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フリーアドレスという働き方は、テレワークや在宅勤務の増加によって注目されています。社員間のコミュニケーションの活性化や、スペースの有効活用など、様々なメリットがあるということで、取り入れる企業が飛躍的に増えてきました。
また、フリーアドレスを実施する際は事前にルールやスタイルを決めておくことで、導入や活用がスムーズです。特に、持ち物問題に直面する企業は少なくありません。そんな中、需要が拡大しているのが「パーソナルロッカー」です。
ここでは、パーソナルロッカーを設置するにあたっての注意点や、おすすめのロッカーの機能、セキュリティ対策などを詳しく解説します。

フリーアドレス化の現代では賃貸オフィスにもパーソナルロッカーが必要

フリーアドレスによって発生する「持ち物問題」には、収納場所を増設する必要があります。例えば、収納場所の増設や、パーソナルロッカーの設置が有効です。ここでは、フリーアドレス化のメリットやデメリット、持ち物問題のルールの概要を解説します。

フリーアドレス化

好きな席を選んで業務にあたる新しい働き方を、フリーアドレスと言います。長机やソファーなどがあるワークスペースや、集中できる個室ブース、リラックスできるカフェ空間があるオフィスなど、企業によって取り入れ方は様々です。
ノートパソコンで業務ができ書類をデジタル化しやすい企業向きのワークスタイルだと言えるでしょう。
また、情報通信技術の進化や、コロナ禍などを通して働く環境が大きく変わりました。そのため、フリーアドレスという働き方は新しいオフィス環境の形としての選択肢の一つとなったのです。

フリーアドレスのメリット

社員数分の席を設けないことが基本的なスタイルです。毎日好きな場所を選んで業務にあたります。プロジェクトチームの編成によって席を選ぶ、あるいは集中したい時には個室ブースを、気分転換には別の場所を選択するといったように自由度が高く、注目されている働き方です。
また、部署ごとの区分がなくなるため、社員同士のコミュニケーションの活性化に期待できます。コミュニケーションが活性化されれば新しいアイデアが生まれやすくなり、今までにない活発なチームとしての編成が可能です。
さらに、間仕切りなどを使わないオープンエリアの場合、見通しがよく明るいオフィス空間が生まれます。レイアウト変更も簡単にできるのもメリットの一つです。

フリーアドレスのデメリット

フリーアドレスにはメリットが多く、導入する価値があるワークスタイルです。しかし、デメリットもあるため、事前に起こり得る問題点をクリアにしておくことで、スムーズに導入できます。
例えば、毎日誰がどこで仕事をしているか分からないため、用事があった場合特定の社員を探す手間がかかってしまいます。
また、部署ごとでの着席ルールがないため、部署単位内で情報交換や共有がしづらくなるのもデメリットです。そういった側面からも、社内での連絡や情報共有を心がけなければなりません。チャットツールやメールなどを上手に活用し、部署内やチーム内で連携することが大切です。
もう一つのデメリットは、システム導入の目的を社員に浸透させる必要があることです。社員が働きやすい環境を整備した上で、スムーズに運用を開始してください。多くの企業が直面しやすい「持ち物問題」に関しても、ルールを決めておくことが重要です。

パーソナルロッカーで私物や書類を管理する

個人の私物や書類などは、パーソナルロッカーに収納し管理することで対応しましょう。新しいオフィス環境に合わせたルールを明確にすることで、スムーズな運用が可能になります。業務内容やオフィスのスペースによって、必要な大きさや種類を選択するのがおすすめです。

収納場所の確保

パーソナルロッカーや収納棚を設置するとなれば、設置場所のスペースを確保する必要があります。賃貸オフィスを利用している企業の場合スペースが限られているため、移転も視野に検討することがあるかもしれません。会社の立ち上げの時点からフリーアドレスを前提にしている場合は、十分なスペースを考慮の上でオフィスの場所を検討してください。

パーソナルロッカーの導入方法

パーソナルロッカーを導入する際は、以下の点に注意することで、スムーズな導入が可能です。

新しいスタイルに合わせたルールを決める

新しいワークスタイルに合わせたルールを決めることがポイントです。空席は常に「クリーンな状態」である必要があります。次に使用する人が気持ちよく業務にあたることができるよう、全社員の共通認識が必要です。荷物全てをロッカーに片付けてから席を離れることを徹底してください。
また、クリーナーやウエットティッシュなどを常備し、離席時に清潔にすることをルール化しておくと、デスクを清潔に保てます。全社員にルールを共通認識として周知することも忘れてはいけません。経営陣だけでなく、社員全員がアイデアを出し合うことで、納得したルールを決められます。

