になって搬入したものの、エレベーターに乗せられなかったり希望のスペースに入らなかったりと言ったトラブルも多いものです。近年では、コスト削減のためにインターネットでオフィス家具を購入することも増え、現物を見ないまま当日を迎えることも珍しくありません。ネットには、商品のサイズは掲載されていますが、実際のイメージを写真のみで把握するのは困難です。個人的に自宅で使う場合は、それでも問題ありませんが、オフィスでは仕事ができなくなってしまうケースもあります。オフィス家具の購入は、実店舗でスタッフと相談しながら確実に手続きを進めていくのが安心です。

引っ越し業者に荷物を壊されてしまった

引っ越し業者に依頼して、旧オフィスから運んできた荷物が、移転先で開けてみたら壊れていたケースも多発しています。業者に責任があると認められれば、補償の範囲内で補償してもらうことができます。ただし、一部格安の業者では、保険に入っていない場合もあり、入っていないと補償が受けられない恐れもあるのです。引っ越しの見積もりを取る際には、金額や作業内容とともに、業者が保険に入っているかどうかを必ず確認しましょう。また、保険に入っていても、貴重品や高価な物品などは補償の対象外であることも多いので、預けるのは避けた方が安心です。

今回のまとめ

オフィスに入居する際に起こりえるトラブルを防ぐには、確認不足が起こらないように、担当者を複数選任すると安心です。新オフィスでスムーズに業務を始められるように、確実に手配を進めていきましょう。