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コラム 2022.03.03

賃貸オフィス・事務所で起きたトラブル(盗難・事故・揉め事)の対処法を解説

オフィスや事務所を賃貸する時は、予想もしていないようなトラブルが発生することもあります。他のテナントとのトラブルや賃主とのトラブル。考えたくはありませんが、盗難被害や事故が起こる可能性もないとは言えません。この記事では、賃貸オフィスや事務所で起きるさまざまなトラブルについてと、その対処法を紹介します。

【目次】
1.賃貸オフィスで盗難被害に遭った時の対処法
2.オフィスの防犯対策を強化
3.火災保険加入で賃貸オフィスでの「事故」に備える
4.ビルオーナーから立ち退き依頼を受けた時の対処法
5.賃貸オフィス退去時のトラブルの対処法
6.今回のまとめ

賃貸オフィスで盗難被害に遭った時の対処法

オフィスや事務所は泥棒に狙われやすいことをご存知ですか?特に夜間に無人になるオフィスや、週末に人出のなくなるビジネス街のオフィスは狙われやすいと言われています。では、賃貸オフィスや事務所が盗難被害に遭った時は、どのように対処すればいいのでしょうか。

盗難被害に遭った時にやるべきこと

賃貸オフィスが盗難被害に遭ったと気が付いたら、すぐに警察に通報してください。警察が到着したら現場検証が行われるため、従業員はすぐに外で待機するようにしましょう。また、会社の金庫や銀行のカードや銀行印などが盗まれていることに気が付いたら、すぐに銀行に連絡をして利用停止をかけてください。
ビルの管理会社にも被害を報告し、ドアや窓などの破損があればその折りも知らせましょう。警察が到着したら、被害内容を確認して被害届に漏れがないように記入してください。

盗難被害は賃主に責任を問える?

賃貸オフィスや事務所でピッキング被害に遭った、窓から侵入されたとなると、賃主がビルの防犯管理を怠っている、と思う方もいるでしょう。賃貸オフィスで盗難被害に遭ったら、賃主にその責任を問うことはできるのでしょうか。
答えは「賃貸人に防犯の責任を負う義務はない」。つまり、賃主に盗難被害の責任を問うことはできません。一般的に賃貸契約上では、特段の合意がない限り賃貸人に防犯対策を負う責任はなく、防犯対策は借人の責任になります。

オフィスの防犯対策を強化

賃貸オフィスや事務所の防犯対策は事業者それぞれの義務ですので、盗難被害に遭わないためにも、防犯対策を強化することが大切です。防犯対策の一つとして、オフィスに防犯カメラを設置することができます。防犯カメラがあるだけで、泥棒はその場所をターゲットから外すため、設置するだけでも犯罪率が減少することは、データとしても証明されています。防犯対策を強化するには、防犯カメラだけでなく窓の侵入対策も欠かせません。警視庁のデータによると事務所への侵入方法の約42%がガラス破りで侵入していることがわかっています。窓からの侵入に対しての対策には、防犯ガラスに変更することができます。また、防犯フィルムは窓を交換するよりも予算を抑えて簡単に対策ができるため、今すぐにでも実行したいです。その他、窓に窓ガラス専用の振動センサーを設置してもいいでしょう。振動センサーは窓ガラスの破壊をセンサーでキャッチしたら警報音で知らせます。防犯ガラスや防犯フィルムの他に、振動センサーがあればより安心です。

火災保険加入で賃貸オフィスでの「事故」に備える

さきほど、賃貸オフィスや事務所で盗難被害に遇っても、ビルオーナーには防犯対策を怠った責任を問えないと紹介しました。そこで安心なのが火災保険への加入です。オフィスや事務所を賃貸する時は、契約時に必ず火災保険への加入が必要です。火災保険は賃貸オフィスや事務所で起こり得る事故に備えることができます。火災保険の種類は「個人賠償責任保険」・「借家人賠償責任保険」・「家財保険」の3種類です。
「個人賠償責任保険」は一個人があやまって他人に怪我を負わせてしまったり、他人の物を破損してしまった時の損害を補償します。例えば、他のテナントの扉や窓をあやまって破損してしまった。オフィスビル内で荷台がぶつかり、他人に怪我を負わせてしまった。このような日常で起こるトラブルに対して、賠償責任が生じた時に補償することができます。
「借家人賠償保険」は賃貸契約では必ず加入する火災保険です。例えば、賃貸オフィスで従業員の不注意によって事故が発生した時に、ビルオーナーに対する損害を補償します。補償するのは、煙草の不始末による火災や水の出しっぱなしによる床の破損などです。火災や水漏れ・爆発といった事故以外は補償の対象外になるため、日常的なトラブルをカバーする「個人賠償責任保険」も一緒に加入しておくとより安心です。
最後の「家財保険」はビルオーナーや他のテナントに対して発生した損害を補償するものでなく、自らの財産を守る保険です。賃貸オフィスでは家具やパソコンやコピー機といったオフィス機器が多くあります。家財保険に加入していれば、盗難などによる家財の消失に備えられて安心です。
火災保険は、1つだけで全ての事故をカバーすることはできません。費用はかかりますが、賃貸オフィスや事務所での万が一の事故に備えるなら、3種類のうちの2種類は加入しておくと安心です。