パーソナルロッカーの設置

ノートパソコンや書類、私物などをまとめてロッカーに収納します。出社後に必要な荷物を取り出し、退社時や離席の際にはロッカーに片付けるスタイルです。セキュリティを考慮したロッカーにすることで、社員が安心して荷物を収納できます。

パーソナルロッカーの収納面や機能面も様々

収納する物の量や大きさによっても、ロッカーの大きさは変わってきます。上着やジャケットを収納するようにするか、それとも別の場所を確保するかによって、設置するロッカーやスペースを検討してください。
ノートパソコンが収納できるスペースで充電が可能な電源付きタイプや、扉に郵便物や書類の受け取りに便利なメール穴が付いたタイプなどがあります。他にも機能はタイプによって様々なので、コストや利便性などによって比較検討するのがおすすめです。
天板があるタイプのものは、カウンターとして活用することもできます。デザイン性の高いものは、オフィスのイメージを邪魔することもありません。イメージに合ったロッカーを設置してください。

共用ロッカーを設置する

コートやジャケットなどを掛けておくことができる共用ロッカーの設置も検討する必要があります。椅子にジャケットなどを掛けておくと、業務の邪魔になったり、型崩れの原因になりかねません。そのため、数人分のジャケットが掛けられる広めのスペースの確保が望ましいでしょう。
また、文房具や事務用品など社員が共通して使用するものは、まとめて管理するのがおすすめです。共用物が増えることでコスト削減が可能になり、個人の荷物を減らすこともできる他、文房具や事務用品の在庫管理もしやすくなります。

社内持ち運びバッグ

社内での荷物の移動には「モバイルバッグ」の使用がおすすめです。パソコンや書類、文房具などをまとめて持ち運ぶことができ、そのままロッカーに片付けることも可能。肩掛けできるショルダータイプのものは、移動頻度が高い方に向いています。

パーソナルロッカーのセキュリティについて

パーソナルロッカーのセキュリティについてはしっかりとした対策が必要です。オフィス内にあるとはいえ、セキュリティ面に不安を残した状態では導入すべきではありません。社員が安心して使用できる環境を整えることが大切です。

ロッカーのセキュリティを重要視する

ロッカーのセキュリティ面には十分な配慮が必要です。鍵やダイヤルはもちろん、暗証番号の入力・指紋認証タイプなど施錠のタイプは様々ですので、きちんと施錠できるものを設置してください。
暗証番号やダイヤル式なら在宅勤務や外出の際、社内にいる人に４桁の番号を伝えることで解錠できます。緊急でロッカー内の書類が必要になった場合でも対応できるので便利です。また、暗証番号は変更できるのでセキュリティ面でも安心できます。コスト面や運用面などから、導入しやすいタイプを選んでください。

入退出管理でセキュリティ面の強化を図る

フリーアドレスは、部外者が入室してきても分かりにくいというデメリットがあります。そのため、入退出管理の徹底が非常に重要です。
セキュリティ強化には、入退室管理システムを導入することをおすすめします。出入り口でスマートフォンやICカードなどで解錠するのが一般的なシステムです。顔認証や指紋認証などのシステムも良いでしょう。
また、勤怠管理と連携することで運用しやすくなります。オフィスやフロア全体の入退室が不可能な場合は、ロッカーを設置しているスペースにだけでもセキュリティを強化する対策を行ってください。

座席管理システムを検討する

特定の社員の居場所が分からないことがデメリットの一つです。その場合、座席管理システムを活用することで明確になります。座席管理システムは、オンラインで誰がどの座席を使用しているのか確認できるのが最大のメリットです。

今回のまとめ

今回は、フリーアドレス化には必須であるパーソナルロッカーの設置や、導入方法、セキュリティ対策について解説しました。急増しているフリーアドレス化は、社員同士のコミュニケーションの活性化や作業の効率化などメリットが少なくありません。しかし、フリーアドレスをスムーズに導入するには細部まで検討することが大切です。直面することが多い荷物問題は、収納場所を増やしたり、ロッカーを設置したりして対応してください。
社員が気持ちよく働けるようなオフィス環境を整備することにより、作業効率も飛躍的に向上し、業績アップを実現できる可能性が高まるでしょう。

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