名古屋の賃貸オフィス・貸事務所探し専⾨の不動産仲介業者(株)オフィッコスの「お知らせ・コラム」ページ

テレワークが推進されるなか、従業員に働く場所の選択肢を与えることを目的として「タッチダウンオフィス」を設置する企業が増えています。タッチダウンオフィスとは、テレワークをしている従業員や出張者が一時的に仕事を行えるスペースのことです。
ここでは、企業がタッチダウンオフィスを設置するメリットや、考慮すべきポイントなどを解説します。設置を検討する際の参考にしてみてください。

タッチダウンオフィスとは？設置する目的とメリット

タッチダウンオフィスとは、社外もしくは社内で従業員が一時的に作業できるスペースとして、通信環境や電源コンセントなどを整備した場所のことです。テレワークをしている従業員、外回りが多い営業、他拠点からの出張者に、自席以外でパソコン作業や資料の確認などの業務を行える場所を提供することを目的としています。
なお、タッチダウンオフィスに似たものにサテライトオフィスがありますが、サテライトオフィスは本社の機能を持った遠隔（サテライト）オフィスのことです。一方、タッチダウンオフィスはあくまで一時的な仕事場で、本社機能はありません。
ここでは、タッチダウンオフィスを設置することで得られるメリットを確認していきましょう。

生産性の向上に繋がる

移動時や、打ち合わせの前後には隙間時間が発生しやすいものです。その隙間時間を活用しようと思っても、カフェやファミリーレストラン、コワーキングスペースなどを探す手間がかかります。すぐに適当な場所が見つからず、自社に戻る余裕もない状況では隙間時間を有効活用できません。
そんな時、通信環境や電源コンセント、デスク、椅子などの環境が整ったタッチダウンオフィスがあれば、従業員は営業や外出の合間に気軽に立ち寄って仕事に取り組めます。オフィスの自席に戻らなくても仕事ができ、カフェなどを探す手間も省け、隙間時間を有効に活用できることから、業務効率や生産性の向上が期待できるでしょう。隙間時間に業務を行うことで、残業時間を短縮できる可能性もあります。

気分転換になる

タッチダウンオフィスがあれば、従業員がその日の予定や業務内容に合わせて働く場所を選ぶことが可能です。例えば従業員がテレワーク中に業務に集中できなくなった時、タッチダウンオフィスを利用できれば、気分を変えて再び業務に集中しやすくなる可能性があります。
集中力は業務効率にも影響するため、テレワーク中の従業員が気軽に気分転換を図れる場として企業側がタッチダウンオフィスを用意するのも一つの方法です。

社内コミュニケーションが増える

近年、テレワーク導入が進む中、従業員同士の社内コミュニケーション不足が課題の一つとなりました。総務省の「令和3年版情報通信白書」でも、テレワークの課題・障壁の一つとして「同僚や上司とのコミュニケーション」が挙げられています。
タッチダウンオフィスを設置すれば、普段顔を合わせることのない他拠点や他部署の従業員同士が対面でき、コミュニケーションの活性化が期待できるでしょう。コミュニケーションが活発になれば、新たな発想や視点が生まれる可能性もあります。

感染症防止対策になる

社内に感染症が蔓延すると休業する従業員が増え、業務が停滞する可能性があります。場合によっては業務が完全にストップしてしまうケースもあるかもしれません。
社外にいくつかのタッチダウンオフィスを用意すれば、分散勤務による感染症対策が可能です。タッチダウンオフィスの設置による分散勤務に、在宅勤務や時差出勤を組み合わせれば、従業員の接点を分散させながら通常通り業務を回すことができ、業務が停滞するリスクを軽減できます。

スペース不足を解消できる

自社のオフィスが小規模でスペースが足りていないなら、タッチダウンオフィスを従業員の仕事場としてだけでなく、会議・商談の場として活用するのもおすすめです。従業員に
働く場所の選択肢を与えつつ、オフィスのスペース不足を解消できます。

賃貸オフィスに設置する場合は設置費用が利用者数に見合うように設定する

タッチダウンオフィスを賃貸オフィスに設置する場合、導入前に敷金などの初期費用がかかる他、導入後にも通信費や月々の利用費などのランニングコストが発生します。導入前後に発生するこうしたコストが、設置で得られる効果に見合うのかどうか事前に確認しておくことが大切です。
設置に当たっては、一ヶ月の利用者数、利用回数などをあらかじめ検証し、導入前後に発生するコストに見合うだけの効果が得られそうか、費用対効果を算出してください。
例えば、先にレンタルスペースを契約してみて、どれくらいの需要があるのかを確認するのも一つの方法です。