ビルオーナーから立ち退き依頼を受けた時の対処法

考えたくはないことですが、さまざまな理由でビルオーナーから賃貸オフィスや事務所の立ち退き依頼を受けることは、実際にあることです。そのような時はどのような対処方法が正しいのでしょうか。また、交渉はできるのでしょうか。

ビルオーナーが立ち退き依頼の理由

ビルオーナーがテナントに立ち退きを依頼する理由はさまざまです。一つの理由に現在の建物が古くなったため、建物を壊して建て替えたいという理由があります。築40年~50年以上になると建物が老朽化してきて、何かある前に対処したいと考えるビルオーナーは多いようです。その場合、テナント全員に退去が求められます。
その他には、ビルオーナー、またはその家族が建物を利用したいという理由があります。これは立ち退き依頼の最も多い理由です。もう一つは、借主の違反行為です。賃料の滞納を続けると、違反行為となるためこの場合は入居者は立ち退くしかありません。

正当理由があれば立ち退かなくてもいい

賃貸オフィスや事務所は、契約期間が定められています。契約期間内に立ち退きを依頼された場合、正当な理由があれば立ち退く必要はありません。立ち退かなくてもいい正当な理由は主に三つあります。
一つ目は、オーナーやオーナーの家族が建物を利用したいといった場合のように、立ち退き依頼の理由がビルオーナーの都合であることです。
二つ目は、賃料や更新料の支払いが滞ったことがなかったり、建て替えの予定があるのに賃貸契約をしたかなど、契約に関する経緯に正当な理由が認められる場合です。借主に違反行為がない場合は、経緯や契約期間を参考に、正当な理由が認められることがあります。
三つ目は借主側の事情です。事業者はビジネスを停止させるわけにはいきません。特に地元に必要な事業の場合は、その物件でなければならない理由を挙げると、正当な理由として認められることがあります。

弁護士に相談して対処

ビルオーナーが入居者に立ち退きを依頼する場合、普通は立ち退き料が提示されます。特に、契約満了前のオーナー都合での立ち退き依頼に関しては、借主側から立ち退き料を請求できます。また、事業者は別の物件を探したり、移転費用がかかったりするため、移転費用も請求することも可能です。
ビルオーナーが立ち退きを依頼する場合は、弁護士をつけて交渉することが多いので事業者も立ち退き依頼があったら、弁護士に相談して適切に交渉してもらいましょう。

賃貸オフィス退去時のトラブルの対処法

オフィスや事務所を賃貸すると、最もトラブルが起こりやすいのは退去時だと言われています。退去時の具体的な例や対処方法を見ていきましょう。

原状回復工事費用が高額

入居していた賃貸オフィスや事務所を退去する時は、原状回復義務といい、物件を入居前の状態に戻すことが義務付けられています。この、原状回復工事でトラブルが起こりやすいのはなぜでしょうか。
それは修理する一般的な部分より多い範囲で修復するように求められることがあるからです。賃貸の契約により原状回復の範囲は異なります。一般的には長い期間使用したことにより汚れたカーペットや壁はもちろん、天井ボードの張り替えや、窓や床のクリーニング等が求められます。しかし、契約内容によってはそれ以上の部分の修復も求められ費用が高額になることもよくあります。原状回復工事によるトラブルを避けるには、契約をした時点で退去時にどのような範囲で修理をする必要があるのか、双方で確認しておくことが大切です。

敷金が戻らない

賃貸オフィスや事務所を契約する際は、賃料の数か月分の敷金を賃主に支払うことが一般的です。この敷金は、一般的には退去をする時に戻ることになっていますが、ここでも賃主と借主の理解の違いからトラブルになることがあります。賃主は、退去後に原状回復工事が全て問題なく終了したことを確認したり、賃貸の契約に関して金銭的な処理を終えたりと時間が必要です。そのため、退去と同時期に敷金を戻すことは難しく、数か月は時間がかかってしまうことが多いです。事業者によっては、敷金の返却はまとまった資金になるため、移転先の敷金にそのまま使ったり、内装工事用に使用したりと敷金の返却をあてにしていることも少なくありません。敷金の返却については退去の半年くらい前に賃主に、返却時期をよく確認しておくといいでしょう。

今回のまとめ

賃貸オフィスや事務所で起きやすいトラブルやその対処法について紹介しました。さまざまなトラブルを回避するには、複数の火災保険に加入することや、場合によっては弁護士に相談することが大切です。
名古屋に本社を構えるオフィッコスは、オフィスや店舗などの賃貸仲介を専門に扱っている企業です。2012年の設立以来、多くのお客様からご利用いただき、ご希望に沿える物件をご案内できるよう、日々情報収集に努めています。常時50,000件以上の物件情報を有しており、ホームページに掲載していない情報も多数ございますので、オフィス・店舗の開設や移転を検討されている事業者様は、お気軽にお問い合わせください。