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コラム 2022.05.27

オフィス・事務所のマグネットスペースのメリットとは?理想の作り方をご紹介


オフィス・事務所のレイアウトをする場面において、近年では「マグネットスペース」と呼ばれる場所の設置が注目を集めています。様々な効果が期待でき、どの企業にも設置できる可能性があるのですが、そもそもマグネットスペースの概要について知っておかなければ、活用することはできません。そのため今回は、マグネットスペースの概要や長所、作り方についてご紹介します。オフィス・事務所のレイアウトを考えている方は、ぜひともご参考にしてください。

マグネットスペースとは?メリットはたくさん!

マグネットスペースとは、マグネット、つまり磁石のように人が引き寄せられる場所のことを指します。「何時に集合」と時間を決めて集まるのではなく、あくまでも「自然に」人が集まってくる場所であることが、定義として重要な点です。
「マグネットスペースなんて自社にはない」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、実はこの空間はたいていの企業には存在しています。たとえば、コピー機の周辺や給湯室、ちょっとした休憩所などがこの空間に該当します。
そして、近年では、意図的にマグネットスペースを作り出す試みも行われていることをご存じでしょうか。気軽に休めて雑談ができる空間を意図的に作り出せたら、以下のように多くのメリットを得ることが可能です。

社内コミュニケーションを促進できる

マグネットスペースのメリットとしてまず挙げられるのが、社内コミュニケーションを促進できる点です。マグネットスペースには自然と人が集まるため、そこで会話が発生します。つまり、マグネットスペースでは、肩に力を入れず気軽なコミュニケーションが生まれるというわけです。従業員同士がいかに自然にコミュニケーションをとれるようになるかは、業務効率を向上させるためにも重要な要素だといえるでしょう。

設置が非常に簡単

マグネットスペースの魅力の一つとして、設置が非常に簡単だという点が挙げられます。「コミュニケーションのための場所を作ろう」と改まって考えすぎてしまうと、ある程度の広さを確保しなければならなくなるでしょう。しかし、マグネットスペースであれば、特別な空間の確保は必要ありません。ちょっとしたスタンディングテーブルがあるだけでも、充分に生み出せるのです。

空いたスペースを有効活用できる

空いた空間を上手に利用できる点も、マグネットスペースの大きな魅力の一つです。もともとマグネットスペースだったコピー機周辺を改めて活用したり、ちょっとした休憩ペースに変えたりするだけで問題ありません。たとえ事務所のスペースに余裕がなくても、マグネットスペースを生み出す余地が見つけられるのです。

他部署との交流も促せる

マグネットスペースにおける重要なメリットとして、他部署との交流を促せる点も挙げられます。ちょっとした休憩ができる空間には、思いがけない出会いを偶発的にもたらす効果が期待できるためです。普段の業務ではあまり話をする機会がない人や、仕事以外のことを話さない人などとも、気軽な会話を期待できる点は非常に魅力的だといえるでしょう。
同じ部署の仲間同士でコミュニケーションをとることは、決して悪いことではありません。しかし、同じ人とばかり話をしていると、どうしても考え方が偏りやすくなることが多いでしょう。
ふらりと立ち寄った場所で部署間の交流や相互理解が深まれば、業務の連携においてもポジティブな効果が期待できます。

生産性向上が期待できる

生産性の向上も、マグネットスペースに期待できるメリットの一つです。いつもの執務スペースとは異なる場所で気分転換をし、普段関わりのない他部署の人と交流することで、創造性も刺激を受けることが期待できます。普段はとても思いつかないようなアイデアも、ちょっとしたことから思いつくかもしれません。

ストレスの解消につながる

ストレスの解消も、好影響として考えられます。他愛のない雑談によって心が軽くなったり、悩みが解消したりすることも充分にあり得るのです。適度にリラックスして執務スペースに戻れば、メンタルヘルスの改善やモチベーションの向上、生産性の向上などにつながるでしょう。

マグネットスペース作りではオフィス・事務所内での場所決めが重要

マグネットスペース作りを行う際には、オフィス・事務所内のどこに設置するのかが非常に重要なポイントです。具体的には、以下のポイントに着目してマグネットスペースの場所を決めることをおすすめします。