タッチダウンオフィスはセキュリティリスクが増加するのでルールが必須

社外にタッチダウンオフィスを設ける場合、これまでよりセキュリティリスクが増えることを念頭に置く必要があります。設置時には、あらかじめセキュリティルールの策定やセキュリティリスクを回避する仕組みを導入してください。
タッチダウンオフィスが占有型で、原則として自社の従業員のみが利用するなら、セキュリティ対策としては本社と同様の対応を行うのが基本です。賃貸オフィスを利用する場合は、ネットワーク環境などが自社で制御できるかを確認しましょう。自社で制御が難しい時には、通信の暗号化やエンドポイントプロテクションなどのセキュリティ対策を実施します。
タッチダウンオフィスが共有型なら、不特定多数が利用するため占有型よりもセキュリティ対策に注意が必要です。例えば、会議の音が外部に漏れて情報漏洩が起こる、パソコンの画面を覗き込まれてID・パスワードが盗み取られるなどの事態が懸念されます。そのため以下のようなセキュリティ対策の実施が必要です。
・施設への入退室時に記録を取る
・ロッカーをセキュアな認証方式にする
・シュレッダーや溶解ボックス等を設置し、資料を安全に破棄できる環境にする

タッチダウンオフィスを作る時のポイント

最後に、タッチダウンオフィスを作る際の流れやポイントをご紹介します。

アクセスしやすい場所を選定して設置する

まずは、どこにタッチダウンオフィスを設置するか決めてください。多くの従業員に利用してもらうためには、設置場所を工夫する必要があります。
社外に設置するなら、継続的に利用しやすいよう、アクセスが便利な場所や従業員がよく訪れるエリアを検討しましょう。アンケートなどで従業員が普段どのような経路を使っているのかを把握してから設置場所を決めるのもおすすめです。
社内に設置する場合は、以下のように目的を決めてから設置場所を検討するのがおすすめです。
・従業員が気軽に利用できるようにしたい･･･エントランスなどさまざまな部署の人間が立ち寄る場所に設置する
・従業員が気分転換を図れるようにしたい･･･業務の中心になっている場所から離れたところに設置する
なお、駅近くのレンタルスペースやコワーキングスペース、シェアオフィスなどを借りて、タッチダウンオフィスとして従業員が利用できるようにしている企業もあります。例えば、レンタルスペースは事務用品や通信環境が完備されており、人数に併せて部屋の広さを選べます。こうした施設を選択肢の一つとして検討するのも一つの方法です。

備品や家具を適切に設置する

次に、従業員がパソコンを持参するだけで作業できるよう、必要なものを準備していきます。最低限必要なものとしては、デスクや椅子などのオフィス家具、電源コンセント、通信環境が挙げられます。スペースが確保できるなら、プリンターやコピー機、自動販売機などを設置してください。その他、資料の保管棚や各種収納を用意しておくと、打ち合わせの際、資料などを持ち運ぶ手間が省けます。
従業員が快適に利用できるタッチダウンオフィスを目指すなら、オフィス家具にこだわってみるのもおすすめです。例えばデスクなら、以下のように目的に合わせて選択していくと良いでしょう。
・集中的に仕事ができる場所にしたい：スタンダードなデスク
・少しの時間、自席を離れて作業する場所にしたい：立って作業できるスタンディングデスク
・従業員同士のコミュニケーションや打ち合わせを行う場所にしたい：複数人で利用できる大きなテーブル
・コミュニケーションを図る場所にしたい：カウンター
備品や家具に関しても、敢えて自社とは違う雰囲気にすると、より従業員の気分をリフレッシュする効果が期待できます。

設置後は従業員に告知する

タッチダウンオフィスが完成したら、忘れずに従業員に告知しましょう。設置の目的や利用方法、アクセス方法などをわかりやすく告知して、利用を促します。
あえて細かなルールを作らず、空いていればいつでも利用できる雰囲気作りを行うことも大切です。

必要があれば専門業者に依頼する

より快適な空間作りのためには、必要に応じて専門業者に相談するのも一つの方法です。
・オフィス家具の選定を専門業者に依頼し、自社に適した家具を見つけてもらう
・タッチダウンオフィス全体の設計をオフィスデザインの専門家に依頼して、他社での事例を参考にしながら自社に必要な設備を提案してもらう
専門業者に依頼することで、より自社に適したタッチダウンオフィスに仕上がる可能性があります。

今回のまとめ

今回は、企業がタッチダウンオフィスを設置するメリットや、設置に当たり考慮すべきポイントをご紹介しました。導入前後にはある程度まとまったコストが発生するため、コストに見合うだけの効果が得られるか、事前に費用対効果を算出しておく必要があります。また、あらかじめセキュリティリスクを軽減するためのルールを策定することも大切です。
タッチダウンオフィスの設置に当たってはこうした注意点があるものの、従業員が一時的に作業できる場所を作ることで得られるメリットは、生産性の向上や社内コミュニケーションの増加など、どれも魅力的なものばかりです。今回ご紹介した流れを確認しながら、ぜひタッチダウンオフィスの設置を検討してみてください。

名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業でございます。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めております。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者さまは、まずは一度お気軽にお問い合わせください。