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コラム 2020.12.02
新しい働き方を知る！「バーチャルオフィス」とは？
近年、レンタルオフィスやコワーキングスペースと比較されることが増えてきた「バーチャルオフィス」。バーチャルとは「仮想」の意味を持っていますので、初めて聞いた方はいったいどんなオフィスなのか不思議に思うことでしょう。海外でスタートしたバーチャルオフィスは、コロナ禍で働き方改革が進む日本においても需要が高まっています。バーチャルオフィスについて正しく理解し、適切な利用ができるよう、この記事で詳しくご紹介します。
【目次】
1.バーチャルオフィスとはどのようなオフィスなのか？
2.バーチャルオフィスを使うのに適している業種は？
3.バーチャルオフィスを選ぶときのポイントとは？
4.今回のまとめ
バーチャルオフィスとはどのようなオフィスなのか？
バーチャルオフィスとは、実際のオフィス空間を借りるのとは異なり、事業上必要な会社の住所のみ借りることがメインの目的です。住所を借りるのに加えて、基本サービスとして郵便物の受け取りを引き受けているバーチャルオフィスがほとんどで、そこから転送して借主の元へ届けられます。オフィスによっては、電話対応代行や小ブースの利用、電話番号の貸出しサービス、法人登記代行、会計サービスなどのオプションを設定しているところもあります。住所のみを借りるため、初期投資の費用を限りなくゼロに抑えることができ、毎月の使用料も賃貸・レンタル・シェアの各オフィスに比べて格安で利用できます。
バーチャルオフィスでは、法人として新規に口座の開設ができるケースも見られる（銀行によって審査基準が異なります）ほか、社会保険や雇用保険の申請も可能です。
バーチャルオフィスを使うのに適している業種は？
バーチャルオフィスを使うメリットが高い業種は、フリーランスや個人事業主です。普段自宅を職場としている人が、業務上で郵便の送付先を設定する場合、自宅の住所を教えることでプライバシーの問題が懸念されます。また、住居専用のマンションでは法人登記が認められないケースがあるうえ、郵便受けに社名を明記することもできません。これらの問題を解決するために、バーチャルオフィスが利用されるのです。ただし、次にあげる業種は、バーチャルオフィスでの開業が認められていませんので、覚えておく必要があります。士業（税理士・弁護士・司法書士など。会計士・中小企業診断士・社会保険労務士・弁理士は可能）、職業紹介業、不動産業、人材派遣業、建設業、古物商、探偵業は、別途定められた条件を満たすオフィスを探さないといけません。
また、複数店舗を展開する企業が、本店をバーチャルオフィスに設定するケースがみられます。本店を移転すると、移転登記の手続きが必要ですが、バーチャルオフィスであれば移転登記を行う必要がないためです。
バーチャルオフィスを選ぶときのポイントとは？
バーチャルオフィスを選ぶときは、まず利用できるサービスを細かく確認しましょう。基本プランとオプションそれぞれに含まれるサービスが、どのくらい自分にとって必要かを見極めることが大切です。住所のレンタルや郵便物の転送など最低限のサービスのみで良ければ、費用をおさえたバーチャルオフィスが利用できるでしょう。これから事業を拡げていきたいのであれば、会議室の有無やアクセス、電話対応代行の質などもチェックしたいポイントです。
また、バーチャルオフィスの住所が、過去に犯罪や詐欺に使われた住所でないかどうか、前もって確認しておきましょう。振り込め詐欺や出会い系サイトの詐欺事件で逮捕・摘発された企業が、バーチャルオフィスを契約していた事例が多かったためです。
今回のまとめ
バーチャルオフィスは、利点を活かして上手に使えば、経営コストを大幅に削減でき、ビジネスの発展につなげていくことができます。今回ご紹介したことを参考に、ご自身に合ったオフィス形態を選んでください。