・執務スペースから近すぎないこと
・誰もが集まりやすいこと
・フロアの中心にあること

気分転換をしたり、軽い気持ちで雑談をしたりする場所であることから、あまりに執務スペースから近すぎる場所は避けたいところです。執務スペースに近すぎると気分転換にならず、場合によっては上司の目が気になってしまうこともあるでしょう。ただし、その逆で執務スペースからあまりに遠くなりすぎると、気軽に立ち寄ることができなくなってしまいかねません。
また、場所選びで重要なのが、誰もが集まりやすいことです。特定の部署だけが行ける場所や特定の部署から離れすぎている場所では、いつも似たようなメンバーになってしまうことがあり得ます。最初のうちは良いかもしれませんが、いずれマンネリ化して気分転換にならなくなってしまうでしょう。他部署との交流も促すことができません。
上記の条件を整理すると、フロアの中心や執務スペースの隣接場所などが有力な候補になります。フロアの中心であれば、そのフロアに入っている部署の社員が全員集まりやすく、どの部署にとっても適度な距離を保つことが可能です。
ただし、それぞれのオフィスによって状況は異なることに注意しなければなりません。レイアウト上、真ん中に設置するのが難しい場合は、無理に固執する必要はないでしょう。
そして、あまり場所を使いすぎないことも大切です。あくまでも肩ひじを張らずに会話できる場所であることが重要です。「特別に場所を確保する」と意気込みすぎてしまうと、当初の目的と相違してしまいかねません。あくまでも簡易に、誰もがふらっと気軽に立ち寄れる場所を意識することが重要なのです。

マグネットスペースの理想の作り方

マグネットスペースを作り上げるためには、以下のポイントを押さえて取り組むことができると理想的です。

・設置する設備にこだわる
・社員同士がコミュニケーションをとりやすい社内風土を作る
・備品も活用する

以下、それぞれについてご紹介します。

設置する設備にこだわる

まず大切なのが、設置する設備にこだわることです。マグネットスペースにはそれほど手間も費用もかからないケースが多いのですが、「ちょっとしたスペースをただ空けておけば良い」というものではありません。もともと「別件でふらりと立ち寄る先」だという条件があるため、何らかの設備は基本的に必要だととらえておくべきです。
たとえば、近くに自動販売機を設置するのは代表的な考え方です。飲み物を買いに来た方が近くのスタンディングテーブルで軽く休憩する姿は、イメージしやすいかもしれません。また、立ち寄りたくなるという意味では、ソファやコーヒーマシン、観葉植物なども設備の候補として挙げられます。
あくまでも自由な発想で問題ありませんが、「社員がふと立ち寄る」「コミュニケーションがとれる」「くつろげる」などの条件から、設備にこだわってみてください。

社員同士がコミュニケーションをとりやすい社内風土を作る

社員同士がコミュニケーションをとりやすい社内風土を作ることも、理想的な空間作りには欠かせません。いくら良い場所を確保して素敵な設備を設置したとしても、社内の空気が雑談を全く許さないものであった場合、気軽な話はなかなかできません。もし、自社の風土がそうしたものであれば、この機会に変えていかなくてはならないでしょう。
マグネットスペースを設置したら、そこがコミュニケーションの場として利用して良い場所であることを周知し、交流を促していく工夫が求められます。すぐには変えられないかもしれませんが、徐々に浸透させていくのがコツです。社内風土を変えるきっかけとして、マグネットスペースの設置が役立つでしょう。

備品も活用する

これまで紹介した以外にも、備品を活用することも大切です。たとえば、自販機やコーヒーメーカーを設置するのであれば、ちょっとしたお菓子を設置してみることなどが挙げられます。また、クリスマスやお正月、ハロウィンなど季節ごとに変わった飾りをつけることでも、コミュニケーションを引き出す効果が期待できるでしょう。
備品を上手に活用することで、ちょっとしたスペースが社内の重要なコミュニケーションツールへと生まれ変わらせることが可能です。

今回のまとめ

今回は、マグネットスペースの概要やメリット、社内に設置するうえでのポイントについて解説しました。それほど広いスペースは必要なく、ちょっとした工夫によって社内のコミュニケーションを促進できるのが、マグネットスペースならではの魅力だといえるでしょう。
また、コミュニケーションを促進するだけでなく、ストレス解消や他部署との交流促進、業務効率の向上など様々な効果も期待できるのがマグネットスペースの良さです。オフィスのレイアウトについて見直す機会があれば、ぜひマグネットスペースの設置を検討してみてはいかがでしょうか。
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